淺談企業檔案數字化過程中的質量控制

淺談企業檔案數字化過程中的質量控制

文/楊國典，中國石油慶陽石化公司

企業傳統載體檔案數字化是一項系統工程，是數字檔案資源建設的重要途徑，更是數字檔案館(室)建設的基礎工作，過程涉及到多個環節，每個環節的局部質量直接影響到檔案數字化的整體質量。本文通過對檔案數字化過程解析，提出各環節事前、事中和事后質量控制措施，為保證企業檔案數字化產品質量和數字檔案信息資源安全提供依據。

檔案數字化；質量控制；檔案資源

隨著信息技術的飛速發展和企業數字檔案館(室)建設積極推進，檔案數字化已成為歷史檔案資源數字建設的重要途徑，而控制好數字化過程質量則是數字檔案信息資源質量的重要保障。

1 前期準備

1.1 確定加工方式

對于少量、重要、核心檔案的數字化企業采取自主加工方式，對大批量的傳統載體檔案的數字化企業采取委托加工方式，將數字化工作委托具有相應資質和實力的專業公司實施。

1.2 合理組織人員

檔案數字化是一項技術項目，需成立項目組織機構，明確項目負責、技術負責和業務操作等相關人員的職責。項目負責人了解項目管理和檔案管理相關知識，技術人員熟悉計算機技術、網絡技術和信息技術，項目開始階段操作服務人員全部使用熟練工人。

1.3 配置硬件設備

檔案數字化是將紙質等不同載體的檔案轉化為可以利用計算機等終端設備快速查閱檔案的一種信息化管理過程，因此計算機、網絡信息硬件和掃描儀是必不可少的數字化設備。

1.4 范圍確認和工作量統計

對館（室）藏檔案按非數字化和數字化兩類進行范圍確認，再對數字化檔案按珍貴檔案優先、高危檔案優先、利用率高檔案優先原則進行分類確認。范圍確認后的數字化檔案要進行工作量計算，按分批數字化加工的原則安排好各批次加工的數量。

2 制定標準實施流程

2.1 總體流程

數字化加工流程可以分為檔案交接、整理、著錄、拆分、掃描、圖像處理、質量檢驗、數據掛接、數據備份、裝訂還原等環節，每個環節之間合理安排、統籌規劃，形成統一標準流程，有規范的記錄表單和嚴格的簽收制度。

2.2 質量控制流程

把好檔案數字化加工質量關的關鍵是做好質量檢驗工作，標準、簡單、適用的質量檢查控制流程，是數字化合格產品質量檢驗的保障。質量控制流程主要以各環節的事前、事中和事后控制為基礎，逐步形成系統、完整，聚管理與技術于一體的質量控制流程體系。

3 質量保障措施

3.1 合理安排進度

合理的數字化加工進度，不僅是降低項目成本的手段，更是保持高質量數字化產品的持續動力。根據加工數量、人員配備和設施設備，制定合理的進度計劃。

3.2 嚴格環節操作

3.2.1 檔案交接

數字化檔案需加工人員和檔案管理人員同時到現場交接，交接時認真填寫交接記錄表，注明提取檔案的目錄號、題名、年度、保管期限、頁數、正副本數量和提取日期，對檔案卷（件）的數量和頁數要面對面清點，以雙方簽字確認為準。

3.2.2 檔案整理

整理人員對提取的檔案原件對照目錄再次清點數量，發現問題及時與檔案管理員協商解決做好記錄。認真檢查紙張質量和缺損，核對正副本一致性，對頁碼編制不規范的案卷進行重新編碼，對紙張有折疊、折皺不平影響掃描質量的原件先進行壓平或熨平，對較薄紙張、破損紙張、底灰較深和字跡較淺等質地較差的檔案進行復印、修補處理。

3.2.3 檔案拆分

檔案拆分即拆卷，在保護檔案不受損害的前提下，按照檔案原有順序依次拆除需掃描檔案的裝訂物，并保持原有排列順序不變。

3.2.4 檔案掃描

采用黑白二值和彩色方式對檔案進行逐頁掃描，全文黑白原稿檔案采用PDF或TIFF格式黑白掃描，含彩色內容的檔案采用PDF或T IFF格式彩色掃描，照片以原色為準采用JPG或PDF格式彩色掃描，掃描儀分辨率設置為200dpi—300dpi。掃描時過程中應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度，保證掃描圖像效果與原件一致。

3.2.5 圖像處理

圖像處理過程中，利用計算機和圖像處理軟件對掃描后的圖像進行逐頁旋轉、糾偏、去污、裁邊、圖像拼接和排序調整，保證圖像清晰、符合正常的閱讀習慣。圖像傾斜的要進行糾偏，傾斜度不大于1度，去除掃描圖像中的污點和黑邊，保證圖像文件干凈、整潔；保持圖像內容居中，上下左右四邊尺寸合理；大幅紙張分幅掃描的圖像在拼接時要保證信息要完整。

3.2.6 裝訂還原

掃描完成后被拆分的檔案應按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排序不變，案卷不掉頁，卷邊整齊，必要時進行簡單裁邊修整。

3.2.7 數據存儲

數據存儲是指以目錄數據庫內對應的掃描圖像分類建立文件夾，并以檔號命名文件夾內文件，以PDF、TIFF和JPG格式將電子文件存儲在硬盤。

3.2.8 數字備份

把存儲在計算機硬盤上的掃描電子文件拷貝到移動硬盤、光盤、磁帶等備份載體上作備份之用。為保證數據安全，備份采用在線和離線相結合方式實現多套備份，并異地保存。

3.2.9 著錄掛接

根據檔案類別在管理系統中完成著錄，并將掃描圖像文件正確掛接在著錄后的目錄下。

3.3 質量檢查驗收

3.3.1 質量自檢

數字化項目組必須建立內部質量檢測體系，對數字化加工各環節成果進行自檢，主要對檔案漏掃、圖像偏斜度、清晰度、失真度和排列順序進行檢驗，達到質量標準要求后提請檔案管理質檢人員進行質檢。

3.3.2 質量驗收

數字化結束后，檔案管理部門組織人員進行項目驗收，分為數據驗收和實體驗收。數據驗收以抽檢方式進行，抽檢比例為5%，對照質量控制目標值，合格率達到95%以上的予以通過驗收。檔案實體驗收必須一一清點，文件狀況與提取時保持一致，合格率達到95%以上予以驗收通過。

[1]金波.論數字檔案信息資源建設[J].檔案學通訊,2013.

[2]紙質檔案數字化技術規范標準[S].中華人民共和國檔案行業標準,DA/T31-2005.