論電子文件檔案管理與傳統檔案管理

金珂

摘 要：計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的歷史進程，尤其是二十一世紀以來，電子信息技術的迅猛發展，更使人們的溝通方式和生活方式發生了極大的改變。在這種情況下，檔案管理也由原有的傳統管理模式，逐步實現了信息化管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別

紙質資料是傳統檔案管理存儲的主要內容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現形式。與傳統的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網絡技術，不僅實現了檔案的存儲，還實現了資料的傳送和處理。

當前，信息化、多元化成為時代發展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發展趨勢。

1.電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段，而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質文件有著非常明顯的區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不能采用傳統紙質檔案管理方式來管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

2.電子文件檔案化管理的特點

電子文件檔案是在社會生活中不斷發展起來的，它是指通過電子計算機網絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案與傳統紙質檔案相互對應、相互關聯，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經過計算機網絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如U盤、磁盤等。當使用者想對其進行利用時，就可以通過電腦等設備調出并查閱相關的檔案信息內容。與傳統檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統的紙質檔案內容比較直觀，使用者不用借助其他設備進行查閱，而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統的紙質檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送，而電子檔案可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響，而電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統的紙質檔案的保存環境比較復雜，而且需要占用一定的空間，而電子檔案則不同，它不需要較大的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要有較強的防磁條件。

3.電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

3.1 保管方式不同

電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計算機和現代技術的不斷更新，載體的老化將導致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統的檔案管理在一般情況下，不會出現檔案信息丟失的問題，并且具有紙質備份。同時，由于無需網絡的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。

3.2 歸檔方式不同

可重復性和可逆性是電子檔案不同于傳統檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內容失真的可能性。與之不同的是，在傳統的檔案管理工作中，在進行歸檔操作時，同類檔案之間的聯系較強，擺放檔案時，也是按照科學的順序來分類的。檔案管理人員依照相應的程序來進行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來，這一點保證了檔案的真實性與原始性，彌補了電子檔案管理的不足。

3.3管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊屬性，可實現檔案的一級化管理，為此，檔案管理部門在收到檔案的同一時間，及時將檔案進行編號，同時制定與其對應的分類號、檔案號，按照上下行文間的聯系給出檔案號，在對檔案進行歸檔的同時便于相關信息資料的檢索和查詢。使用者只需要給檔案進行分類編號，就能夠方便的查出相關檔案資料及其相應的上下級行文、附件，這樣能夠促使檔案管理人員工作量的大幅度降低。

傳統的檔案管理在分類的過程中，需要進行手工分揀，根據不同的類目要求和類型的區別，對各種文件材料進行手工整理，不僅要耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了工作難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效地克服了這一問題。

4 .紙質檔案與電子檔案應并存管理

國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行更深層次的分析便可以發現，紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮著各自的優勢。紙質檔案是保存和反映歷史真實面貌的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮了巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

5.總結

電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理，檔案管理人員應該在進行傳統檔案管理的同時融入電子檔案管理的優勢，進一步提高檔案管理的質量。

參考文獻：

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