新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用

文/常超，呂梁市高陽農(nóng)業(yè)科技園管理委員會

新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用

文/常超，呂梁市高陽農(nóng)業(yè)科技園管理委員會

近年來，媒體在互聯(lián)網(wǎng)上蓬勃發(fā)展，爆發(fā)出驚人的能量，其傳播的信息已成為人們?yōu)g覽互聯(lián)網(wǎng)的重要內(nèi)容，不僅制造了社交生活中接連不斷的熱門話題，更是吸引傳統(tǒng)媒體爭相跟進。鑒于媒體的飛速發(fā)展和應(yīng)用，該環(huán)境下的檔案管理越發(fā)引起社會各界的關(guān)注。因此，了解檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，有助于今后的檔案信息服務(wù)建設(shè)的良好發(fā)展。

新媒體；數(shù)字檔案；管理；新技術(shù)

1 網(wǎng)上數(shù)字檔案的大數(shù)據(jù)特征

檔案網(wǎng)站、論壇和博客等提供著大數(shù)據(jù)信息，如英國國家檔案館網(wǎng)站設(shè)計的虛擬展覽、澳大利亞國家檔案館在線網(wǎng)展的常設(shè)欄目、日本國家檔案館通過一個檢索工具實現(xiàn)的資源共享利用、美國檔案文件署組建的檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)等。國內(nèi)數(shù)字檔案館重視以用戶為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)，如福建省的網(wǎng)上公共檔案館、青島檔案館的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)、上海檔案信息網(wǎng)的“檔案博客”欄目、南昌市檔案局的微博等。這些海量檔案新型信息資源同樣符合當前大數(shù)據(jù)的規(guī)模性、多樣性、高速性等基本特征。

2 信息技術(shù)推動檔案信息化跨越發(fā)展

當前信息化浪潮正席卷全球，計算機技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，促使世界各國的檔案工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向深度發(fā)展。國際檔案信息化建設(shè)通過加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進程，有力地促進了世界各國檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展，進而積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，從而實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享。隨著國家檔案局一系列重要法規(guī)、規(guī)劃綱要和戰(zhàn)略目標的相繼推出，檔案信息化建設(shè)迎來了跨越式發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的應(yīng)用不斷向縱深發(fā)展。

“十二五”期間，檔案信息化圍繞“電子文件管理”和“數(shù)字檔案館建設(shè)”在全國范圍內(nèi)紛紛展開。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》進一步提出“加快檔案管理信息化進程”。“綱要”在技術(shù)和應(yīng)用方面，突出強調(diào)了以下3個方面：

2.1 持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設(shè)

積極響應(yīng)“數(shù)字中國”建設(shè)，加快推進信息技術(shù)與檔案工作深度融合，到2020年全國地市級以上國家綜合檔案館全部建成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；編制數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能需求標準；采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平。

2.2 加快提升電子檔案管理水平

積極參與國家政務(wù)信息化工程建設(shè)，明確電子文件歸檔范圍和電子檔案的構(gòu)成要求；加強對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，促進電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作；制定和完善信用、交通、醫(yī)療等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標準和規(guī)范；探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動的融合；研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法；加強電子檔案長期保存技術(shù)研究與應(yīng)用。

2.3 加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)

實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程。建立開放檔案信息資源社會化共享服務(wù)平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃，落實數(shù)據(jù)開放與維護的責任，優(yōu)先推動與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放；積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟和社會治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)。拓寬通過檔案網(wǎng)站和移動終端開展檔案服務(wù)的渠道。

2.4 建立適合市場經(jīng)濟的檔案管理體制

隨著社會化媒體的發(fā)展，檔案管理的模式也發(fā)生了很大變化，由傳統(tǒng)模式逐步向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。政府應(yīng)加強對檔案管理的宏觀控制，極力塑造開放的檔案管理環(huán)境，科學整合，鼓勵檔案資源在整個社會內(nèi)合理流動。利用社會化媒體促進檔案管理建設(shè)，讓檔案管理趨于健康發(fā)展，能夠真正融人到市場經(jīng)濟的浪潮，為自身發(fā)展贏得空間。

2.5 重視檔案管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)

競爭歸根結(jié)底是對人才的競爭。在未來的社會發(fā)展里，擁有高科技人才能夠在競爭中掌握主動權(quán)。隨著社會化媒體的應(yīng)用，檔案管理工作人員能力和水平的高低直接影響著檔案事業(yè)發(fā)展的興衰。隨著科技的不斷進步，人類逐步邁向了電子化、網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案的載體已經(jīng)從紙介質(zhì)逐步轉(zhuǎn)向了紙介質(zhì)和電子介質(zhì)并存，這些都對檔案管理的工作人員提出了越來越高的要求，主要是體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)水平和文化知識水平等方面。就目前而言，傳統(tǒng)檔案管理的知識和方法已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，要重視檔案管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)，打造一支作風優(yōu)良、具有專業(yè)水平和創(chuàng)新精神的檔案工作隊伍。

對于檔案管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)，要從各方面抓起，隨著社會化媒體的應(yīng)用，檔案管理要采用現(xiàn)代化、自動化的管理方式。一支專業(yè)化的檔案管理隊伍要有專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子、研究型干部、具有專業(yè)水平的管理人員，并且還需具備嚴格的準人制度。在此基礎(chǔ)上，要對工作人員進行繼續(xù)專業(yè)教育，滿足檔案工作發(fā)展的需要。要使工作人員具有危機感和責任感，要逐漸培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神，通過繼續(xù)培訓(xùn)不斷提高他們的檔案管理水平，通過不斷的努力逐步提升檔案管理事業(yè)在社會上的地位。

3 信息技術(shù)推動檔案信息應(yīng)用

3.1 檔案信息資源采集

實現(xiàn)新媒體檔案信息資源開發(fā)，對互聯(lián)網(wǎng)上的大型檔案網(wǎng)站、檔案論壇、檔案博客中的信息資源進行動態(tài)跟蹤和全面采集。采集功能在支持傳統(tǒng)網(wǎng)頁采集功能的基礎(chǔ)上，為檔案信息分析挖掘提供豐富的數(shù)據(jù)資源。檔案信急的采集過程主要是完成從網(wǎng)絡(luò)信息源中獲取網(wǎng)頁頁面數(shù)據(jù)的工作，重點是網(wǎng)絡(luò)采集器(爬蟲)的實現(xiàn)以及優(yōu)化，具體包括網(wǎng)頁腳本解析、更新搜索控制、采集的深度和廣度控制等。同時，采集信息預(yù)處理是對采集信息進行初步加工和處理，為檔案信息中的關(guān)鍵信息抽取和內(nèi)容分析奠定基礎(chǔ)，主要工作包括Web頁面解析、數(shù)據(jù)清洗、網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的索引、處理結(jié)果的儲存與初步統(tǒng)計等。其中，由于各數(shù)據(jù)源之間的結(jié)構(gòu)與格式差異，需要合并處理采集數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)信息，提供統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)著錄格式存儲異構(gòu)信息資源。所謂支持檔案網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)自動分析，即互聯(lián)網(wǎng)信息資源以網(wǎng)頁形式表現(xiàn)，類型格式紛雜多樣，采集工具能夠?qū)崿F(xiàn)基于檔案網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計分析算法，自動識別檔案網(wǎng)頁中的信息內(nèi)容與相關(guān)屬性，滿足檔案信息分析的需要。所謂支持基于模板的元數(shù)據(jù)解析，即支持基于應(yīng)用模板的檔案元數(shù)據(jù)解析功能，對于采集到的網(wǎng)頁可以解析出單位、發(fā)文時間、標題、內(nèi)容等檔案元數(shù)據(jù)屬性。

3.2 檔案信息檢索

信息檢索是檔案信急化服務(wù)的最基本功能。針對信息內(nèi)容管理和資源建設(shè)的新需求，檔案信息資源研究交流平臺需要滿足精確和便捷的目標檢索需求。所謂多種檢索人口，即具有檔案的屬性字段檢索、關(guān)鍵詞檢索、多字段布爾邏輯組合檢索、二次檢索(漸進檢索)等。所謂同義詞典、主題詞典，即檢索時能夠應(yīng)用同義詞典和主題詞典進行檔案信息的擴展檢索。

3.3 用戶及權(quán)限管理

系統(tǒng)提供用戶和權(quán)限管理機制，充分保證信息內(nèi)容的安全性。實現(xiàn)對檔案信息資源的訪問權(quán)限的分配，實現(xiàn)對檔案信息資源的安全保護與利用。

4 結(jié)語

綜上所述，新媒體檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)及研究交流平臺投入運行后，將解決廣大檔案用戶與工作者構(gòu)建與獲取網(wǎng)絡(luò)新媒體檔案信息資源困難的問題，提供一條操作性強、技術(shù)先進的途徑，并在檔案信息化的理論和應(yīng)用上進一步提高信息獲取與服務(wù)的水平和質(zhì)量，同時也推動檔案信息化的研究和應(yīng)用創(chuàng)新。

[1]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學，2012.

[2]宋萍萍.美國社會化媒體應(yīng)用環(huán)境下檔案管理的最新發(fā)展及引發(fā)的思考[J].四川檔案，2013，02：51-52.