事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

李 成

事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)

李 成

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，各項(xiàng)電子信息技術(shù)都在不斷被完善，而傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足學(xué)生對(duì)于信息資料的好奇心和時(shí)代進(jìn)步發(fā)展。本文闡述了檔案管理電子化建設(shè)的重要意義，分析了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，并提出了事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理電子化建設(shè)的措施，以供參考。

在新的時(shí)代條件下，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化和電子化時(shí)代，計(jì)算機(jī)在我國(guó)各行各業(yè)中的運(yùn)用日益普遍并逐步深化。為了緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位也必須要在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)完善檔案管理工作。這對(duì)于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展而言，具有十分重要的意義。

檔案管理電子化建設(shè)的重要意義

事業(yè)單位在以往的檔案管理中，基本都是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案的歸檔處理，這會(huì)給工作人員增加工作量，并且還會(huì)浪費(fèi)許多寶貴的工作時(shí)間。另外，這樣的管理方法需要大量的人力才能進(jìn)行，并且在操作過(guò)程中比較容易遭受主客觀因素影響，導(dǎo)致管理質(zhì)量難以提升。而對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，不僅可以減輕管理人員的工作量，使管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和壓力下降，還能經(jīng)由計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高效地進(jìn)行檔案信息整理工作，并自動(dòng)編好目錄，給目錄進(jìn)行分類處理。這樣一來(lái)，工作效率就可以大幅度提高。對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，還可以提升檔案搜索的效率，確保單位檔案可以獲得更好的運(yùn)用。假設(shè)檔案信息能夠充分實(shí)現(xiàn)電子化管理，就可以通過(guò)簡(jiǎn)單的操作而檢索出需要的信息，具有方便、快捷、安全、高效的優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)后，還可以和別的單位、部門(mén)相互溝通，連接到各個(gè)網(wǎng)絡(luò)，在真正意義上做到了信息資源共享。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

首先，相關(guān)制度還不夠完善。事業(yè)單位檔案包含的內(nèi)容十分豐富，且時(shí)間跨度較大。由于檔案管理過(guò)程中存在一部分主客觀因素，導(dǎo)致檔案信息不時(shí)產(chǎn)生差錯(cuò)，或是數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等現(xiàn)象。使得當(dāng)事人或單位難以查詢到確切信息。這是因?yàn)樵跈n案管理電子化建設(shè)中，初始檔案和電子檔案未能完好地交融和銜接，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)也沒(méi)有及時(shí)處理好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等問(wèn)題。如果缺少了必要的制度和體系建設(shè)，檔案管理人員就得不到方式和方法上的引導(dǎo)，從而導(dǎo)致檔案管理電子化建設(shè)無(wú)法落到實(shí)處。其次，有的單位中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)對(duì)電子化建設(shè)工作還沒(méi)有引起足夠的重視，且在這方面投入的財(cái)力、人力都明顯不足，沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行專門(mén)的培訓(xùn)。這一情況也會(huì)在一定程度上限制檔案管理電子化建設(shè)工作的發(fā)展。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員中，普遍存在專業(yè)技能掌握不足、信息技術(shù)水平低等情況，因而無(wú)法滿足檔案管理電子化建設(shè)的需求。最后，還有的單位缺少創(chuàng)新思想，且沒(méi)有及時(shí)更新老化的電子設(shè)備，導(dǎo)致電子檔案遺失或損壞。

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理電子化建設(shè)的措施

樹(shù)立并完善電子化管理制度。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理方式改革時(shí)，必須先樹(shù)立起科學(xué)的管理制度，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理。制度的建設(shè)可以確保相關(guān)管理人員明確自己的職責(zé)，知曉自己的具體工作目標(biāo)，從而盡心盡力地完成管理工作。在檔案管理的電子化建設(shè)過(guò)程中，先進(jìn)的管理制度可以綜合整理檔案管理方法與技巧，從而更為高效地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案保存和運(yùn)用。而要進(jìn)行檔案電子化管理的制度建設(shè)，首先就是要取締原有的落后制度，把我國(guó)當(dāng)前的檔案管理規(guī)則當(dāng)作前提和基礎(chǔ)，結(jié)合不同部門(mén)對(duì)于檔案的管理機(jī)制與管理方法，構(gòu)建起切合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的電子化管理制度。在樹(shù)立并完善相關(guān)制度時(shí)，需要確保其具備三個(gè)要點(diǎn)，也就是適用性、科學(xué)性以及靈活性。檔案管理工作人員必須要改變自己傳統(tǒng)的思想和意識(shí)，建立科學(xué)的制度，引進(jìn)先進(jìn)管理模式。要在優(yōu)化內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)的同時(shí)，設(shè)立起創(chuàng)新型的管理體系。

提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。要實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化建設(shè)，必須要相關(guān)管理人員跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷提升自己的素質(zhì)，掌握先進(jìn)的信息化、電子化管理技能。事業(yè)單位要大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)，必要時(shí)可招募一些專業(yè)的素質(zhì)型人才，這對(duì)整個(gè)單位的檔案管理電子化建設(shè)有著很大作用。在培訓(xùn)時(shí)，需要注意到每個(gè)不同個(gè)體的特點(diǎn)，進(jìn)行有規(guī)劃的培訓(xùn)安排，以提高管理人員的整體素質(zhì)為基礎(chǔ)，達(dá)到培育優(yōu)質(zhì)人才的目的。此外，單位還應(yīng)要求檔案管理工作人員學(xué)會(huì)熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，積極學(xué)習(xí)和檔案管理相關(guān)的電子化知識(shí)和技術(shù)，掌握科技化、信息化的管理模式。管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，能夠自主操作新型電子化管理設(shè)備，同時(shí)要提高對(duì)電子化檔案的歸檔分類水平，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的管理方法，改善服務(wù)形式，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。另外單位要鼓勵(lì)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，以此滿足社會(huì)向信息化方向發(fā)展的實(shí)際需求。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)。建設(shè)電子化檔案管理模式，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)就是充分利用計(jì)算機(jī)信息化管理技術(shù)。采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，其效率很高，安全性強(qiáng)，可靠度高。計(jì)算機(jī)管理模式大大簡(jiǎn)化了檔案管理中復(fù)雜的工作程序，節(jié)約了大量的時(shí)間，可減少許多不必要的工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工作效率提升。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)采用科學(xué)的智能管理方式，利用了現(xiàn)代科技技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)了高效管理，使事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)入電子化時(shí)代，全面提升其管理水平和效果。另外，計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息共享，使事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握所需相關(guān)檔案信息，并且方便查詢和保存。此外，在檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中，必須要注意確保檔案信息的安全。在進(jìn)行檔案管理電子化建設(shè)時(shí)，事業(yè)單位一定要強(qiáng)化科技投入，采用防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)編程技術(shù)，設(shè)定準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，避免資料被盜取或是損毀。

事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展離不開(kāi)對(duì)檔案管理的電子化建設(shè)，這也是新的時(shí)代下所必需的發(fā)展趨向。檔案管理工作要做到標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、安全化，就必須樹(shù)立起相關(guān)制度，不斷提高人員素質(zhì)和技能，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。

（作者單位：湖北省藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院）