對提高文秘管理工作效率策略研究

摘要：文秘工作在組織中具有舉足輕重的作用，但長期以來，文秘工作處于被動地執行上級領導命令的工作狀態，將工作內容主要鎖定在了執行及完成瑣碎性工作任務上，而未發揮出輔助領導決策的參謀性作用。在這種被動的工作模式下，文秘崗位的工作價值也逐漸被組織所忽略，使得文秘崗位的重要性逐步降低。文秘崗位在種種原因下，其管理效率也較為低下，從而使得文秘管理工作出現了各種問題，難以適應新時期發展的要求。據此，本文從提高文秘管理工作效率的角度出發，分析文秘管理工作中所存在的問題，進而針對問題提出相應的解決措施。以期研究結論能為文秘管理工作提供一定的指導性建議。

關鍵詞：提高；文秘；工作；效率

1.文秘管理工作中存在的問題

1.1文秘隊伍缺乏服務意識

長期以來，文秘工作隊伍對自身的工作方式主要為完成領導交辦的相關任務即可，而對任務執行過程中所秉持的服務態度、任務執行過程中所體現出來的問題等，均缺乏進一步深刻的思考。在當前各服務型和生產型企業在面對終端客戶時，不斷體現出來的優質服務態度，讓整個社會形成了更加濃厚的服務風氣，同時，在各行政機關和事業單位開始提倡創建服務型組織的政策下，群眾或客戶更加強調各崗位的服務意識。文秘隊伍傳統的工作態度所體現出來的過強的自我意識、只以自身的管理作為重點等，均難以適應新時期的工作模式。文秘隊伍缺乏服務意識的狀態亟待改善[1]。

1.2文秘隊伍建設效率不高

文秘工作既具有一定的專業性，也具有較強的瑣碎性。在以經濟建設為中心的新時代，更多高素質人才對具有挑戰性和高技術含量的工作較為青睞，而對文秘工作缺乏熱情。文秘隊伍在本身缺乏較高素質條件的情況下，隊伍建設存在不完善性，主要體現在文秘隊伍的整體素質偏低，文秘專業出身的專業人才較少，部分文秘人員或者學歷偏低、或者從其他崗位轉崗而來，缺乏系統的文秘專業知識，組織對文秘隊伍的專業培訓力度也較為不足，從而造成文秘隊伍工作積極性不足[2]。

1.3文秘工作方法缺乏創新

新時期文秘工作必備的素質之一便為創新，文秘崗位缺乏創新一方面與文秘隊伍自身缺乏創新意識有關；另一方面也與組織缺乏為文秘隊伍提供創新的機會有關。文秘崗位長期以被動執行的工作方式，在組織內部形成了一種行為和思想模式，文秘隊伍在執行相關工作時，僅以完成領導交辦的工作任務為目標，而對領導決策中所出現的漏洞、不足或不可行性，均缺乏專業性和及時性建議，這不利于組織提高工作效率，也不利于文秘隊伍的可持續發展[3]。

2.提高文秘管理工作效率的策略

2.1建立強有力的服務文化

組織應該在內部建立強有力的服務文化，不僅強調文秘崗位及其他服務崗位應樹立較強的服務意識，而且對生產部門或其他部門也應提倡服務理念。強有力的服務文化，并非單一地要求文秘崗位具備良好的服務態度，以微笑對待自己的工作，不厭其煩地為被接待者處理瑣碎性問題，而是在強調基礎性服務態度的基礎上，更傳播一種主動的、具有預見性地站著組織的角度、領導的角度和被接待方等的角度深層次地思考問題，為他們提前規避事件風險，適時提出建設性參考建議，真正發揮文秘工作的服務價值。

2.2強化文秘隊伍培養力度

根據新時期文秘崗位的新要求和工作職責，重新梳理文秘崗位所需要的崗位勝任力要素，組織再根據崗位勝任力要素，以及結合當前文秘隊伍的整體素質，針對性地制定相應的培養方案，培養形式可以靈活多樣，既采取鼓勵文秘人員利用業余時間自學，也積極鼓勵文秘人員參加組織舉辦的專業培訓活動，同時，還可以聘請外部的文秘崗位的優秀員工或專業人士，進入組織與文秘人員進行經驗與心得的交流等，從而從各個方面利用和整合相關資源來提高文秘隊伍的業務能力、思想覺悟和綜合素養。

2.3營造創新性的管理氛圍

文秘崗位的創新既需要文秘隊伍具備創新意識和創新能力，也需要文秘隊伍在該組織內積累多年的工作經驗。組織文秘隊伍的素質和業務能力存在不足的情況下，組織應積極利用文秘人員多年積累的工作經驗，以及在對其進行理論知識和業務能力的培養上，努力在內部營造出民主的、鼓勵創新的工作氛圍。比如領導主動地帶頭鼓勵創新，開展以創新為主題的工作會議，對創新建議被采納的員工給予公開性的精神獎勵和物質獎勵，號召全組織成員加入到創新行列之中等。從而不斷激發文秘隊伍的創新潛力。

2.4建立公平性的考評制度

對文秘管理工作效率的提高，需要對文秘崗位及文秘管理負責人崗位建立公平公正的以量化為主的工作考評制度。根據文秘崗位的崗位職責和組織對文秘崗位的相關要求或期望，根據具體的工作任務等建立指標明確、權重合理的考評體系和獎懲制度，同時，根據組織對文秘部門的要求，來對文秘管理負責人崗位建立公平公正和以量化為主的考評及獎懲制度，以具體的、具有指導性價值的考評制度，來約束和激勵文秘崗位工作人員的工作行為[4]。

3.結束語

綜上所述，新時期文秘崗位在具體的工作中還存在服務意識不足、創新能力不足和隊伍建設效率不高等問題，這些問題阻礙了文秘崗位向著更高的標準發展。文秘崗位是一個服務型崗位，文秘人員需要具備較強的服務意識和業務能力，才能讓文秘工作更好地輔助組織開展相關工作。提高文秘管理工作效率，組織需要根據文秘崗位存在的問題，從建立服務文化、加強培訓力度、營造創新氛圍和建立公平的考核制度等方面著手，才能讓文秘隊伍向更高更好的發展。

參考文獻：

[1]賀建東.辦公室文秘工作規范化管理研究[J].辦公室業務.2013（4）：25.

[2]薛娜琲.基于服務視角下的高校文秘工作[J].經濟管理者.2017（15）：71.

[3]李菲.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].經濟管理者.2012（7）：214.

[4]蘇忠釗.高校文秘工作的質量評價問題探析[J].黑龍江教育（高教研究與評估）.2015（8）：52-53.

作者簡介：李愛棟（1969.05）男，漢族，甘肅省白銀市靖遠縣人，本科，助理政工師，主要從事文秘工作。endprint