數字信息化背景下醫院檔案管理的創新措施

宋春燕

摘 要：本文從醫院檔案管理的現狀出發，分析了數字化信息在醫院檔案管理中的意義，最后提出了數字化信息背景下醫院檔案管理創新措施的對策和建議，希望有助于促進醫院檔案管理的發展。

關鍵詞：數字信息化；醫院檔案管理；創新措施

1.數字化信息對醫院檔案管理的意義

數字化信息技術在整個醫院管理系統中的應用極大地提高了管理效率和運營效率，同時也系統地規范了信息管理行為，使得醫療人員信息、管理信息和患者病例信息的管理更加清晰，改變了過去低效的文件保存和傳輸方式，同時也降低了運營成本，大大提高了醫院的整體競爭力。

1.1有利于社會發展的需要

如今，我國數字信息的發展速度日新月異。互聯網的全面普及有力地推動了數字信息的建設，不同規模的各種數據庫的統計管理不斷滿足人們日益強烈的信息需求。然而，傳統的檔案管理方式已經不能滿足當前醫院檔案工作的需要，加強醫院檔案工作的數字化信息管理是適應社會發展的客觀需要。

1.2有利于醫院檔案信息的整合和共享

對于醫院來說，檔案管理的數字化信息化不僅可以降低檔案管理成本，提高管理效率，而且有利于檔案信息的共享。資源整合在醫院工作中一直處于非常重要的地位。與其他學科相比，醫學對嚴謹性、可靠性、科學性和客觀性有很高的要求。因此，門診和臨床醫務人員都需要查閱大量材料，以確保他們的醫療實踐不會失敗。醫院檔案管理的信息化建設有利于醫務人員更快、更方便、更高效地獲取他們需要的信息或資料，通過網絡搜索功能，他們可以更準確、更快速地找到所需的文件和資料，同時提高原始檔案的應用程度和范圍，更有利于醫院各部門和醫務部門的瀏覽需求。總之，數字化信息可以在更大程度上有效優化醫院檔案管理資源。

2醫院檔案管理的現狀

2.1醫院對檔案管理重視不夠

目前，許多醫院檔案管理采用了較為傳統的方式，這是當前醫院檔案管理落后的一個重要原因。因為檔案管理不是醫院的直接創收項目，大多數醫院都不愿意將時間和精力投入這項工作。這樣做的后果無疑會導致忽視醫院的檔案管理，更難以認識到信息化對檔案管理的重要性。

2.2醫院檔案管理信息意識不足

從當前醫院檔案信息化建設的過程可以看出，醫院對檔案管理信息化的認識普遍較低，一些檔案管理人員不專業，甚至“兼職”做自己的工作，只有當他們有空或完成自己的工作后，檔案才會被整理和管理。與此同時，管理人員對檔案管理的專業信息技術知之甚少，也沒有精力專門研究它，導致檔案管理仍然處于相對落后的水平。此外，一些管理人員沒有相應的專業知識，這也是檔案信息管理進展緩慢的原因之一。

2.3醫院的檔案管理制度不夠完善

管理制度不完善，也是導致醫院檔案管理落后的另一重要原因。就目前看來，很多醫院在建立檔案的時候缺乏統一的管理制度和模式，尤其是在基層醫院體現更明顯一些。導致醫院的檔案信息資源利用率低下，失去了檔案應有的價值。雖然很多醫院制定了有關檔案的管理制度，但是一般都是對各級、各類工作和人員的工作信息、職責進行的記錄，很少會系統的對檔案的制度進行考究，這就導致醫院的檔案管理工作呈現出一種隨意性。同時，醫院檔案管理也缺乏相應的制度考核和管理，工作也時常產生問題。最常見的有，缺乏完善的檔案借閱制度，導致歸還不及時，破損現象時有發生，并且還易發生檔案丟頁，丟失等現象，而且在尋找時，因時間較長和責任不到位極難落實到人，給檔案管理工作造成一定的損失。

2.4檔案管理人員綜合水平不高

檔案管理的工作既無聊又乏味，日復一日的工作內容使得大多數管理者缺乏工作熱情，更加舒適和懶惰，對工作質量的要求也更低。目前，一些醫院檔案人員處于多種職位，其中大多數不是檔案管理專業人員，而是從護理、行政、藥學和其他部門借調過來的，這導致了檔案管理員工的專業水平、文化素養和理論知識參差不齊。此外，醫院通常只注重培養科研和醫療方面的人才，沒有將檔案管理人員納入后備人才的培訓名單，這導致檔案管理人員缺乏科學和系統的培訓，他們無法享受繼續再教育，使檔案管理處于被動狀態。

3醫院檔案管理的創新措施

3.1加強醫院檔案管理對數字化信息化的認識和重視

開展醫院檔案管理的信息化管理和創新，主要是提高醫院檔案管理人員的信息化意識。首先，文件管理人員應該認識到數字信息對文件管理的重要性，并將數字信息視為文件管理的重要技術和方法。同時，要加強數字信息檔案建設，加大投入，進一步推動數字信息檔案管理的快速發展。其次，要加強數字信息技術，促進干部、職工和群眾的檔案管理，為信息檔案管理提供群眾基礎。第三，繼續加大醫院各部門對信息化的參與，積極動員各職能部門的參與與合作，將檔案管理信息化建設和醫療教學放在管理日程的首位。檔案管理與信息化有機融合、相互并存。

3.2不斷完善檔案管理體系

醫院的檔案管理部門應根據自身實際情況，制定統一規范的檔案管理制度，針對檔案的資料收集、錄入、完善、分類、保管等各工作環節進行統一規范管理，這是確保醫院檔案管理工作能夠得以順利開展的前提。只有提前制定一套完整統一的規章制度，才能使工作人員在日常管理工作中依照制度執行工作職責，做到有法可依、有據可循，確保檔案管理工作的順利進行。同時，還應當將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責任制，督促檔案管理人員的日常工作，進一步提高檔案管理工作的質量。

3.3加強檔案管理數字信息化建設

隨著數字信息技術的不斷發展，醫院檔案管理信息化已成為主要發展趨勢。因此，醫院需要加強檔案管理信息化建設，積極為檔案管理人員提供相應的硬件、軟件等基礎設備，使檔案管理能夠隨著互聯網技術的發展而發展，從而實現檔案管理數字化信息化的目標。例如，通過引入電子信息錄入系統等相關軟件，檔案管理人員可以通過與互聯網聯網建立完整的電子檔案，實現信息網絡化和共享，實現健康檔案的多渠道動態管理。這不僅可以減少醫院人力和物力的消耗，而且有助于快速發現、修改和改進未來的檔案信息，大大提高檔案管理的效率。

3.4提高檔案管理的服務意識

醫院是為社會公眾服務性行業，也是國家衛生系統中較大的窗口單位。實現社會公眾個性化服務需求，通過良好周到的檔案服務，由傳統落后，效率低下的人工管理轉變為數字信息化服務模式，不斷改變服務理念，創新服務方式，全面提升管理高效的工作人員專業素質，真正做到服務意識與時俱進，以適應檔案管理科學發展的新要求。

4結束語

醫院檔案是一種匯總數據，詳細記錄了患者醫療的整個過程。它們不僅是基本公共衛生的組成部分，也是疾病預防和控制的重要參考材料。這是醫院非常豐富的無形資產。通過查閱檔案，我們可以知道疾病在某個時間的峰值以及相應的治療措施，從而為臨床治療方案提供有力的依據。因此，醫院檔案管理應利用數字信息技術進行統一規范的管理，以確保檔案管理與時俱進，適應新時代的要求。

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