淺談電子信息檔案管理的保密及其防范工作

王文明

[摘 要] 隨著現代科學技術的不斷發展，對人們的生產和生活帶來了較大的影響。計算機的普及改變了傳統辦公方式，檔案信息化提升了企業管理效率，但同時也產生了一定的問題。文章主要針對電子信息檔案管理的保密及其防范工作展開分析。[關鍵詞] 電子信息檔案；保密工作；檔案安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 104

[中圖分類號] G276 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0182- 02

0 引 言

隨著現代計算機技術、信息技術的蓬勃發展，在促進我國經濟增長的同時，推動了現代檔案電子化的建設，從而適應現代社會發展的需求。信息檔案的建設是以現有檔案為依據，在保證檔案內容不變的基礎上，對檔案進行信息化轉變，從而實現檔案資料的共享。如何在有效使用檔案的同時保障檔案的安全性，是文章討論的重點。

1 電子檔案泄露的途徑

隨著現代信息技術的不斷發展，越來越多的企業通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯網環境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯網的開發性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯網環境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風險。常見的泄露渠道有：①通過計算機各種端口進行復制，例如USB、藍牙等；②通過網絡傳輸進行復制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業和單位的發展造成了嚴重影響，因此要做好電子檔案的保護工作。

2 電子信息檔案管理的保密和防范工作

2.1 提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識

提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識能夠讓其在利用檔案的時候自覺遵循檔案使用相關規定，同時了解自身的法律責任，從而自動對自身行為進行約束。因此，需要加強電子檔案使用保密措施的宣傳力度，讓檔案使用者了解哪些行為是不可取的，通過對電子檔案使用規范的學習，能夠提升使用者的保密意識。此外，還可以通過增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發生率。每個檔案使用者都需要了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護和保密措施。加強企業職員的學習力度，組織各職員進行《檔案法》《保密法》的學習。充分利用檔案管理部門人員的專業知識，開展電子檔案使用方法教學，提高職員對電子檔案保密措施的認知，有助于減少錯誤操作造成的信息泄露。

2.2 提升檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員承擔著檔案資料管理的工作，同時又擔負著檔案資料保密和監督的工作，在檔案保密工作中具有重要的地位，其對檔案的安全具有直接影響。因此要重視提升檔案管理者的保密意識，要持續開展檔案保密培訓，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業水平，對檔案保密工作認真負責，并將其貫徹到自身的行為和工作中，同時也要加強對自身的管理，避免腦海中的秘密泄露，將保障檔案安全作為自己應盡的職責與義務。檔案管理部門更是要有效利用互聯網，加強對電子檔案的保密，通過創新管理制度和方法提升電子檔案管理效率和質量。檔案管理部門要對電子檔案進行妥善保管，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴格遵循保密法的相關標準和要求，不得對外泄露檔案內容。此外，企業要落實管理責任制，負責人要對信息泄露問題負全責，有助于提升管理人員對檔案保密工作的主動性和積極性，同時結合相關法律制度制定《電子檔案使用、借閱相關知識手冊》《電子檔案保密制度》分發給企業員工，將保密工作貫穿于企業運營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

2.3 加強電子檔案的軟硬件建設

電子檔案主要是通過服務器、軟件和網絡實現儲存、查詢和共享的，因此需要加強電子當納的軟、硬件設施的建設。傳統檔案管理方式不能適應現代電子檔案管理的需求，這主要是由于現代檔案用計算機進行管理，而計算機是由軟件和硬件構成的，每個環節都存在風險，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、管理人員的計算機操作水平較低、硬件設施過于陳舊、軟件運行錯誤導致資料丟失、突然斷電以及機房建設不完善等因素都會導致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計算機的軟件和硬件防護網絡，導致電子文檔的丟失或系統的癱瘓。因此要加強殺毒軟件的更新，關注防黑客技術的發展，避免造成企業出現較大的損失。

2.4 有效運用現代先進防范技術

（1）備份技術。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。

（2）防火墻技術。當今社會中的防火墻技術正朝著病毒預防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統和機房安裝防火墻產品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

3 結 語

與傳統紙質檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應用效果；并且能夠通過網絡實現資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低生產成本。但是電子檔案的保密工作一直是現代企業關注的重點。

主要參考文獻

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