新時期如何做好人事檔案管理工作

王海艷

摘 要：醫院中的人事檔案管理工作也同樣發揮著巨大的作用，它不僅能夠為人力資源管理工作提供服務，而且也能為醫院專業技術人才隊建設和發展起著推動作用。本文主要針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行分析和討論。

關鍵詞：加強；醫院；人事檔案；管理

一、當前醫院人事檔案管理模式的問題

1、管理手段落后

人事檔案檔案基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、網絡化的程度不高，電子子化檔案的管理經驗缺乏，保密程度不高，影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。傳統的人事檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成，即存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計算機技術和通信技術密切相聯。它以紙質文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現出信息利用的價值。電子文件人事檔案資料的產生，給人事檔案的建設與管理產生新的問題，因其原始性與證據性難以確認以及壽命短、讀寫系統更換頻繁、維護其內容的準確性與機密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結構復雜等給鑒定與保管等出難題。

2、人事檔案材料不全

人事檔案材料不全究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3、檔案人員業務水平不高

人事檔案管理是一項細碎繁雜的工作。但由于各種原因，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，或者檔案人員平時不注意加強專業知識的學習和更新，基礎知識差，相關學科知識貧乏，又或者檔案管理人員專業知識缺乏或無暇顧及，以致檔案管理未能到位，也有許多檔案管理人員的管理水平只停留在經驗上，使檔案管理的水平落后于時代發展要求，缺乏創新和活力。

二、新時期如何做好人事檔案管理工作

人事檔案是提供人才信息的重要途徑，是人才的主要來源。真實準確的人事檔案是選拔人才的重要手段，只有全面掌握人才的信息，充分開發人才資源，才能夠為醫院選拔人才提供可靠依據，并以此提升醫院的服務質量。

1、加強對人事檔案管理的認識

人才是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院乃至社會創造效益。隨著人事制度改革的不斷深化，干部檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認定等一般性日常管理外，對醫院公正、客觀地培養和使用干部，合理開發人力資源提供了重要依據。因此，人事檔案是重要的信息資源，醫院應重視人事檔案管理工作，改變傳統的檔案保管觀念，樹立對人事檔案信息開發利用、為醫院發展服務的新觀念。

2、改革舊有管理模式

醫院的人事檔案管理制度在近年來逐漸朝著更加透明、更加開放的方向發展，為適應新時代的要求和市場浪潮，醫院人事檔案管理模式也需要及時地進行自我調整。從整體上來說，醫院人事檔案管理工作要由專門的管理部門進行專職處理，并專門選聘員工，而非隨意選擇工作人員兼管。此外，所有醫務工作者的檔案應統一由當地人社部門管理，從而確保人事代理制與戶籍制度能夠得以維護，這對于醫院人事檔案管理工作新模式、新思路的構建有很大幫助。

3、完善人事檔案管理制度

人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。醫院應建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假，查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞、保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

4、實現人事檔案信息化管理

信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢，實現人事檔案現代化管理也是必然趨勢。由于計算機存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。將計算機技術應用到檔案工作中，將極大地提高檔案的檢索速度，對數據查詢又快又準，實現檔案信息綜合管理和利用。讓人事檔案紙質與數據格式并存，大大地提高檔案的利用效率。對醫院合理配置人員、開發人才資源，促進醫院快速發展起著重要的作用。

結束語

人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，醫院人事檔案管理工作有著不可替代的重要作用。伴隨著我國社會主義市場經濟的發展和醫藥衛生體制的變革，醫院人事檔案管理工作在醫院的科技發展和人才振興等方面將會扮演著越來越重要的角色，只有充分保障檔案管理工作的規范化、科學化，才能夠使醫院的日常運行與管理更加穩定、高效，進而更好地為社會和廣大人民群眾提供服務。

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