如何做好企業檔案管理與利用工作

唐克倫

摘要：檔案工作對于每個企業都非常重要，檔案工作能夠提高企業的工作效率和工作質量，便于企業管理人員能夠及時的了解企業的整體經營狀況，做出適當的調整，檔案工作也能夠向社會各方提供企業成果，為企業的發展奠定良好的基礎，那么，如何做好企業檔案管理與利用工作是非常重要的，本文主要講的就是如何做好企業檔案管理與利用，從三個方面來談，一是做好企業檔案管理與利用工作的重要性，二是做好企業檔案管理與利用工作的原則，三是做好企業檔案管理與利用工作的策略。僅供參考。

關鍵詞：企業檔案;管理;利用

1 做好企業檔案管理與利用工作的重要性

企業檔案在企業的經營和發展中有很大的重要性，企業檔案的各種材料證明著企業發展的歷史章程，一個好的企業一定是有一個好的企業檔案室的，那么，做好企業檔案管理與利用工作對企業的發展和成長都有哪些重要性呢？首先，企業檔案是企業科技發展的催化劑，檔案就是一個企業的地基，只要有企業檔案的存在，企業的科技發展才會是牢靠的，在一定時刻，企業檔案會加快企業科技發展的速度，成為催化劑一樣的存在，所以說，做好企業檔案管理與利用工作至關重要;其次，企業檔案是企業文化的重要部分，前面說企業檔案非常重要，對企業的發展有著很大的作用，那么企業文化就是企業成功的金橋，企業文化中也包括企業檔案，那么，企業檔案的管理與利用工作就能夠促進企業可持續發展;最后，企業檔案能夠直接體現企業的經濟效益和社會效益，一個企業的經濟效益和社會效益變化幅度能夠通過企業檔案直接表現出來，這可以為企業管理者作出決策提供標準，因此企業檔案也是企業資產的一部分。

2 做好企業檔案管理與利用工作的原則

2.1 統一管理

企業的檔案管理與利用都應該是統一管理的，企業要建立統一的企業檔案管理與利用制度，企業中的檔案都應該實施綜合管理、綜合領導。

2.2 維護企業檔案的完整與安全

企業檔案工作最重要的就是要保證企業檔案的完整性與安全性，企業檔案在數目和數量上要和企業的發展歷程相匹配的。在內容上是完整的，企業檔案要包括企業中所有的工作活動產生的文書和資料，最大程度的保證企業檔案的完整性，防止別人篡改企業檔案;同時要加強安全性，確保檔案資料的保存與管理都是在安全的環境下管理。

2.3 便于對企業檔案的有效利用

對企業檔案的有效利用是最終目的，做好企業檔案管理與利用工作，能夠從中以最快的方式找到有利于企業發展和成長的有效檔案，這也就是為什么企業檔案工作能夠一直發展下來的原因，所以說，對企業檔案的有效利用貫穿于整個企業檔案工作的過程，也能夠檢測企業檔案工作的工作效率。

3 做好企業檔案管理與利用工作的策略

3.1 提高對企業檔案工作的認識

檔案是一個企業發展和管理的真實寫照，通過檔案能夠清楚的了解到一個企業的企業文化和發展歷程，隨著市場經濟的不斷發展，中國也早已加入世界貿易組織，中國在不斷的與世界經濟文化接軌，要做一個適應世界經濟形勢發展的現代企業，企業的檔案部門也應該做出相應的改變，發展創新，讓檔案管理人員和其他部門人員對企業檔案工作有一個正確的認識，檔案部門應該主動“走出去”，科學并且客觀的分析企業不斷出現的新問題，培養一批“敢說、敢做”的工作人員，檔案部門也應該適時的和企業其他部門多加溝通，積極的配合其他部門的工作，做好企業檔案管理與利用工作，檔案部門也要經常和企業管理者溝通，讓他們知道企業檔案對企業發展的重要性，讓企業檔案部門和其他部門一起向前走，為企業的發展貢獻自己部門的一份力量。

3.2 提高檔案管理人員工作素質

為了做好企業檔案管理與利用工作還要多多的注重檔案管理人員的工作素質的提高。在工作過程中，工作人員必須有良好的職業道德，服務質量必須過關，恪盡職守，遵守企業檔案管理工作與利用規范，檔案管理工作人員要有極高的專業素養，對自己的工作內容和工作專業知識要熟悉，還應該在自己原有的知識儲備量上，提升自己的業務能力，為自己的工作崗位出一份力，讓企業檔案管理與利用工作有一個新的水平。

3.3 加強企業檔案標準化建設

企業檔案部門應該加強對企業檔案管理與利用工作的標準化建設，檔案是企業所有的，企業檔案部門的工作人員應該具備保護檔案隱秘的義務，檔案應該有明確的歸檔制度，檔案管理人員應該嚴格遵守歸檔制度，對于歸檔制度的執行情況，企業中應該有專業的工作人員跟蹤檢查，形成嚴密的查閱歸還制度，做到真正的有跡可循;其次，企業檔案部門要有一套系統的檔案管理流程，對管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號都應該有標準化的流程，形成規范化管理體制，做好企業檔案部門工作，加強企業檔案的標準化建設。

綜上所述，要做好企業檔案管理與利用工作，需要企業檔案部門中每一個工作人員的共同努力，不光需要企業檔案部門有規范的管理制度和合理的工作流程做支撐，更需要企業檔案部門不斷適應現代社會的進步發展，適時的做出改變，順應時代潮流發揮創新能力，開創出企業檔案管理與利用工作的新局面以適應企業的發展，真正的實現企業發展和成長的良好局面。在企業檔案管理與利用工作中，工作人員要不斷提升自身能力，關注企業發展狀況，挖掘出真正對企業有利的檔案，以便管理者作出經營決策，讓企業走向成功，最終實現檔案工作的建設化。

參考文獻：

[1] 武亞芳.談談做好檔案管理工作的重要性[J].現代交際，2014（03）.

[2] 寧金萍.企業檔案管理的措施及效果[J].現代交際.2013（05）

（作者單位：四川省資陽市樂至縣童家發展區管理委員會）