國有企業人事檔案管理問題探析

【摘要】：隨著我國國有企業的改制，企業產權發生變動，隨之而來是的國有企業的人事檔案工作的變化，檔案管理人員工作任務量繁重的問題。這樣的現狀要求改制國有企業對企業員工的人事檔案進一步規范化和標準化，以便最好在改制和重組國企人事檔案信息的遷移和借閱。但是，縱觀目前我國國有企業的人事管理現狀，發現仍然存在著不少的問題。本文明確國有企業人事檔案管理現狀，對其存在的問題進行分析，嘗試著提出規范我國國有企業人事檔案管理的相關對策。

【關鍵詞】：國有企業；人事檔案；管理；對策

一、國有企業人事檔案管理概念及特點

國有企業人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是企業員工個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。一般企業檔案具有以下全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性等特點。

二、當前企業人事檔案管理存在問題

當前，國有企業人事檔案管理存在以下主要問題：

（一）重要性認識不夠，導致管理不規范，歸檔材料不齊

在國有企業，大部分人事檔案管理職能就放在人事管理部門，問題就在于人事管理領導對人事檔案管理也不了解，主要是沒有配置足夠多的人員來滿足工作需要，總認為有一人管就行。筆者前段時間遇到這樣一件事：企業社區改革，學校、醫院等要分離到社會，涉及這些機構的人員人事檔案全部要轉移，這時才發現，原有管理不規范，要重新整理，短短時間組織和動員了近百人來整理這部分人的人事檔案。還有最重要的問題，人事檔案卷內的檔案不能充分發應個人工作情況，每年應歸檔的材料沒有及時歸入個人檔案內，問其原因，忙不過來。

（二）人事檔案人檔分離和斷檔現象比較嚴重

總結歸納為以下兩方面：

（1）人走檔留。人才流動性增大，但由于很多客觀原因，很大部分人的檔案并沒有隨之調走，仍留存在原工作單位。由于人員走了，封存起來成為死檔。檔案管理人員無法對此人的檔案進行更新，離職后的工作經歷一片空白。

（2）不查看檔案，不及時調回檔案。企業將人才引進后，很少有人去查看求職者的檔案，用人單位基本上以個人在實際工作中的業績來考評員工。造成人事檔案托管在人才市場，造成該員工在該單位沒有檔案。

（三）人事檔案管理仍停留在手工的傳統管理階段國有企業人事檔案信息化建設，基本上沒有起步，更多熱衷于搞HR 系統，但對人事檔案這塊沒有規劃和涉及，有的也只是弄一個目錄而已，以及在人事檔案的利用上，大打折扣，造成較大的資源浪費。

三、解決問題措施

國有企業人事檔案管理牽涉到企業每一位員工的切身利益，要以高度的責任心認真負責做好每一項工作，針對以上的問題，提出以下解決措施：

（一）.提高對人事檔案的重視程度

物質決定意識，反之正確的意識可以指導實踐，要想做好人事檔案管理工作，首先就得需要提高對人事檔案管工作的重視程度，加大宣傳力度，轉變管理意識，首先要從企業領導層面的思想入手，讓他們真正明白檔案管理工作對于企業發展的長遠價值和意義，增強檔案意識。其次，企業管理者也要加深對企業員工檔案意識的培訓工作，督促其認真真實填寫自己的檔案資料。對于檔案管理工作人員，更要嚴格做好入職培訓工作，提高他們的檔案意識和工作能力，積極鼓勵他們使用信息化的管理辦法，從源頭上保證人事檔案管理工作的快速便捷，另外行政部門也要做好對檔案管理部門的工作的監督，杜絕偽造虛假信息，保證每一個員工的合法權利，為公司創造良好的用人環境。

（二）.人事檔案內容真實有效

要想提高人事檔案的利用價值，首先必須保證人事檔案信息填寫的真實有效性，及時更新員工檔案信息，每個員工所取得的成就、工作經歷、所犯錯誤等信息都要真實填寫，隨時更新，以保證企業領導更好的配置人力資源，做好企業的管理工作。除了要及時更新人事檔案信息之外，更重要的是要保證人事檔案信息的真實有效性。檔案是記錄一個人社會經歷、工作經歷、違法亂紀的重要載體，它呈現了某個人在社會上的軌跡和做出的成績，是企業評價一個人的重要參照物，這就不可避免的會發生某些人偽造檔案，美化信息的現象，針對這種情況，要給予嚴厲的懲罰制度，降低檔案人的投機取巧性，充分保證每一個檔案人真實有效。檔案管理人員要做到對個人檔案信息保密，不能隨便出借或者出賣檔案人的個人信息，充分保證個人信息的隱私性。

（三）.以規范化、標準化要求人事檔案管理工作

緊隨時代潮流，及時更新檔案人信息，是目前人事檔案管理發展的重要方向，充實人事檔案的內容，例如加入反映個人技術專長、業務水平、工作業績等方面的內容，幫助現代企業可以快速高效便捷的尋找到需要的人才。而從管理模式上看，人事檔案的管理更應該規范化和標準化，要作為企業的一個重要組成部分和科學的管理理論和實際工作經驗相結合，建立一套適合自己企業的規范化、標準化的人事檔案管理方法，形成系統的管理體系，把管理制度、管理職責、檔案借閱、檔案保管條例等規則都要明確清楚，并且在實施的過程中嚴格執行，維護人事檔案管理制度的規范性和標準化，樹立現代人事的管理理念，不斷學習，不斷進步，從事務性管理向人本性管理轉變，真正提高企業的人事檔案管理水平，以適應公司對人員的有效需要和儲備，提高員工的工作積極性和競爭主動性。

（四）.應用信息化技術存放檔案

現代化的人事檔案管理需要引進先進的管理理念和信息化的管理系統，這就需要企業加大對人事檔案管理工作的管理，充分利用HR系統、硬件設施等計算機，以及現代化的通訊設備。在原有檔案資料的基礎上，開發相應的管理信息軟件，確保軟件的安全性，實現信息化和數據化需要從認識檔案的有效管理開始，提高人事檔案的使用價值，服務于企業的人事管理和發展。這樣不僅可以節省檔案管理人員的工作時間和降低工作難度，還能夠讓用人單位在較短的時間內找到自己需要的人事檔案信息，不僅提高了工作效率，而且也實現了檔案資料的信息化儲存，從而使人事檔案管理方式從傳統的裝訂紙質到現代化的信息管理方式轉變。值得注意的是，應用信息化的技術存放檔案，需要警惕黑客或者不法分子對于檔案管理系統的破壞，造成個人檔案信息泄露，給個人和企業造成不可避免的損失，為了防止這一點，企業應當引起一批計算機人員，定期為檔案管理信息系統進行系統的升級和防護，充分保證員工檔案信息的安全性和隱秘性，維護企業的利益。

四、結束語

縱觀我國國有企業人事檔案管理的現狀和出現的問題，可以發現主要是思想意識和技術手段的落后，以至于現在很多企業的人事檔案管理還停留在紙質的階段，管理制度不健全，信息更新不及時，這不僅不利于提高企業的競爭力，而且會造成人員流失。所以改善我國國有企業人事檔案管理的現狀勢在必行，本文認為從以上四個方面入手，必定能從源頭和行動上改善我國國有企業的人士檔案管理現狀。

參考文獻：

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