基于大數據的檔案管理模式創新分析

【摘要】：大數據時代下對檔案館工作提出更高的要求，管理人員應該要做好相應的管理服務工作，增強自身的服務能力，以達到用戶檔案管理的目標。管理過程中相關人員需要做好大數據的云儲存工作，確保電子檔案的完善性；要提升檔案大數據的云服務能力，為用戶提供更加便捷的服務形式，并建設檔案智能檢索系統，增強檔案管理部門的整體服務能力。除此之外，該部門還要建立相應的數據檔案館，加強對用戶需求數據的分析，讓檔案管理服務更具針對性，實現個性化服務，最終實現我國檔案管理工作的有序發展。

【關鍵詞】：大數據時代；檔案管理；挑戰；應對策略

大數據時代，隨著經濟文化社會的進步，信息化進程不斷加快，全國各地企事業單位檔案管理工作必然面臨嚴峻的挑戰，應從國家角度出發，制定統一制度標準，對不同行業檔案管理業務和信息管理系統進行規范；各企業單位在遵循相關規范的條件下，應該全面了解自身實際，制定自有的檔案管理規范，從而將大數據大背景下的檔案管理工作推進一個新高度。

一、大數據時代影響檔案管理工作

在長期的發展過程中，我國的檔案管理工作一直未被重視，隨著信息化進程的加快，大數據時代到來，檔案管理工作愈發相關人員提出重視，這同時也為我國檔案管理工作提出了新的挑戰和機遇。

大數據時代，檔案管理工作任務愈發繁重，在進行數據整合和資源收集的過程中，需要對信息流中的各種數據進行分類和記錄，運用傳統的工作手段無法適應新形勢下提出的準確性和高效性要求。

因此，企事業單位需要運用新的思維方式建立檔案管理體系，選擇更加準確的方式進行數據挖掘和信息收集；建立更加完善的電子信息管理方式能夠為檔案管理工作挖掘新的方式，傳統的任務管理手段漸漸被社會的進步淘汰，通過專業化的電子技術手段進行檔案管理工作不僅能夠提升工作效率，還能夠豐富檔案內容，通過建立一套完善的電子檔案管理體系，能夠實現快速查詢、修改等一系列功能，從而更好地檔案使用人員服務。

二、大數據時代對檔案管理工作提出新要求

大數據時代對于檔案管理工作來說既是個機遇也是個挑戰，傳統的管理手段受到巨大沖擊，加之我國的檔案管理工作發展起步較晚，龐大的數據使檔案管理工作量大幅度上升。傳統的檔案管理方式以紙質媒介為依托，在數據量大幅度上升后，檔案管理工作者難以完成任務，傳統手段的弊端顯露無遺，采用現代化的檔案管理方式迫在眉睫。在大數據時代下，檔案管理工作通常運用電子化手段來進行，這樣一來，信息安全保密方式在技術方面需要更加專業化，若缺乏有效的信息安全保密措施，就有可能出現電子數據泄露、重要信息缺失等問題，進而對各企事業單位造成財產損失和人身傷害。

三、大數據時代如何進行檔案管理工作

面對大數據時代的信息管理工作，必須細化到各個環節中去，相關機構工作人員應以積極的態度推進工作，從而保證檔案管理工作上升到新高度。

大數據時代的檔案管理工作模式優化可以從多方面人手，首先應該提升檔案管理機構相關人員大數據時代電子化、信息化意識，大部分企事業單位對于檔案管理工作重視程度不夠，多方面工作手段難以跟上社會的發展步伐，隨著檔案管理在企事業單位中發揮越來越重要的作用，對于大數據的專業化分析能夠為企事業單位工作提供準確的依據，因此，相關檔案管理機構應該建立相應工作小組對檔案管理工作提出重視，充分運用電子網絡等現代化手段對檔案進行管理；檔案管理機構應該運用輔助檔案管理方式，建立專業化的數據檔案館，以便處理大量的電子文件，樹立檔案管理與信息技術緊密聯系的意識，檔案管理工作的優化不斷推進管理方式的革新；在進行檔案具體管理環節中的數據接收和信息收集時，需要對整個流程進行嚴格監控，保證電子信息管理手段的有效落實；建立專業化檔案信息收集管理平臺，能夠實現一體化的數據處理、信息儲存，采用專業化的檔案管理技術，從而保證數據信息的準確挖掘；在全新的信息時代，運用全新的檔案管理技術，就需要更加專業的安全保密技術提供保障；進行及時歸檔和管理規范時，應該結合企事業單位實際運用更加合適的專業化管理技術和管理流程；建立完善的檔案管理信息平臺，有利于實現檔案管理工作的各個環節的一體化，有利于為社會人員提供更加科學化、專業化的信息服務，有利于運用智能的方式進行信息查詢和修改，有利于提升檔案管理工作效率，能夠滿足大數據時代信息化檔案管理工作的基本要求。

四、大數據時代下檔案管理的應用

1.實現檔案大數據的云儲存。大數據時代下能夠實現對檔案的云儲存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性，以減少電子檔案管理問題。在進行檔案大數據的云儲存工作時，需要將其建立在完善的信息化設施基礎之上，從而提升信息數據的處理能力，更好滿足用戶的檔案服務需求。比如要做好電子檔案大數據服務平臺、電子檔案軟件服務、電子檔案硬件服務建設，將檔案中的文字、照片、檔案查詢數據存入到云系統之中，從而幫助管理人員分析出用戶的檔案服務需求，制定出針對性更強的服務方案。實現檔案大數據的云儲存，國家與地方政府還要建立系統一的云系統，比如地方政府要結合當地檔案館的情況來建立相應的云檔案存儲管理中心，然后通過網絡光纖將這些數據與國家云檔案管理中心相連接，實現檔案館檔案數據的存儲與備份，最大限度降低檔案數據丟失的風險。

2.做好檔案大數據的云服務。實現檔案大數據的云存儲，就要做好檔案大數據的云服務工作，這樣才能滿足更多用戶的檔案服務需求，從而提升電子檔案的利用率。比如在國家與地方政府建立的檔案“云”平臺上，檔案服務人員要借助大數據來分析不同用戶的行為，并找到適合本檔案館的服務方式，提升檔案數據服務的有效性，以滿足用戶的查詢需求。除此之外，每個檔案館還可以建立自己的檔案信息網，讓用戶通過網絡注冊相應賬戶來查詢自身檔案信息，如果用戶發現檔案信息出現錯誤，可以及時與檔案館聯系，經過核實后來進行信息的修改，對于不太重要的信息，如聯系方式、通訊地址的改變，檔案館則可以讓用戶自行修改，以確保檔案信息的準確性，提升檔案服務的水平。

3.建設相應的數字檔案館。“大數據”與“數字化”緊密相連，在進行大數據技術的應用時，檔案館應該要做好自身數字化建設，形成數字化檔案館，為用戶提供更加便利的檔案服務，從而達到檔案管理工作目標。在建設數字檔案館時，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對不同電子檔案進行類型劃分，將復雜結構的數據通過數字系統來整理，以提升檔案大數據建設水平，滿足當地檔案服務需求。此外，建設過程中相關人員還要遵循“存量數字化”的原則來做好紙質檔案數字化轉變，工作人員要從檔案管理整體狀況出發，按照一定的規則、要求來實現檔案的電子化，以提升檔案的利用率，同時也能夠保護好檔案館中一些重要檔案信息，減小查閱對傳統紙質檔案的破壞。

4.加強用戶需求數據分析。大數據時代下檔案管理的最終目標是更好滿足用戶的需求，因此在管理過程中相關人員需要加強對用戶查詢行為的數據分析，利用這些數據來制定符合他們要求的檔案管理服務，以提升用戶的滿意度，拓展檔案館的發展空間。尤其是近些年來隨著我國網絡信息技術的發展，網絡信息越來越豐富，許多群眾更愿意通過互聯網來獲取相關資料，這在一定程度上會影響檔案館的服務范圍。因此檔案館需要做好用戶需求分析，要加強檔案數字化發展，并積極聯合其他檔案館來實現資源的共享，提升檔案查詢、檔案服務的便捷性。

5.提升大數據檔案智能檢索能力。大數據時代下要想提升檔案館的整體服務能力，就要做好智能化檢索設計工作，將館內不同檔案分類化管理，從而提升用戶檢索效率，縮短檢索時間，以提升自身的檢索服務能力。此外，技術人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數據直觀的展現給用戶，使其能夠查詢到自己所需的檔案信息。比如可以建立相應的模型，并將數據放入到相應模型之中，并對未來檢索數據進行預測，挖掘出更多的算法，從而提升檢索的檔案檢索的精確度，以達到智能化檢索要求。

結語

大數據時代的發展，檔案管理相關部門應該探究更加科學、高效的資源收集和整理方式，構建更加科學完善的檔案管理系統，采用更加高效的信息采集方式，這樣不僅可以擴大大數據資源普及到基層人民的范圍，還能夠建立更加完善的檔案安全保密系統，進一步加強檔案保密程度，強化檔案管理機構職能，從而更好地普惠人民，保證檔案管理工作高效進行。

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