如何構(gòu)建重點工程建設項目檔案管理體系

◎林龍霞

如何構(gòu)建重點工程建設項目檔案管理體系

◎林龍霞

只有規(guī)范化的管理檔案收集和整理、歸檔和移交，才能夠保障更為高效的項目檔案管理工作。基于此，文章論述了如何構(gòu)建重點工程建設項目的檔案管理體系。

建設工程重要的一部分組成、驗收建設工程質(zhì)量的重要依據(jù)即工程建設項目檔案。由于重點工程建設項目涉及極廣，因此會產(chǎn)生種類繁多和數(shù)量龐大的工程檔案，怎樣建設檔案管理檔案體系是相關(guān)人員需要思考的問題。

相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建

針對重點工程建設項目檔案管理，國家制定了相關(guān)的技術(shù)標準、出臺了相關(guān)規(guī)范性文件，起到了一定的指引和規(guī)范作用。但在實際應用和執(zhí)行這一些標準和規(guī)范時，因有眾多的參建單位，涉及極廣泛的專業(yè)，建設周期較短，而當前的出臺的技術(shù)標準以及規(guī)范又無法將當前的檔案管理問題全部解決，所以建設單位應根據(jù)已制定和出臺的技術(shù)標準和法規(guī)性文件，同自身建設的具體情況相結(jié)合，采取更有針對性的檔案管理方針。并明確規(guī)定工程竣工檔案的歸檔方式和歸檔時間、歸檔要求和歸檔套數(shù)、歸檔范圍和歸檔依據(jù)、移交方式和驗收方式，這樣能夠更為規(guī)范地管理項目竣工的檔案資料，從而給參建單位提供一定的參考標準和依據(jù)。

在建設重點工程時，很多參建單位只注重工程實施的進度以及項目的資金情況，而沒有重視檔案工作，因此在施工中沒有安排專人收集以及整理檔案資料。當工程竣工時，其無法將竣工檔案資料移交給建設單位，從而無法保障準確和完整以及齊全的工程檔案，致使許多重要檔案資料流失。針對以上問題，檔案管理部門在對工程竣工檔案管理的條款進行制定時，應在合同管理當中納入工程檔案管理，并嚴格地對懲罰措施以及歸檔標準進行要求。與此同時，應要求工程決算時有檔案管理部門的負責人員簽字，假如檔案管理部門的負責人沒有驗收工程竣工檔案，那么財務部門應當放棄給予決算的打算。

相關(guān)管理體制的構(gòu)建

重點工程建設項目的參與單位眾多，包括監(jiān)理單位和施工單位以及設計單位，由于工程檔案有極為廣泛的來源，所以在檔案管理工作上，項目建設參與的各單位有明顯差異存在。較多建設單位因沒有將檔案管理工作網(wǎng)絡建立起來，因此無法對參建單位的檔案工作實行檢查和跟蹤指導，也無法監(jiān)控整體的工程檔案，導致工程檔案資料的歸檔和立卷、整理和收集無法同步于工程建設，不能保障規(guī)范和齊全以及完整的竣工檔案。

為了確保更為準確和完整的工程檔案，確保案卷質(zhì)量同相關(guān)標準相符，檔案管理部門的人員應強化管理，將完善的工程檔案管理工作網(wǎng)絡建立起來，制定檔案管理工作的責任制，明確各部門和人員的責任。作為總工程師和領導應充分發(fā)揮自身的監(jiān)督作用和組織協(xié)調(diào)作用；作為工程技術(shù)人員，應同每個部門的管理資料人員配合，做好收集整理工程技術(shù)資料的工作，并移交歸檔到檔案管理部門；作為檔案管理部門，應負責給工程檔案進行分類和編目。此外，不管是施工單位和監(jiān)理單位、設計單位和勘察單位都應將自身范圍內(nèi)的檔案工程管理工作做好，保證工程檔案的質(zhì)量。

通過檔案工作網(wǎng)絡，檔案管理部門可針對檔案管理工程給參建單位進行定期指導以及監(jiān)督，向參建單位的檔案管理人員以及工程技術(shù)人員發(fā)放相關(guān)的標準和制度，并通過培訓以及召開會議等方式，將監(jiān)理單位以及施工單位的檔案工作職責明確下來，讓參建單位正確認識檔案管理這一工作。

檔案管理基礎設施及管理系統(tǒng)的構(gòu)建

設施建設和基本設備以及檔案庫房建設都包括在基礎設施建設當中，重點工程項目構(gòu)建檔案管理體系的必要條件即基礎設施的建設。因此檔案管理部門應通過調(diào)查得出數(shù)據(jù)，并以此為依據(jù)對科學合理的檔案庫房進行設計。在進行選址時，要做到以下幾點：不能用到水噴淋滅火系統(tǒng)的消防聯(lián)防裝置；給水管道和排水管道不能從庫區(qū)穿過。此外，站在檔案庫房的安全角度以及防火防光角度考慮，應將防火防盜門安裝到庫房中。還有，假如建設單位有足夠的條件，可將檔案密集架安裝到檔案庫房，確保空間得到最大限度、最合理化的利用。在建設硬件設施設施時，檔案管理部門應對加濕器和空調(diào)、防盜報警設備和庫房溫濕度控制設備進行配備。與此同時，為了更好地進行現(xiàn)代化管理，應采購一些必要的硬件設施。

現(xiàn)代化檔案管理基礎即管理系統(tǒng)建設，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的應用，數(shù)字化的檔案資料管理已成為必然趨勢。所以，檔案管理部門應同自身檔案管理工作的程序和工作特點、基本模式和信息需求以及檔案分類情況相結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案整編和檔案接收、檔案鑒定和檔案編研、檔案庫房管理和檔案跟蹤管理，這樣才能不斷地提升檔案管理的水平。

人才團隊建設

要以人為本，把人才隊伍的建設、人才素質(zhì)的提高放在首要位置，不斷地使檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)以及政治素質(zhì)提高，只有這樣才能夠保障工程項目的檔案質(zhì)量。因重點工程項目的檔案管理，要把門類不同、專業(yè)不同、載體不同、單位不同的技術(shù)工程資料組合成為便于查詢且能夠緊密聯(lián)系的工程竣工檔案，因此對專業(yè)人才提出的要求較高，要求其不僅要掌握一定的系統(tǒng)控制知識，還要有一定的業(yè)務素質(zhì)。所以，檔案管理部門應根據(jù)專業(yè)結(jié)構(gòu)對應用型管理人才進行選拔以及配置。另外，為了能夠讓檔案管理工作同步于工程建設，同步于工程竣工驗收，不斷地使檔案管理人員和工程技術(shù)人員的檔案管理編制水平和移交水平提升，管理者應組織檔案管理的培訓班，并針對性的給檔案資料管理人員實行相關(guān)的業(yè)務培訓，讓其明確項目工程竣工檔案的具體內(nèi)容和歸檔范圍以及技術(shù)要求，從而更為規(guī)范的開展項目工程建設的檔案管理工作。特別是要通過培訓的模式，讓相關(guān)的檔案管理人員將竣工檔案的驗收標準和驗收時間以及驗收步驟掌握，并不斷地提升自身的專業(yè)技術(shù)水平以及業(yè)務素質(zhì)，只有這樣才能夠保障檔案管理工作的整體水平。

工程項目建設的質(zhì)量保障即項目的檔案管理，項目的檔案管理能夠直接影響到工程項目的竣工和運行，因此相關(guān)人員要引起足夠的重視，才能夠提升檔案管理的整體水平和質(zhì)量。

（作者單位：福建柘榮經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會）