單位檔案管理工作優化策略

文/郭棟，商水縣衛生和計劃生育委員會

單位檔案管理工作優化策略

文/郭棟，商水縣衛生和計劃生育委員會

檔案匯集單位所有工作者及工作的資料，只有做好檔案管理工作，才能為我國單位管理打下堅實的基礎。本次研究在深入分析單位檔案管理不足指出基礎上，提出一系列改進建議，以期為類似研究提供一定指導。

單位；檔案管理；優化策略

檔案管理是一項較為系統性的工作，在社會飛速發展的今天，各行各業的發展都離不開工作人員的檔案管理。檔案管理主要包含人事、勞資等部門在培養、選用人才活動中形成的寶貴材料，詳細記錄每個人在不同時期、不同階段的發展情況，單位發展中出現的各種資料，有助于了解單位的整個發展歷程。因此，做好對檔案管理工作，不僅能提升該單位檔案管理水平，也能為單位發展等提供依據。

1 單位檔案管理工作現狀

1.1 管理意識比較淡薄

眾所周知，檔案管理屬于默默無聞的工作形式，不容易引起他人的注意，也不易獲得重大的突破。長時期以來，單位中的工作者，包含領導人員對檔案工作的重視程度不足，認為這項工作僅僅是簡單的抄寫或記錄信息，將檔案保管好即可。他們并未意識到做好檔案管理對員工產生的影響。加之，由于歷史的原因，《檔案法》長時間擱置，不重視檔案管理的決定，其在單位中發揮重要的作用比較模糊[1]。因此，多數單位極易忽視檔案管理工作，普遍存在應付對待檔案管理工作的情況，而檔案在選拔人事人員中的作用并未發揮出來。

1.2 管理機制不夠完善

單位開展的檔案管理是一項復雜的工作，主要包括收集、識別、存儲、統計等內容。因此，人事單位必須創建完善的檔案管理制度，例如：系統人員崗位責任制，文件安全存儲系統等，確保檔案管理工作的順利進行。但部分單位并未建立相應的檔案管理制度，導致檔案收集的數據不完整，文件管理質量和數量相當缺乏。加之，少數人事單位并未設立專門的組織，人事變動會帶來一些隨機、盲目性的檔案管理。

1.3 缺少先進的管理設備

檔案管理過程中，部分單位設施簡陋，將檔案辦公、收納放在一個辦公室內，而辦公室并未設計鐵門、鐵窗等措施實施保護。加之，對檔案的防火、防潮等僅采用最基本的方法，管理水平及層次較低[2]。此外，有些單位管理手段落后，調閱檔案等還依賴手工尋找方法，如果檔案反復使用、陽光照射等會導致檔案字出現跡不清晰、發黃等情況，直接威脅檔案的安全。此外，單位從事檔案管理的人在理論知識、專業素養和文化程度上參差不齊，檔案管理員大都是從其他崗位上轉崗來的，檔案管理專業出身的人員少之又少。即便是出身于檔案專業人員，其專業知識也比較老化，知識面較為狹窄，學歷比較低等，這些因素導致其難以與新形勢下檔案管理事業發展相適應。

2 單位檔案管理的優化策略

2.1 提升檔案管理意識

單位領導干部必須高度重視檔案管理工作，將這項工作與干部隊伍建設放在同等重要的位置。 大力宣傳《檔案法》的學習，確保管理人員認識到檔案工作的重要性。雖然檔案僅是企單位業務管理中的輔助內容，但卻是這些管理層制定決定的依據，也是這些單位引入優秀人才的信息源，能保障單位檔案管理工作順利展開[3]。在單位應組建專門的管理小組，定期對檔案信息實施歸檔、整理等操作，發現問題及時給予糾正和處理。此外，單位要對檔案管理創建相應的考核制度，定期巡視、檢查檔案管理工作，推動檔案管理制度化、規范化發展。

2.2 完善檔案管理機制

檔案管理是一項復雜、瑣碎的工作，單位要依據社會現實及本單位實際情況，不斷完善檔案管理制度，以適應檔案管理的需要，提升檔案管理水平。尤其是建立必備的安全保障體系，對檔案實行安全管理具體內容如下：（1）檔案室不存放易燃材料，材料必須應避光保存，并保持一定的溫度。（2）建立計算機輔助管理相關制度，嚴格規范檔案收集、歸檔、轉出等操作[4]。此外，為檔案工作建立相應的領導小組，強化責任分工，明確各級責任，促進檔案事業的可持續發展。

2.3 配置先進的檔案管理設施

單位管理人員要注重檔案管理基礎設施建設，為檔案管理提供基礎保障。檔案管理者在發現管理設備存在問題時，要及時上報給領導，雙方共同加強檔案管理基礎設備建設。同時，為檔案資料建立專門的管理庫房,并做好相應的防火、防潮、防盜等操作，如：在庫房內配置滅火設施、設計鐵質防盜柜等。此外，還必須設計相應的防盜、防火等自動監控或報警設施，利用現代化管理設備和技術滿足新時期檔案管理需求。運用現代化手段管理檔案信息，也就是依托計算機開展各項管理工作。檔案管理員是檔案管理的執行者和操作者，其對檔案管理工作的質量具有一定的影響[5]。因此，單位要采用多元化的方法，不斷提升檔案管理人員的綜合素質。例如，組織老員工學習現代化設備，針對新型檔案管理設備進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能。同時，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質提升，以保證工作的發展需求，更好地為檔案管理工作服務。

3 結語

綜上所述，檔案管理作為單位管理工作中的重要組成部分，設法做好這項工作，不僅能提升工作人員的管理水平，也能激發其工作潛力，讓他們為本單位貢獻出一份力量。本文以檔案管理為研究視角，闡述單位檔案管理中出現的問題，并提出一系列改進對策，以期為各項工作順利實施提升一定參考。

[1]韓英.關于事業單位檔案管理現狀與優化發展分析[J].辦公室業務,2014.

[2]崔萬有.優化事業單位檔案管理的路徑分析[J].辦公室業務,2015.

[3]張麗.淺談檔案管理的優化與現代化路徑[J].中國科教創新導刊,2013.

[4]劉禹鵬.優化檔案管理方法提高檔案管理質量[J].卷宗,2016.

[5]郭紅霞.新時期事業單位檔案管理的優化思路研究[J].東方企業文化,2015.