檔案計算機管理的發展趨勢和應對策略探析

[摘 要] 隨著科學技術的進步，人們生活中很多事物都實現了信息化。大數據時代的到來，加快了信息化的發展。在大數據時代，數據信息的存儲面臨巨大的挑戰，以計算機為依托的檔案管理也不斷實現了信息化。電子檔案管理摒棄了傳統紙質存儲的弊端，近幾年的檔案管理工作逐漸取得了一些進步，但是如今的檔案管理中仍存在一些問題。主要梳理了當前電子檔案管理中存在的一些問題，同時對于檔案管理信息化未來的發展趨勢進行了分析，并提出一些提高檔案計算機管理高效執行的應對策略。

[關 鍵 詞] 檔案計算機管理；發展趨勢；策略

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）21-0148-02

大數據時代的到來加快了信息化時代的步伐，信息技術得到迅猛的發展，辦公自動化也得到了迅速提高。各行各業在進行信息數據的統計存儲的時候，傳統的紙質存儲形式暴露出很多弊端。跟隨時代前進的步伐，當今時代的信息化發展趨勢就要求檔案管理實現電子化辦公。檔案信息管理的電子化實現摒棄了傳統檔案存儲的一些弊端，提高了工作效率，實現了文檔錄入的高校辦公，同時也有助于推動我國在各行各業電子信息化的發展。本文主要梳理了當前電子檔案管理中存在的一些問題，并且進一步分析了信息化管理的發展趨勢，同時為了順應時代的需求，提出一些應對策略來實現檔案管理的高效執行。

一、電子檔案管理的現存狀況

（一）軟硬件受限

電子檔案的管理是依托計算機等各個電子設備，在平時的檔案管理中如果無法保證基礎設施的供應以滿足存儲的需求，那么檔案的存儲也就無法得到高效執行的保障。在當今管理中，某些部門存在經費有限的問題，這就制約了設備數量的擴增，從而影響電子設備數量的有限利用，無法使檔案的管理得到有效施展。同時現如今需要存儲的文件多種多樣，每一個人存儲文件的形式也不同，當他人需要調閱的時候就會出現格式不兼容或者受限的問題。因此在檔案的存儲與管理方面需要有一個統一的標準，方便以后不同部門的調閱。軟硬件雙方面的限制使檔案管理實現信息化變得舉步維艱，同時也不利于整個時代信息化實現的進程。

（二）網絡安全性不高

網絡安全問題一直是計算機管理方面要重視的一個環節，有些部門存儲的是一些機密文件，一旦丟失就會嚴重損害到自身的利益。然而，部分地方對計算機的網絡安全意識比較薄弱，沒有很好的防范措施。有些病毒或者人為的肆意入侵增加了檔案管理和信息泄密的風險，針對這種泄密人們又不能很好地察覺，采取的補救措施往往也是無濟于事。這就導致信息的流失與保密管理背道而馳。這種警惕意識薄弱、安全意識較差存在的弊端阻礙著社會和諧發展的要求，同時制約著信息化的進步。

（三）專業信息管理人員的匱乏

檔案管理者是直接與計算機接觸的人，作為一名信息管理者需要有專業的計算機知識。在當今網絡信息化的時代，各行各業都需要用到計算機專業人才。然而對于檔案管理方面，人們容易疏忽一件事情，認為懂得計算機操作就可以應對管理事件，這就導致一些非計算機專業的人從事檔案管理，導致計算機相關人才在部門中的比例很低。專業化的管理人才的缺失會導致有些工作無法進行。比如有些機密性高的信息管理，檔案管理方面專業人才缺失，很容易導致機密性文件的缺失，這就要求管理人員掌握專業的安全管理的知識，才能夠應對突發事件，進一步強化文件存儲的安全性。

（四）信息無法實現永久保存

現在的時代是一個信息轟炸的時代，任何行為都會產生信息數據然后被存儲。大數據時代的到來加強了人們的信息存儲管理意識。有些地方在信息管理上存在的問題是：文檔信息不能實現永久保存，因為隨著信息存儲數量的增多，計算機的容納有限，有些文件在管理上就會出現丟失，不能夠保障其良好的完整性。同時計算機很容易意外故障，比如正在錄信息的同時突然斷電，由于沒有及時保存文件信息就會導致信息的缺失，或者由于操作人員的疏忽造成計算機的格式化就會失去之前所有的檔案信息造成重大損失。

二、檔案計算機管理信息化的發展趨勢

（一）檔案管理標準化

現今檔案管理存在標準不統一的一些弊端，未來的檔案管理會實現統一的標準化。隨著信息技術的不斷發展，相關多媒體信息的采集、數據的存儲、信息的管理以及相關網絡和管理軟件都會逐漸實現標準化，從而使檔案管理秩序有效地進行。檔案的標準化實現統一、簡化、協調和最優的特性，同時滿足經濟有效地需求、簡化相關運作模式精簡出能夠滿足全面需求所必要的高效能的環節。為了使標準的目的能夠達到整體功能的最佳效果，在檔案管理的同時要協調好使用對象以及存儲對象的關系，協調有效的方式建立平衡。統一標準化的發展趨勢為科學管理奠定基礎，有助于促進檔案管理高效的運行。

（二）注重專業人才的培養

根據前文所述可知，在以往的檔案管理中，對管理者的要求并不高。隨著網絡技術管理的不斷普及，這對檔案管理人員的職業素質提出了更高的要求。大量的信息數據需要運用專業的知識手段進行存儲整理，相關的計算機操作必須達到熟練，不斷地構建自身的知識體系以滿足信息化時代對復合型人才的要求。檔案管理者的選拔也不斷面向信息技術的人群，同時當下檔案管理者人員也在不斷積極參加各種檔案信息管理的技能知識。每個人在勝任工作的同時也要提升自身的職業道德，遵守職業規矩從多方面嚴格要求自己。

（三）信息技術水平的提升

時代在不斷發展，信息技術的發展最近幾年在中國突飛猛進。在我們的生活周圍處處存在不同形式的信息技術，大數據時代的到來挑戰著人們的思維意識，人們正在積極參與應對信息大爆炸的時代。同理檔案的信息化也要步入這樣一個隊列，在檔案管理方面更加科技現代化，在未來檔案的管理操作也更加智能化。在檔案管理方面，要正確樹立與之俱進的意識，要不斷地順應時代的方向來提升檔案管理的科技水平。并且我們要從加快檔案管理的目的出發，充分發揮信息化進步對于信息管理所帶來的價值。

（四）網絡安全性提高

在任何一個信息行業網絡安全都是被高度重視的，檔案管理的信息化也在不斷強化網絡安全的意識。有時候檔案的管理涉及機密性的文件，在進行管理的同時更加注重對數據安全的管理。在安全方面正在展開積極有效的手段不斷地強化，相關人員也正不斷強化相關方面的培訓，把網絡安全當作關鍵性的問題?，F在相關的領域的專家正在不斷探索新的網絡安全技術，比如基于數據挖掘的入侵檢測技術、基于生物免疫的入侵檢測技術等。

三、強化檔案管理計算機化的應對策略

（一）加強基礎設施建設

檔案管理所用的設備是積極有效開展檔案管理的基礎，在硬件設施的配備方面，應該強化相應的硬件設施，提高辦事效率。檔案電子化的存儲是在計算機上，由于計算機設備會存在偶然性的宕機，那么管理的資料就都會找不到或者丟失，這時候進行電子存檔的同時就要考慮文檔的多備份。這就需要多個服務器的支持，領導應該予以支持，多準備幾個服務器進行文檔的備份以防文檔的丟失。檔案的管理離不開軟件支持，有時候對文檔的管理需要軟件的實施便利、規范化以及標準化，這就需要相關人員在軟件升級發方面不斷努力，從而高效的實現文檔的歸檔統一、保管安全以及使用的有序。

（二）不斷提升管理人員的職業道德素質及專業素養

從事任何一項工作首要的就是有職業道德，對所從事的工作要有責任心。因為對于一些機要機關文件而言，保密工作是一項必要要求，如果職業道德低下很容易導致機密文件的泄露或者被惡意者偷窺。同時要不斷地強化所需要的計算機的專業知識，不僅要懂得使用軟件存儲文檔信息，還要學會對于一些突發事件比如宕機等事件能夠積極有效的展開工作，高效處理問題，以提高工作效率。信息時代發展要求每一個管理人員懂得與時俱進，相關單位要予以高度的重視，針對檔案的信息管理可以為他們提供機會進行相關的培訓。同時在進行管理者人才招聘的同時要加大相關知識專業的人才的比例，不斷優化單位或企業的人才結構。

（三）強化網絡安全意識

計算機網絡安全是高校展開工作的前提，管理者應當建立合理的信息使用機制。比如在使用檔案管理軟件的時候，推出一名管理員專門負責使用者的權限設置，不同級別的人應當有不同的權限，這就防止人為的肆意篡改的現象。在一些調查研究中，我國面臨著嚴峻的網絡安全形勢，病毒漏洞數量激增，網絡攻擊也愈演愈烈。管理者在平時辦公的同時要做到定期進行網絡診斷，加大信息安全檢查力度，及時發現問題、堵塞漏洞，從根本上消除安全隱患。在辦公管理的同時也應制定相應的相關的安全行為準則，規范每個人的行為，實現檔案的有序管理。另外要學會利用先進的網絡管理技術與平臺，借助于網絡技術和網絡工具以保證網絡優化環境的正常運轉。

（四）積極有效的管理制度

提高檔案計算機管理的基本規范就是建立一套積極有效的管理制度，只有將檔案的管理制度實現科學規范化，才能夠促進檔案管理在計算機上的有效推進。在每一個企業單位或者部門，領導層都應該高度重視建立一套符合實際的規章制度，有了相應的制度支持，每個人才能更加富有責任感的展開工作。這樣也能夠推動管理工作的順利實施，加強對檔案管理的重視，嚴格的執行規章制度。同時相關領導也要學會與時俱進，針對信息的發展適當的根據實際情況調整相關管理制度，從而有效地實現對未來管理信息檔案工作的探索與構建。

通過本文分析可知，當今檔案計算機管理的實現推動了管理者的辦事效率，然而正如本文前述可知，當今的檔案管理在基礎設施、管理人員的專業素養以及網絡安全等各方面都存在一些弊端。同時針對這些出現的問題，在文中提出了相應的應對策略以便加強檔案計算機管理的更好進行。要想與時俱進就必須有效地利用信息化為工作開展帶來的便利因素，不斷掌握先進的信息管理技術，提出有效的管理放法，從而實現檔案管理制度的科學化，不斷推動檔案管理工作的順利進行。

參考文獻：

[1]金永振.論檔案管理的信息化[J].科技經濟導刊，2017（2）.

[2]劉海濤.淺談檔案管理的信息化發展趨勢[J].科技創新與應用，2014（31）.