淺談如何做好人事檔案電子化工作

【摘要】：其實早在沒有文字以前，檔案就已經(jīng)存在，文字的產(chǎn)生為檔案的形成提供了社會的客觀可能性。人類從低級社會不斷的向前發(fā)展，現(xiàn)代的科技，信息化的社會生活為我們帶來了許多便利。然而僅僅通過文字的描述，人們是無法準確捕捉到真實的人物動態(tài)的，甚至這些紙質(zhì)的文字可能會隨著時間的推移，逐漸出現(xiàn)磨損，只有真實的電子記錄，形象的人物圖片或者錄像，才能向人們展現(xiàn)出歷史的本來面貌。

本文主要從人事檔案電子化的目標及意義、人事檔案電子化的發(fā)展瓶頸及原因、人事檔案電子化優(yōu)化措施、人事檔案電子化的應用價值四個方面展開。通過現(xiàn)代化的手段去管理人事檔案，充分利用電子人事檔案這一寶貴資源，將成為21世紀人事檔案管理的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案；電子化；人力資源管理

當前形勢下，人才已經(jīng)成為實現(xiàn)企業(yè)自身戰(zhàn)略目標的一個非常關(guān)鍵的因素。如何吸納、培養(yǎng)、激勵、保留人才，成為企業(yè)高管們愈來愈重視的課題。為滿足廣大的HR或研究者日益增長的對人員管理或歷史人物研究的需求，人事檔案成為了不可缺少的研究工具。如果說文字的產(chǎn)生是檔案發(fā)展的一個飛躍，那么電子信息化的產(chǎn)生更是檔案發(fā)展的又一個飛躍。

將人事檔案信息電子化，適應了人力資源管理發(fā)展的需要，也有助于提高檔案管理效率，便于檔案信息及時更新與傳遞。

1人事檔案電子化的目標及意義

人事檔案的內(nèi)容是按照人力資源管理工作的需要和有關(guān)規(guī)定而確定的，它是人力資源管理工作的結(jié)果，也是人力資源管理六大模塊的其中之一。人事檔案電子化迅速而穩(wěn)健的發(fā)展，能夠為企業(yè)人力資源管理打下良好的基礎(chǔ)。

1.1人事檔案電子化的定義

人事檔案電子化是以人事檔案為主要對象，對整理加工過的材料和人事檔案進行編排、匯集，或者為防止檔案受到空氣、光線、腐蝕、污染等外來因素的破壞，將重要和較重要的人事檔案進行數(shù)碼化，并對其加工、排版，使其能更完整、更快捷、更直觀供使用者參考。

1.11.2人事檔案電子化的目標

11.11.2.1信息化

未來的人事檔案不僅僅局限于文字材料，它還包含了多種多媒體信息以及日常工作中產(chǎn)生的對個人影響較大的信息，這些信息準確、可靠，通過信息化手段編目成人事檔案的一部分，隨時可以成為考察人員的最真實的材料。

1.2.2智能化

電子人事檔案在人力資源管理的各個環(huán)節(jié)中都起著重要的作用，能夠幫助人事工作人員快速找到自己所需要的信息，它還能實現(xiàn)多空間同時使用，做到資源共享，大大節(jié)省了人事工作人員的工作時間。

1.2.3全面化

傳統(tǒng)管理模式下，人事工作人員不得不將大量的時間用于工資的計算、報表的統(tǒng)計、事務性工作的處理，這樣做效率低、準確性差，改用電子化管理模式后，人事工作人員才能夠騰出有效時間，從事人力資源的激勵、培訓、考核、開發(fā)等核心工作的研究、規(guī)劃、實施。因此，先進的人事檔案管理電子化開始越來越引人注目，同時，電子人事檔案也解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所帶來的庫存空間不夠的問題，大大減少了存儲空間。

1.3人事檔案電子化的意義

人事檔案是一種專門檔案，包括干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案等四大類。人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理工作的結(jié)果，是按照人力資源管理工作的需要和有關(guān)規(guī)定而確定的。僅僅通過文字的描述，人們是無法準確捕捉到真實的人物動態(tài)的，甚至這些紙質(zhì)的文字可能會隨著時間的推移，逐漸出現(xiàn)磨損，只有真實的電子記錄，形象的人物圖片或者錄像，才能向人們展現(xiàn)出人物的本來面貌。

人事檔案電子化，產(chǎn)生的照片信息、多媒體信息等，可以幫助企業(yè)迅速查找并掌握到有關(guān)人員的信息，包括人員一系列的薪酬情況、家庭情況、政治表現(xiàn)情況等，結(jié)合企業(yè)的實際需求，幫助企業(yè)找到合適的人才。

2人事檔案電子化的發(fā)展瓶頸及原因

22.1人事檔案電子化遇到的問題

2.1.1信息化手段多樣，管理不規(guī)范

電子人事檔案種類很多，有電子信息、照片、錄音、錄像等，由于我們國家將計算機技術(shù)引進電子人事檔案管理的起步比較晚，專門用于人事檔案管理的程序較為落后，并且針對電子人事檔案的管理辦法還未有統(tǒng)一的規(guī)定。另外還有許多通過電子信息軟件產(chǎn)生的數(shù)據(jù)檔案，目前也未納入統(tǒng)一的管理規(guī)范。

一旦由于某種原因，某些處于保密期的人員檔案信息或者屬于個人隱私的信息流入到外界，或被不法分子利用，將會帶來無法挽回的后果。

2.1.2數(shù)據(jù)信息復雜，收錄困難

（1）原始數(shù)據(jù)量大

一個人所產(chǎn)生的一系列與其本身或者社會活動相關(guān)的信息是十分龐大的，尤其越是工作時間長，工作經(jīng)歷及閱歷豐富的勞動者所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的信息是非常多的，要將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成電子，需要大量的時間和人員的投入。

（2）業(yè)務系統(tǒng)多樣，數(shù)據(jù)信息滯后

每一年勞動者會產(chǎn)生新的考核、獎懲、家庭信息等其它新的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不是從人力資源管理部門產(chǎn)生，人事工作人員要及時將這些數(shù)據(jù)更新，就需要相關(guān)的部門及人員共同配合，集中上報，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。

（3）人員的不配合

人力資源管理部門要收集人員的基本信息，如婚姻情況、家庭情況，很多員工不愿意配合，認為這是他們的隱私，不需要向組織上報。往往在需要用到某些信息時，人事工作人員還要再次與員工進行溝通梳理。

2.1.3檔案信息鑒別工具尚不成熟

現(xiàn)代科技水平是如此發(fā)達，很多圖片、錄像、聲音制作處理技術(shù)的手法都潛移默化。要驗證它的真實性需要靠專業(yè)的技術(shù)人員來鑒別，這也是對人事檔案管理者的一個挑戰(zhàn)。

2.2影響人事檔案電子化發(fā)展的原因

1232.2.1人事檔案信息化水平低

多數(shù)單位人事檔案電子化管理技術(shù)手段滯后，管理人員配備不足，硬件和軟件都比較差。使用的人事檔案管理軟件僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，對于21世紀大數(shù)據(jù)時代，面對大量的人事信息更無法實現(xiàn)對人事檔案信息的篩選、排序、分類、匯總，總體的信息化水平比較低，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人才資源的極大浪費。

2.2.2數(shù)據(jù)重復操作，共享程度低

電子人事檔案不僅僅局限于考察選拔干部，它來源于人力資源管理活動的方方面面，電子人事檔案能夠真實反映一個人成長的客觀面貌，生動展示一個人的性格、愛好、生活等多方面情況。它是知人善用的重要依據(jù)、澄清個人問題的憑證、人力資源管理的信息資源、宣傳教育的寶貴素材、編史修志的珍貴史料。

隨著計算機信息化工作的開展，各部門都逐步建立起與本部門業(yè)務相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，但往往由于各部門沒有采用統(tǒng)一規(guī)范化的程序軟件，數(shù)據(jù)沒有整合共享，就造成了重復操作。

2.2.3電子人事檔案的保密手段不完善

電子科技在迅速發(fā)展，但是很多對于電子人事檔案管理的相應規(guī)范并沒有得到統(tǒng)一。各種人事檔案管理軟件、輔助軟件分布在各個部門中使用，應用軟件中部分人員信息是需要保密的，這就需要有一個完善的保密規(guī)定及手段，否則有的人員信息一旦被不法分子盜取、轉(zhuǎn)賣，將會造成社會的混亂。

2.2.4人事檔案管理終端的分散

電子人事檔案的管理端口相當多，屬于一個人的照片、錄像、錄音、社會活動等等，往往并不是集中在一個檔案管理端口，比如屬于電子人事檔案的第六類黨團類，雖說紙質(zhì)材料是劃在人事檔案里面的，但是電子接收端口是獨立的黨管端口，而這僅僅是一個組織關(guān)系的轉(zhuǎn)移，如果要全面了解一位黨員，了解他的學習情況，品德情況，社會關(guān)系情況，甚至信用情況等等，這些信息都是不同的系統(tǒng)終端形成的，這也給集中管理電子人事檔案帶來了一定的難度。

2.2.5領(lǐng)導對人事檔案的不重視

無論采用何種方法，無論怎樣進行收集管理，由于檔案管理只是輔助人力資源管理的工作，并不能產(chǎn)生直接的效果。而人事檔案電子化需要耗費大量的人力、物力、財力，因此領(lǐng)導往往會選擇將有限的資源用在人才的招聘、培養(yǎng)等方面，而忽略對人事檔案管理的投入。因此，檔案保管的設(shè)施條件也受到限制。

3人事檔案電子化優(yōu)化措施

33.1電子人事檔案的特性

傳統(tǒng)的人事紙質(zhì)檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、保密性等特質(zhì)，電子人事檔案在原有的紙質(zhì)特性的基礎(chǔ)上，又增加了一些特性：

3.1.1易用性

通過掃描儀、照相機等信息化工具，可以將一些紙質(zhì)材料電子化，例如人員身份證、學歷學位證書、職業(yè)資格證書、榮譽證書等多方面人力資源管理上經(jīng)常需要用的材料，通過電子證件、證書的形式存儲，既節(jié)省資源又方便管理。

3.1.2效能性

電子化的人事檔案信息以人為單位，能夠快速查找到所需要的信息，方便準確。

3.1.3實用性

人事檔案電子化軟件結(jié)合了多種模塊需求，可根據(jù)用戶需要，增加或者減少人員信息種類，十分靈活。

3.1.4生動性

通過各種照片、影像、錄音等電子人事檔案，可全方位了解員工的工作情況、學習情況、生活情況等。

3.2人事檔案電子化的工具

3.2.1人事檔案管理軟件

（1）CPRS干部人事檔案管理系統(tǒng)

專門管理傳統(tǒng)人事檔案紙質(zhì)材料信息，制作干部目錄，多媒體信息等。

（2）人力資源管理系統(tǒng)

統(tǒng)一管理人員基本信息，主要包括內(nèi)容維護、應用設(shè)置、權(quán)限管理、安全策略、通訊平臺和資源下載等功能。通過對系統(tǒng)的管理，用戶可以靈活設(shè)置具有不同權(quán)限的角色，并能將這些角色靈活地賦予不同的用戶，以實現(xiàn)權(quán)限的靈活發(fā)放與管理。

（3）企業(yè)一卡通系統(tǒng)

管理員工的證件信息，考勤信息等。掌握員工的電子身份以及員工的工作作息情況，這些信息成為員工績效考核的重要依據(jù)。

（4）薪酬管理系統(tǒng)及統(tǒng)計報表系統(tǒng)等

管理員工的薪酬績效、統(tǒng)一制作人員薪酬報表、季度、月度、年度報表等。

3.2.2數(shù)碼工具

（1）掃描儀

掃描儀是將人事檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案必不可少的一項工具，可以根據(jù)需要掃描人員的各種文件、證件，以電子的形式存檔在電腦里，以備日后需要。

（2）照相機、攝像機、錄音機等

人事檔案電子化的輔助工具，一些重大場合或者重要事件，這些工具所產(chǎn)生的電子信息將是最直觀的、最有力的檔案證據(jù)，也是將人事檔案成為多媒體文件的必備器材。

3.3人事檔案電子化工作的管理方式

電子人事檔案在實行集中統(tǒng)一分級管理的前提下，還要求實現(xiàn)資源共享，即在各部門所用的相關(guān)軟件中產(chǎn)生的人員信息，或者用照片、聲像這種科技的方法來記錄的人事信息，統(tǒng)一集中到人事檔案管理系統(tǒng)，充分完善系統(tǒng)信息，記錄員工的生活狀態(tài)，使員工與企業(yè)之間不再是僅僅為雇傭關(guān)系，而是成為了具有內(nèi)在聯(lián)系的體系。

3.4從四方面環(huán)節(jié)優(yōu)化電子人事檔案

人事檔案管理主要由檔案的收集鑒別、整理清理、保管以及后期的檢索、提供利用和轉(zhuǎn)遞這四個方面組成，要做好電子人事檔案管理工作就要充分考慮到電子檔案的特性去進行檔案的優(yōu)化工作。

3.4.1電子人事檔案的收集和鑒別

3.4.1.1電子人事檔案的收集

電子人事檔案收集歸檔的范圍注重的是能反映個人基本情況、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的電子素材，如電子報表、照片、錄音、錄像等。管理工作和其他工作形成的人事文件很多，并不都需要收集歸檔，這是為了使人事檔案確實達到“完整、真實、精練、實用”的要求。

具體方法如下：

第一，通過整合各部門的信息化軟件，收集人員系統(tǒng)信息。人力資源管理部門可以通過電子平臺直接獲取到有關(guān)人員在部門的工作情況。

第二，通過照片、聲像等多媒體介質(zhì)收集人員信息。照片、聲像是反映各種活動和事件原貌的工具，他們是一種真實感強、極富感染力的信息媒介。

第三，全面收集，掌握有關(guān)的詳細依據(jù)。人事檔案管理部門必須經(jīng)常、及時和全面地進行收集工作，充實檔案內(nèi)容，才能形成比較完整、全面地反映每個人全貌的檔案。

3.4.1.2電子人事檔案的鑒別

電子人事檔案的鑒別工作需要具有一定專業(yè)性人才來操作，要將電子文件與原件進行比對，判定文件真?zhèn)魏捅４鎯r值，確定能否歸入電子人事檔案。

電子人事檔案鑒別的要求與原則：

（1）該歸檔電子文件必須是屬于立檔對象的材料；

（2）該歸檔電子文件必須是辦理完畢的文件，并且歸檔手續(xù)完備；

（3）該歸檔電子文件必須完整齊全、清晰準確，有明確的作者和時間；

（4）該歸檔電子文件必須具有一定的保存價值，即具有一定的特征性，能夠詮釋立檔對象的個人價值等。

3.4.2電子人事檔案的整理和清理

3.4.2.1電子人事檔案的整理

電子人事檔案的整理是與紙質(zhì)檔案分開整理的，電子人事檔案的整理工作是將收集起來并經(jīng)過鑒別的電子人事檔案，以個人為文件夾，進行分類、排序、編號、登記。在人力資源管理中，人事檔案的整理是一項極為重要且要求必須十分仔細的工作，有了良好的整理成果，能夠幫助人事工作人員快速的查找到所需要的信息。

（1）電子人事檔案的分類

電子人事檔案介質(zhì)材料一般有：基本信息、照片、聲像等類別，具體分類為：

第一類 基本信息，即人力資源管理信息系統(tǒng)中日常形成的信息，也是經(jīng)常需要用到的信息；

第二類 身份證照片、證件照及能夠證明身份材料的照片或者聲像甚至指紋信息；

第三類 證書信息。即電子版學歷學位證書、畢業(yè)證書或者職稱證書、技能等級證書、獎勵證書等；

第四類 人員的進入本單位后形成的歷年考核信息、考勤信息等考察材料；

第五類 其他需要歸檔的重要電子文件。

（2）電子人事檔案的編號與排序

按照人員工號建立文件夾，文件夾內(nèi)存儲相應人員的電子人事檔案，因為電子人事檔案文件較多，為便于人力資源管理，檔案文件的名稱及編號尤為重要。其結(jié)構(gòu)一般為：工號-人員姓名-類號-檔案名稱-文件形成時間。按照文件名稱來排序。

電子人事檔案的編排

（3）電子人事檔案的編目

按照文件的分類與排序，根據(jù)文件名稱建立電子目錄，此后可根據(jù)文件的增減及時調(diào)整。節(jié)省了人力資源管理的時間，也為人力資源管理帶來了便捷。

3.4.2.2電子人事檔案的清理

照片、聲像是一種具有形象真實性、審美性、和易傳播性的信息。它是一種真實感強、極富感染力的信息媒介。只有規(guī)范收集渠道，通過技術(shù)手段，將人事檔案中不真實、未經(jīng)核實等不準確，冤假錯的信息清理出來，還原人事檔案的本來內(nèi)容，真正反映人員的真實面貌，才會為人力資源管理工作帶來健康的發(fā)展。

3.4.3電子人事檔案的保管和檢索

3.4.3.1電子人事檔案的保管

電子人事檔案的保管工作，相比較紙質(zhì)人事檔案，所節(jié)省了極大的空間，保管也不像紙質(zhì)檔案那樣復雜，但卻比紙質(zhì)文件的保管難度要增加很多倍。因為在保管工作中，電子人事檔案管理主要是技術(shù)問題，硬件問題及保密問題。

3.4.3.2電子人事檔案的檢索

電子人事檔案檢索簡便，查找快捷。可以根據(jù)“文件形成時間”分類檢索，掌握在這一時期內(nèi)所建立的人事檔案情況。也可以根據(jù)“姓氏筆劃”、“類號”、“文件名稱”等進行檢索，可以結(jié)合多種檢索方法，根據(jù)實際需要檢索到所需要的信息。

要準確查找到信息，前期的文件編號就格外重要。

3.4.4電子人事檔案的提供利用和轉(zhuǎn)遞

3.4.4.1電子人事檔案的提供利用

人事檔案的提供利用是為人事部門歷史地、全面地考察了解人才和正確選拔使用人才提供依據(jù)。是指人事檔案管理部門，根據(jù)有關(guān)的規(guī)定向利用者提供人事檔案或有關(guān)人員情況、證據(jù)材料的工作。

不論是人員考核信息、干部任免信息、職稱評審信息、工資增減信息、人才申報信息等都需要用到人事檔案。比如對一位員工年終考核，須看查看他這一年的平時工作表現(xiàn)以及他的出勤情況、獲得的證書情況、參加的單位活動情況等。干部任免、職稱評審等一樣需要人員檔案里面的信息作為參考。

可見人事檔案在人力資源管理中的利用率是非常高的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案查找相關(guān)信息速度慢，而且使用一次便是對檔案材料的一次磨損。

電子人事檔案提供利用工作操作方便，在維護人事檔案的秘密與安全的前提下，相關(guān)人員在同一電子平臺經(jīng)過電子審批手續(xù)，可以直接查詢到人員的相關(guān)信息，積極穩(wěn)妥地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。

3.4.4.2電子人事檔案的轉(zhuǎn)遞

目前并未有單位與單位間接收人員的電子人事檔案，但未來電子人事檔案的轉(zhuǎn)遞將會成為一個趨勢。

4人事檔案電子化的應用價值

電子人事檔案的妥善收集整理、鑒別清理，可以全面地反映一個人的德、能、勤、績等各方面的情況，為企業(yè)人力資源管理工作正確選拔、使用人才，進行社會主義建設(shè)提供依據(jù)。

電子人事檔案是人力資源管理最具有說服性的參考資料，可以直觀、快速的為人事工作人員提供有力的人力資源管理方式的證據(jù)，優(yōu)化人力資源的招聘、培訓、考核等多方面模塊，將會為人力資源管理帶來良好的發(fā)展。

44.1暢通信息渠道，推動管理提升

人事工作人員每年都要為了一大堆的數(shù)據(jù)要上報而忙得不可開交，將人事紙質(zhì)檔案與人力資源管理系統(tǒng)相結(jié)合，建立電子人事檔案，通過電子人事檔案基本信息的檢索，可以全面掌握所需要的信息，例如人員的基本信息、家庭情況、工作經(jīng)歷、獎勵情況、考核結(jié)果等都匯集于人事管理系統(tǒng)中。經(jīng)過信息系統(tǒng)的專業(yè)分析比對，比如年齡，學歷，職稱分布情況等，可以為人力資源發(fā)展規(guī)劃提供基本依據(jù)，便于人力資源規(guī)劃，提升人力資源管理。

4.2促進信息共享，提高管理效率

招聘方面，人事工作人員可以通過電子人事檔案，全面分析目前所擁有的人才類型，供招聘人員參考，按時保質(zhì)地為企業(yè)招聘合適的人才并配置在合適的崗位上，確保企業(yè)日常運營的順暢。

考核方面，電子人事檔案記錄全面的考勤信息以及歷年來該員工的工作表現(xiàn)、獲得的獎勵證書、專利證書等信息，部門領(lǐng)導可以通過計算機直接查找需要參考的信息，給出較為合理的考核成果。

培訓方面，人事工作人員可以通過電子人事檔案隨時查找到人員的培訓記錄，根據(jù)人員的實際情況，掌握人員的發(fā)展方向，給出適合的培訓計劃。

這些信息一方面由電子人事檔案提供，另一方面形成的新的數(shù)據(jù)又需要重新審核寫入人員的電子檔案中，有效促進信息的完整性與及時性，提高決策的準確性。

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