如何看待新形勢下的秘書工作

【摘要】：秘書工作自古就有，發(fā)展到今天，越來越展現(xiàn)出他的綜合性，實踐性和開放性。隨著數(shù)字時代、網(wǎng)絡化時代、知識經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)機構，機關單位等工作也趨于復雜化、競爭化，秘書工作對個人素質的要求越來越高。作為領導的參謀和服務人員，要適應時代的變化，隨著時代變化需要提高自身能力，鍛煉個人素質，為領導著想，處理好與領導和同事間的關系，做好自身秘書工作。現(xiàn)在的問題有很多，秘書工作范圍不明確、秘書人員角色意識模糊、盲從領導指示等等。秘書人員要時刻謹記自己的任務，擺正自己的位置，具備優(yōu)良的品質和政治素養(yǎng)，提高協(xié)調能力和組織管理經(jīng)驗等等。秘書人員還應該樹立全局意識，作風端正，富有強烈的責任感，一絲不茍，才能更好的做好秘書工作。

【關鍵詞】：秘書工作；秘書人員；素質；領導；服務

引言

當今時代，秘書工作工作壓力大，工作繁雜，對秘書的工作能力要求越來越高。秘書工作是辦公室工作的的關鍵環(huán)節(jié)，是一個單位履行行政職能的重中之重。對于每一個從事秘書工作的人來說，如何做好秘書工作都是一個值得深思的問題。

一、新形勢下秘書工作的新特點

秘書是各級各類社會組織中輔助領導機構、領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手，是職務名稱之一。知識經(jīng)濟時代，秘書工作有了許多新的變化。

首先是秘書工作的職能范圍更加廣闊。現(xiàn)代公司企業(yè)機構，行政機關等工作事務向全球擴展，領導們對新形勢下的秘書更是予以厚望，交付了許多重要事務的處理以及一部分的決策權。秘書工作的職能范圍變的廣闊，秘書人員的綜合能力素質要求也隨之提升。比如，在領導緊急需要出行時，司機缺位，秘書就要頂?shù)角邦^，暫代司機職務；再比如，領導因事務脫不開身，可能會讓秘書代替自己去參加重要的會議。秘書的存在，會極高的提高領導的工作效率，節(jié)省了很多精力。

其次是秘書工作對秘書人員的計算機能力要求提高。第三次科技革命以互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生使用作為標志，在這個大浪潮下，計算機，打印機等機器在工作事務中已經(jīng)成為必不可少的存在。秘書人員要會用電腦的excel表格做數(shù)據(jù)匯總，用word文檔寫會議記錄等等。打字速度，軟件操作等等都是新時期對秘書人員的新要求。在黑客盛行的時代，秘書人員也需要掌握高超的電腦技術，保護電腦中的公司機密等等。由此可見，一個工作能力強的秘書需要掌握的技術是十分繁多的。

再次是秘書工作的專業(yè)化程度加強。現(xiàn)在秘書的存在實際上非常普遍的，不像以前只有政府官員，企業(yè)領導等才有秘書，而且秘書的種類，秘書的服務對象也日趨增多。秘書從工作性質劃分，可分為機要秘書、信訪秘書、外文秘書和會議秘書。從秘書的來源與服務對象來分，分為公務秘書與私人秘書。據(jù) 《美國秘書行政管理》一書介紹，美國秘書分為社會秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書、公共關系秘書、學校秘書五大類。隨著社會的發(fā)展， 秘書的專業(yè)化程度也越來越強了。

二、新形勢下秘書工作存在的問題

當前隨著網(wǎng)絡時代的到來，日新月異的變化發(fā)生了，但是隨之而來的更是有大量的問題。對于秘書工作，在我看來問題主要有4個。

第一是秘書人員盲從領導的指示和任務。當領導下達指令時，盲目聽從執(zhí)行，在領導錯誤決策時造成的后果影響可能難以彌補，將會有損領導的威信。出于怕受到領導責罵或者是不敢挑戰(zhàn)領導的權威等原因，大多秘書人員都不會提醒領導，更甚至為博得領導歡心而阿諛奉承，火上澆油。

第二是秘書人員忙碌于搞庸俗的人際關系。秘書人員的主要工作就是領導的參謀、耳目，需要協(xié)調領導、部門、領導與部門、上級與下級的關系。但是現(xiàn)在存在一種情況就是秘書人員沒有一顆端正的心，處理問題時從個人利益或小團體利益出發(fā)，在看人時，搞遠近親疏，在給領導出主意時泄私憤，圖報復，趁此奏本。協(xié)調關系并不等于去搞庸俗的人際關系，巴結領導和打著領導的旗號去謀取私利。[1]

第三是秘書人員工作范圍不明確。新形勢下的秘書工作已經(jīng)不再像以前那樣只是事務性的工作，而且秘書工作的范圍隨著工作事務、領導需要等的繁雜變得更加廣闊。許多秘書人員思維仍然停留在以前的范圍內，只做事務性工作，而忽視了領導的切實需要以及許多新形勢下增加的工作量

第四是秘書教育方面存在缺陷。秘書人員多為文科專業(yè)畢業(yè)的學生，如漢語言文學專業(yè)，政治學專業(yè)。在秘書工作所需要的法律、經(jīng)濟、醫(yī)學等方面存在很大的缺陷和不足，秘書人員在從事工作過程中肯定會遇到很大的困難，組織能力，管理經(jīng)驗等都需要被提高加強。在這樣的情況下，秘書人員在入職前是很有必要進行職業(yè)培訓的。

新形勢下，秘書工作越來越需要新型人才，秘書人員應該與時俱進，提高自身工作能力，爭做全能型秘書。

三、新形勢下如何做好秘書工作

第一，具備優(yōu)良的品質與政治素養(yǎng)。這是作為一名合格的秘書的基本要求。只有具備了這一點秘書人員才能擺正自己的心態(tài)，全心全意為領導服務。工作中要謹言慎行，不阿諛奉承領導。嚴守秘密，堅守崗位。處理事務性工作之外的政務性工作需要的能力也要具備，提高政治素養(yǎng)，關注時政。

第二，加強自身的組織協(xié)調能力與管理經(jīng)驗。這是屬于秘書工作范圍內的，一個合格的秘書要為領導協(xié)調好上下級以及平級之間的關系，管理好職權范圍內的人員，讓領導不為瑣事煩惱。要在了解本部門工作特點的基礎上，熟練掌握辦事環(huán)節(jié)與程序，提升工作效率。對接觸的具體事務要認真學習，觀察領導、他人在處理事務時的方式，總結學習，充實自身的閱歷與經(jīng)驗。[2]

第三，提高自身的知識儲備和加強自身工作能力建設。秘書人員在入職前應接受職業(yè)培訓，而且在平常也要彌補自己知識的短板，在自己所不擅長的領域要多加學習。加強自身工作能力建設是要與時俱進的，如電腦技術，寫作能力等等。具有篤學不倦的精神，提升自我知識境界。

第四，要有敏銳的觀察力和洞察力。作為秘書，在領導詢問意見時，可以向領導舉薦合適培養(yǎng)的人選，要足夠了解手下的人員。在平時的工作中和生活中，要多加觀察，勤加思考，關注細節(jié)，為領導在決策時提供幫助，分析潛在的利弊得失。

第五，要有良好的工作作風。作為秘書，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。身為領導的得力助手，一定要認清自身的定位，處事公正，對于出現(xiàn)的矛盾要認真化解。要保持踏實的工作狀態(tài)，具有大局觀，嚴格遵守組織紀律，不將個人情緒帶入工作中。切忌以高高在上的姿態(tài)去面對職工，一定要虛心聽取廣大職工的建議，從而為工作的開展提供有利的依據(jù)。[3]

結語

秘書人員要提高自身工作能力，適應社會進步的需要，協(xié)調好上下級之間的關系。在端正心態(tài)，提高知識儲備等方面要做好，同時要戒驕戒躁，為成為一位合格且優(yōu)秀的秘書而努力。新形勢下的秘書工作任重而道遠。

參考文獻：

[1]王立安.做好新形勢下的秘書工作要處理好六個方面的問題[J].辦公室業(yè)務，2008（05）.

[2][3]秦斌.新形勢下如何做好企業(yè)秘書工作[J].山西青年，2015（22）.