事業單位檔案管理的電子化建設

李 成

事業單位檔案管理的電子化建設

李 成

在當前的網絡環境中，各項電子信息技術都在不斷被完善，而傳統的檔案管理工作已經不能滿足學生對于信息資料的好奇心和時代進步發展。本文闡述了檔案管理電子化建設的重要意義，分析了事業單位檔案管理現狀，并提出了事業單位進行檔案管理電子化建設的措施，以供參考。

在新的時代條件下，我國已經進入了信息化和電子化時代，計算機在我國各行各業中的運用日益普遍并逐步深化。為了緊跟社會發展步伐，與時俱進，事業單位也必須要在檔案管理方面實現電子化建設，采用先進技術完善檔案管理工作。這對于事業單位的創新發展而言，具有十分重要的意義。

檔案管理電子化建設的重要意義

事業單位在以往的檔案管理中，基本都是使用紙質文件進行檔案的歸檔處理，這會給工作人員增加工作量，并且還會浪費許多寶貴的工作時間。另外，這樣的管理方法需要大量的人力才能進行，并且在操作過程中比較容易遭受主客觀因素影響，導致管理質量難以提升。而對檔案管理進行電子化建設，不僅可以減輕管理人員的工作量，使管理人員的勞動強度和壓力下降，還能經由計算機和互聯網高效地進行檔案信息整理工作，并自動編好目錄，給目錄進行分類處理。這樣一來，工作效率就可以大幅度提高。對檔案進行電子化管理，還可以提升檔案搜索的效率，確保單位檔案可以獲得更好的運用。假設檔案信息能夠充分實現電子化管理，就可以通過簡單的操作而檢索出需要的信息，具有方便、快捷、安全、高效的優點。同時，實現電子化建設后，還可以和別的單位、部門相互溝通，連接到各個網絡，在真正意義上做到了信息資源共享。

事業單位檔案管理現狀

首先，相關制度還不夠完善。事業單位檔案包含的內容十分豐富，且時間跨度較大。由于檔案管理過程中存在一部分主客觀因素，導致檔案信息不時產生差錯，或是數據不統一等現象。使得當事人或單位難以查詢到確切信息。這是因為在檔案管理電子化建設中，初始檔案和電子檔案未能完好地交融和銜接，在建立數據庫時也沒有及時處理好標準化、規范化等問題。如果缺少了必要的制度和體系建設，檔案管理人員就得不到方式和方法上的引導，從而導致檔案管理電子化建設無法落到實處。其次，有的單位中，各級領導和部門對電子化建設工作還沒有引起足夠的重視，且在這方面投入的財力、人力都明顯不足，沒有對管理人員進行專門的培訓。這一情況也會在一定程度上限制檔案管理電子化建設工作的發展。在當前事業單位檔案管理人員中，普遍存在專業技能掌握不足、信息技術水平低等情況，因而無法滿足檔案管理電子化建設的需求。最后，還有的單位缺少創新思想，且沒有及時更新老化的電子設備，導致電子檔案遺失或損壞。

事業單位進行檔案管理電子化建設的措施

樹立并完善電子化管理制度。事業單位在進行檔案管理方式改革時，必須先樹立起科學的管理制度，才能真正實現檔案電子化管理。制度的建設可以確保相關管理人員明確自己的職責，知曉自己的具體工作目標，從而盡心盡力地完成管理工作。在檔案管理的電子化建設過程中，先進的管理制度可以綜合整理檔案管理方法與技巧，從而更為高效地實現事業單位檔案保存和運用。而要進行檔案電子化管理的制度建設，首先就是要取締原有的落后制度，把我國當前的檔案管理規則當作前提和基礎，結合不同部門對于檔案的管理機制與管理方法，構建起切合我國現代社會發展需要的電子化管理制度。在樹立并完善相關制度時，需要確保其具備三個要點，也就是適用性、科學性以及靈活性。檔案管理工作人員必須要改變自己傳統的思想和意識，建立科學的制度，引進先進管理模式。要在優化內部管理結構的同時，設立起創新型的管理體系。

提升管理人員的專業素質和技能。要實現檔案管理電子化建設，必須要相關管理人員跟上時代發展的腳步，不斷提升自己的素質，掌握先進的信息化、電子化管理技能。事業單位要大力加強對檔案管理工作人員的培訓，提高管理人員的綜合職業素養，必要時可招募一些專業的素質型人才，這對整個單位的檔案管理電子化建設有著很大作用。在培訓時，需要注意到每個不同個體的特點，進行有規劃的培訓安排，以提高管理人員的整體素質為基礎，達到培育優質人才的目的。此外，單位還應要求檔案管理工作人員學會熟練應用計算機和互聯網，積極學習和檔案管理相關的電子化知識和技術，掌握科技化、信息化的管理模式。管理人員應具備較強的創新意識，能夠自主操作新型電子化管理設備，同時要提高對電子化檔案的歸檔分類水平，利用信息化、網絡化、電子化的管理方法，改善服務形式，優化服務質量。另外單位要鼓勵管理人員主動學習新技術、新知識，以此滿足社會向信息化方向發展的實際需求。

利用計算機技術實現電子化建設。建設電子化檔案管理模式，最為關鍵的一點就是充分利用計算機信息化管理技術。采用計算機系統管理檔案，其效率很高，安全性強，可靠度高。計算機管理模式大大簡化了檔案管理中復雜的工作程序，節約了大量的時間，可減少許多不必要的工作環節，實現工作效率提升。計算機管理技術采用科學的智能管理方式，利用了現代科技技術，全面實現了高效管理，使事業單位的檔案管理進入電子化時代，全面提升其管理水平和效果。另外，計算機管理實現了網絡信息共享，使事業單位各個部門能及時準確地掌握所需相關檔案信息，并且方便查詢和保存。此外，在檔案管理電子化建設過程中，必須要注意確保檔案信息的安全。在進行檔案管理電子化建設時，事業單位一定要強化科技投入，采用防火墻技術和計算機編程技術，設定準入標準，增強系統的安全性，避免資料被盜取或是損毀。

事業單位的平穩發展離不開對檔案管理的電子化建設，這也是新的時代下所必需的發展趨向。檔案管理工作要做到標準化、統一化、安全化，就必須樹立起相關制度，不斷提高人員素質和技能，利用先進計算機技術，全面實現檔案的電子化管理。

（作者單位：湖北省藥品監督檢驗研究院）