事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

文/王瑞軍，孝義市城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì)

事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

文/王瑞軍，孝義市城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì)

作為單位管理的重要內(nèi)容，檔案管理近些年來也逐漸受到關(guān)注，目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在我國有較高普及，人類社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化階段，檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)行及發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理效率直接關(guān)系著事業(yè)單位總體運(yùn)行效率，而現(xiàn)代化方式的有效利用，促進(jìn)檔案管理自動(dòng)化水平的提升，具有良好的應(yīng)用效果。簡要分析事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義，探討了現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的利用，并提出了提高事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的措施，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化的理念不斷的融入到各行各業(yè)中，而相關(guān)的事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)也將現(xiàn)代化的途徑應(yīng)用到其中，通過現(xiàn)代化的運(yùn)行方式來完成檔案的采集、歸檔以及管理是現(xiàn)階段事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展的基礎(chǔ)，也是相關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展檔案管理過程中的必然要求。特別是在現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及率如此高的今天，更要利用電腦的途徑來實(shí)現(xiàn)文件的傳輸和歸檔等，通過信息化的手段進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理不僅為檔案的管理人員提供了契機(jī)，也給檔案管理工作帶了一定的難度。

1 事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義

在事業(yè)單位檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案管理人員的需求量較大，并且整體檔案管理工作任務(wù)量較大，事業(yè)單位檔案種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，此種模式下事業(yè)單位檔案管理效率較低，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開展。并且傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案的建立、查詢以及檢索程序繁瑣，難以取得理想的檔案管理質(zhì)量和效果。

傳統(tǒng)檔案管理模式所針對的是紙質(zhì)檔案，在檔案保管的過程中，紙質(zhì)檔案往往需要較大的保管空間，在檔案信息的查詢和調(diào)取上費(fèi)時(shí)費(fèi)力，存在諸多不便。因此事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式比較繁瑣，檔案管理周期較長，并且檔案管理效率有限。利用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時(shí)，也減小了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，有利于工作質(zhì)量的提升?，F(xiàn)代化管理讓事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化方式，有利于促進(jìn)單位管理工作的升級。

2 現(xiàn)代化方法在事業(yè)單位檔案管理中的利用

2.1 庫房管理時(shí)信息化理念的融入

2.1.1 建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

現(xiàn)階段是一個(gè)信息化極強(qiáng)的時(shí)代，信息化的途徑已經(jīng)充分的融入到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，這一現(xiàn)代化的運(yùn)行方式也對傳統(tǒng)的檔案管理形成了沖擊，所以，在檔案管理過程中要不斷地突破傳統(tǒng)，將現(xiàn)代化的方式融入到管理內(nèi)容中。而事業(yè)單位要想自身的發(fā)展?jié)M足時(shí)代發(fā)展的需求，就要通過建設(shè)局域網(wǎng)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)資源的共享，這樣就可以使得檔案資料通過現(xiàn)代化的方式實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為科室間對檔案信息的需要和檔案管理科室所提供的檔案信息架起一個(gè)堅(jiān)實(shí)的橋梁，在這一過程中可以使得科室間對于檔案的需求最大程度的得到滿足，并且也使得檔案管理的工作效率大大的提升。

2.1.2 通過媒體科技，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文檔

首先，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時(shí)，就要做好提前的計(jì)劃，比如把握好數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)建設(shè)的規(guī)范化以及科學(xué)化，其次就是要通過多媒體的優(yōu)勢，利用圖像、活動(dòng)影像、靜態(tài)圖片、聲音或是文字等來對檔案的管理形成統(tǒng)一性和集成化，而后還可以利用光盤存儲具有的對原文件檢索性能、讀寫速率快以及容量大等特點(diǎn)和優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為應(yīng)用電子文檔來實(shí)現(xiàn)檔案的整合、記錄或是歸檔等步驟，通過這樣的方式可以使得檔案管理的效率大大的提升，并且也可直接的對數(shù)據(jù)進(jìn)行下載、檢索以及查詢。這些都是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理中的優(yōu)勢和便利。

2.2 促進(jìn)檔案管理的市場化

事業(yè)單位檔案管理和社會的發(fā)展密切相關(guān)，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理不僅僅是促進(jìn)事業(yè)單位本身的發(fā)展，而且是能夠促進(jìn)社會發(fā)展的一種不可再生的信息資源。在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展中，我們需要促進(jìn)檔案管理市場化運(yùn)作，這樣不僅僅能夠保證檔案管理的價(jià)值得到有效的開發(fā)和利用，而且還能夠培養(yǎng)大眾和事業(yè)單位的工作人員對檔案管理的重視。

2.3 檔案管理輔助業(yè)務(wù)中的利用

檔案管理工作內(nèi)容具有復(fù)雜性和多樣性，尤其是還包含檔案的收集與整理、鑒定與保管、利用與統(tǒng)計(jì)分析等輔助性工作，在檔案管理過程中往往會產(chǎn)生大量的檔案信息，有待進(jìn)一步處理。而現(xiàn)代化方式的有效利用，能夠?qū)n案管理過程中的相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)化處理，提高檔案輔助性工作的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的工作任務(wù)量，有針對性的對事業(yè)單位檔案的借閱與歸還進(jìn)行科學(xué)化統(tǒng)計(jì)，便于事業(yè)單位檔案存儲和利用。

2.4 利用電子存儲技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案向無紙化發(fā)展。

現(xiàn)代化管理的標(biāo)志就是無紙化操作，檔案管理也是如此，事業(yè)單位應(yīng)該積極建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，針對影像、文字以及圖片資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，強(qiáng)化信息讀取速度，強(qiáng)化管理力度，落實(shí)管理責(zé)任制，確保檔案現(xiàn)代化能夠真正被落實(shí)下去。

2.5 建立并完善事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

目前我們所處的時(shí)代是現(xiàn)代化的信息時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該抓住這次發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理逐漸的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化信息技術(shù)保存。這樣不僅僅能夠保證事業(yè)單位檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行，提高檔案資源的共享率，以及檔案資源管理的利用效率，而且還能有效的對信息資源進(jìn)行管理，防止資源在管理額過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

3 提高事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的措施

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

目前，我國又很多的事業(yè)單位對于檔案管理現(xiàn)代化的模式存在著不重視的情況，同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)所采取的措施及運(yùn)用的管理觀念十分傳統(tǒng)與落后。對此，隨著科學(xué)信息時(shí)代的發(fā)展，相關(guān)的事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理的過程中需要改變傳統(tǒng)的管理觀念，與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合，通過不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新來有效的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念與手段。同時(shí)需要針對實(shí)際的情況相關(guān)的軟件對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的整理與分類，由此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，進(jìn)而在檔案管理的過程中能夠有效的提升工作的效率，加強(qiáng)檔案管理的水平。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式，需要有一個(gè)十分明確的標(biāo)準(zhǔn)，由此就在檔案管理的過程中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。現(xiàn)代化的管理需要相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及現(xiàn)代化管理理念的支撐，對此在現(xiàn)代化的檔案管理的過程中需要制定出一套相對完整、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，同時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念融入到現(xiàn)代化的管理工作中。此外，對于某些在實(shí)際管理過程中沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的單位，需要對其依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與制度進(jìn)行嚴(yán)格、嚴(yán)肅的處罰，由此來有效的避免發(fā)生類似的事故，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 完善相關(guān)工作的環(huán)境

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的管理過程中，需要依據(jù)自身的實(shí)際情況來建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，從而就能夠方便相關(guān)的部門借助這個(gè)系統(tǒng)平臺更加方便的傳輸資料，實(shí)現(xiàn)資源的共享。之后，在通過檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一、有效的整理、歸類以及保存等工作。這種檔案管理工作的模式能夠有效的確保檔案管理的及時(shí)性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，有效的提升事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量。

4 結(jié)語

對于事業(yè)單位而言，進(jìn)行檔案管理工作對于其發(fā)展有著十分重要的意義。對此，開展檔案管理信息化能夠依據(jù)自身的實(shí)際情況，有效的減輕相關(guān)管理工作人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)，有效的提升整個(gè)檔案管理工作的工作效率，增加管理工作的效果與質(zhì)量。

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