高中學校檔案管理主要任務的突破

◎端建波

高中學校檔案管理主要任務的突破

◎端建波

根據當前檔案工作發展新要求，圍繞高中學校檔案管理的主要任務，抓好檔案制度管理和服務意識管理，借助網絡信息資源平臺，落實好各項管理工作，來實現我校檔案管理工作的自我突破。

任何事業的發展和成功，都離不開管理，在這個高速發展的社會，管理在整個社會中已經占據了非常重要的地位，小到個人家庭大到國家世界處處都有都管理的影子。在學校的教育教學管理中檔案管理也尤其重要，從收集﹑整理﹑保存到利用各環節入手，加強管理，發揮檔案作用，為學校的教育教學做好服務是學校檔案管理的主要任務。那么，筆者根據多年工作實踐認為要完成好檔案管理這項工作，實現檔案管理質量的飛躍與突破，應從以下幾個方面入手：

強化領導提高思想認識，抓好檔案的集中、統一管理

強化領導提高思想認識，是做好檔案管理工作的有力保證；實行檔案集中﹑統一管理，又是檔案工作的基本原則。維護檔案的完整與安全，有利于檔案的開發利用。由于檔案是不可再生的資源，它的特點是原始性和唯一性。而隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發利用程度越來越高。如果不實行檔案集中﹑統一管理，在實際工作中弊多利少，在實際工作中，檔案分散管理，多頭領導的現象依舊存在，為此學校領導應提高對檔案集中和統一管理的認識，動員相關處室部門及時﹑準確地做好檔案的歸檔工作及監督審查工作。如果各處室檔案各處室保管，短時間內，利用起來雖然方便，可隨著時間推移，人員的變動，就會使一些重要的檔案資料逐漸破損或者丟失，會給以后的查閱工作帶來困難。所以，檔案集中統一管理，不僅是檔案工作的要求，它同時還具有以下優點：有利于確保檔案的安全；有利于信息資源共享；有利于檔案的及時查閱﹑利用。極性，激發創新管理意識，提高檔案管理的質量與先進性。

認真落實，抓好檔案的制度管理

中國有句古話：“沒有規矩，不成方圓”。這里說的規矩就是制度。家有家規，國有國法，國家制定法律法規，為的是規范﹑約束公民的思想道德和行為。而學校訂立各項檔案規章制度，首先是明確職責，義務，科學﹑規范的開展檔案的安全檢查﹑保密﹑保管﹑借閱利用等各項工作；其次，檔案規章制度可防止管理的隨意性，規范檔案人員的日常行為，建立評判工作對錯的價值標準，提高檔案人員的職業道德修養；最后，檔案制度的建立，能使管理工作有章可循﹑有制可遵﹑有據可依﹑有度可評，為更好的實現檔案工作管理科學化﹑規范化﹑制度化，提供了可靠的保證。同時，建立和健全制度的過程，也是執行落實制度的過程，建立了一套好的制度，而不去嚴格執行，制度就形同虛設，換句話講，管理過程也是制度建設，完善的過程。

強化隊伍建設，抓好服務意識管理，

組織管理是檔案管理工作的核心，也是檔案管理運行的保障。為使學校檔案工作科學﹑有序地進行規范化管理，每年學校應根據上級檔案管理部門的要求確定一個責任目標，圍繞這個目標，來層層落實責任制。建立學校與辦公室﹑辦公室與綜合檔案室層層簽訂目標責任書。同時責任與考核掛鉤﹑與績效掛鉤。以此調動檔案管理人員的工作積

圍繞管理核心，抓好檔案的組織管理

要做好檔案的管理工作，關鍵是要建立一支思想政治素質過硬的﹑有愛崗敬業﹑樂于奉獻服務意識﹑專業水平較高的隊伍。由于檔案管理工作具有嚴肅性﹑真實性﹑規范性等特點。管理人員要樹立全心全意為人民服務的精神風貌，要有嚴謹的工作作風，積極主動地與各有關處室部門做好溝通。實事求是，嚴格按照有關政策辦事，堅決抵制一些不良現象，檔案管理工作又是一項業務性很強的工作，要求管理人員要加強學習，提高自身的業務素質，主要包括對國家有關政策和學校規章制度的認識，對專業知識的學習，熟悉工作流程和規范，熟練使用計算機等現代化的工具，提高辦事效率，而不能憑個人主觀意識，更不能感情用事﹑弄虛作假，要確保檔案管理工作的科學化﹑程序化和規范化，這樣才能做好學校檔案管理工作。

在實際的學校檔案管理工作，首先，要堅持做好檔案的主動服務工作。檔案的收集﹑整理﹑保存，其最終目的只有一個，就是為學校的發展建設以及為學校教育教學工作服務，學校檔案室藏資源的價值如不被開發利用，那么充其量只能算是“潛在價值”，而要把這種“潛在價值”迅速轉變為現實價值，就必須改變傳統的“你來查，我提供”的被動服務模式，實現“三個轉變”：實現由被動提供到主動提供的轉變；實現檔案信息靜態到動態的轉變；實現由紙質資源到電子版資源提供服務的轉變；其次，做好主動服務，必須注意三個問題：注意樹立牢固的服務意識；注意提供信息的準確性；注意提高檔案人員的素質，包括不斷改進服務態度，提高業務水平和培養洞察和預測社會發展的能力；注意文件的保密性，要結合實際，妥善處理好利用和保密的關系。

利用檔案資源，抓好網絡信息對外宣傳管理

互聯網時代的來臨，為我們打開了對外交流﹑了解世界的窗口。在這樣的環境條件下，網絡信息平臺為我們及時了解時事新聞，獲取更多新的知識和新的信息提供了極大的便利，學校檔案室的資源就是檔案，如果不懂得利用室藏發展自己，檔案室只是一個單純的保管機構，高中學校檔案室應以特色教學檔案和學校的歷史發展變化為突破口，配合學校發展的大局，作為學校對外宣傳的一個窗口。借助學校網絡資源平臺，我們利用檔案室藏資源適時上傳發布有關學校規劃發展﹑校園文化建設﹑學校教師招聘信息﹑高中招生信息以及學校及個人獲得的各類表彰﹑獎勵﹑命名等文字材料和圖片文件，以此增強對外的吸引力。事實證明，利用網絡信息資源平臺來強化對外宣傳這一舉措已取得良好的效果。近年來，我校的學校辦學規模及辦學水平在社會各界人士的關心﹑支持下，得到了快速的提高，學校招生生源數﹑質量都得到保證。隨著高考上線率的逐年攀升，我校辦學聲譽也得到不斷提升。作為學校對外宣傳的窗口，我們在保證信息安全的前提下，同時保證了信息的真實﹑有效性，可以說，在學校發展建設中，我校的網絡信息資源平臺的作用功不可沒。

總之，準確把握高中學校檔案管理工作的主要任務，長期堅持不懈的抓好服務意識管理和制度管理等﹑借助網絡時代帶給我們的機遇和挑戰，開拓創新，就一定能使我校檔案管理工作出現非同凡響的局面。

云南省紅河州建水縣第六中學綜合檔案室）