企業常用事務管理系統設計與實現

倪華聰，吳鐵峰

企業常用事務管理系統設計與實現

倪華聰，吳鐵峰

（佳木斯大學信息電子技術學院，佳木斯154007）

隨著社會經濟以及計算機技術的發展，各企業利用計算機系統優化企業管理工作、提高管理水平的服務越來越多。從系統研究背景及意義出發，在分析系統業務流程和系統功能需求分析基礎上，采用BS結構及Java技術對系統進行設計，系統主要功能包括公文管理、通知公告、會議管理、系統管理等。給出了系統總體功能結構圖以及公文管理流程圖。系統的使用，改變了公司原有的工作模式，在員工工作效率、時間管理等方面有積極影響。

SSH2框架；B/S模式；事務管理

1 引 言

隨著社會經濟以及計算機技術的發展，各企業利用計算機系統優化企業管理工作、提高管理水平的服務越來越多[1]。采用信息化、自動化的工作方式，使企業日常管理更加規范、高效、精細，可以提高員工的個人信息化素養，提高企業的工作效率、節約勞動力[2]。系統將企業常用事務進行集中管理在很大程度上可以降低管理成本，提升管理水平，對公司未來工作的發展也會起到極大的推動作用[3]。

在系統使用技術方面，首先，為了保證系統工作管理流程劃分清晰，根據企業工作業務流程引入工作流程引擎，用該工作流程引擎來管理整個過程的事件流，滿足系統內業務同步控制的要求[4]。其次，在系統架構方面采用較為流行的B/S模式，選擇MySQL數據庫和Tomcat6.0應用服務器，利用面向對象的方法和結構進行系統設計，采用SSH2（Stmts2+Spring+Hibernate）三層架構和Java跨平臺語言進行開發。在系統模塊中加入公文、公告，項目在線審批、傳遞和發布等多項功能，提高企業公文的流轉速度，方便用戶使用和查詢[5]。

2 系統的需求分析

系統用戶包括三個級別：普通用戶、領導用戶和管理員用戶。普通用戶可以登錄、退出平臺，可以在權限范圍內使用系統常用功能，例如查看公告、接收公文、查看會議通知等；領導用戶負責審核公文、發起會議通知、審核公告等；管理員負責系統的管理，包括系統用戶的管理和權限的分配等。

2.1 系統的業務流程需求分析

公司常用事務管理系統主要由公文管理、通知公告、會議管理、系統管理這四個模塊組成。下面介紹關鍵模塊的流程。

（1）公文管理流程

公文是公務文件或公務文書的簡稱。公文管理包括公文創建、公文審批、公文發布、公文查詢等流程。用戶登錄系統后，信息需要在權限內才可以顯現出來。為保證信息的安全性，在非權限范圍內系統將會自動屏蔽重要信息。公司員工（普通用戶）在公文創建后只有在通過上級領導用戶的審核后方可發布。公文管理流程圖如圖1所示。

圖1 公文管理流程圖

（2）公告、會議管理流程

在公告、會議發布之前，用戶首先需要進行登錄，再進行身份驗證，驗證通過后便可以申請會議安排、公告發布。在會議安排、公告發布時，系統會在發布頁面自動生成發布時間，并且將發布會議、公告的標題、部門和級別存入數據庫中，數據庫自動按輸入關鍵字快速分類，使用Javascript語言對公告、材料、會議等內容進行審核，確保信息的有效性及完整性。文件可以以附件的形式發送，通過審核后進行發布，并且將相關資料發送給目標群體。

（3）用戶權限管理流程

不同的用戶組有屬于自己的不同的權限，只有通過系統分配的權限，用戶才可以實行自己的權限。在用戶進行權限校驗時，系統首先會讀取權限信息，如有不符權限的操作則會被系統視為操作無效；如果權限通過驗證，則會進入權限所對應的功能模塊。

2.2 系統功能需求分析

為了提高企業員工的工作效率，設計中的企業常用事務管理系統的設計目的在于有效管理資訊信息、嚴格監控管理、公正決策。該系統主要分為公文管理、通知公告、會議管理、用戶權限管理等功能模塊，通過系統各模塊的功能交互，實現各部門之間的事務運作。

（1）公文管理模塊

公文管理模塊主要包括四個部分：發文、收文、立項審批、公文驗收。系統具有強大的公文管理功能，其中"新增公文"、"發文監控"、"公文查詢"、"項目驗收"、"審批"等要求具有嚴格的規范。在項目驗收環節中，普通用戶填寫驗收申請書，提交到上級部門審核，上級領導用戶審核后將審批狀態變為通過審核，結束審核流程，再由普通用戶通過系統打印審核通過的申請書，簡化了流程。

（2）通知公告模塊

通知公告模塊管理用戶對公告的處理、操作主要包括：公告創建、公告發布、公告查詢、公告修改以及公告刪除。用戶在通知公告頁面中點擊“通知公告”鏈接，即可查看到系統發布的公告。點擊“公告查詢”鏈接可以按“關鍵字”查找公告。

（3）會議管理模塊

會議管理模塊包括：會議安排功能和會議室管理功能。主要包括會議申請、會議審批、會議統計、會議通知、會議查詢、會議新增、會議修改以及會議刪除等功能。

（4）用戶權限管理模塊

用戶權限管理模塊主要對系統中的用戶進行管理，功能分為角色管理和權限管理。用戶角色包括普通用戶、領導用戶、系統管理員等，操作包括新增、刪除、修改角色等；不同的角色有不同的權限，只有在權限范圍內才可以使用功能，這樣會使系統更加安全，避免越權現象發生，確保只有管理員才可以進入系統實施管理。

3 系統設計

3.1 系統架構設計

系統架構采用B/S(瀏覽器/服務器模式)結構設計，開發、維護簡單，數據實時性高，可以隨時進行瀏覽和查詢、統計等業務，方便快速決策。從系統安全角度出發，系統使用防火墻將應用部署和用戶訪問隔開，實現系統各模塊間的低耦合性，確保系統有較好的二次擴展能力，并有較高的可維護性。

系統邏輯結構為五層結構，由用戶界面層、服務層、業務邏輯層、數據存儲層以及外部接口層組成。

3.2 系統功能框架設計

通過上述的需求分析以及總體框架設計，企業常用事務管理系統的四大功能模塊分為：公文管理（包括發文管理、公文創建、公文審核、公文查詢）模塊、通知公告（包括公告發布、公告查詢）模塊、會議管理（包括會議安排、會議室管理）模塊以及系統管理（包括用戶權限管理、角色管理）模塊。

3.3 系統數據庫設計

數據庫設計是系統設計的核心組成部分，系統選用MySQL數據庫對系統進行數據庫設計，設定合理的數據結構。

E-R圖也稱實體-聯系圖，系統E-R圖如圖2所示。用戶發布公告，領導審核公告、會議信息、公文信息等，領導與會議信息之間是一對多（1：n）的關系，用戶與公告之間是一對多（1：n）的關系，管理員與用戶也是一對多（1：n）的關系。

圖2 系統E-R圖

為保證系統業務的正常運轉，數據表的設計對數據庫內容做了進一步細化。數據表包括字段名、字段類型及寬度。可以對數據表進行建立、查詢、插入、刪除、更改等操作。系統數據庫中主要的數據表功能、字段名及說明如下：

（1）用戶信息表（用戶ID、用戶編號、用戶姓名、用戶登錄名、用戶密碼、用戶角色、用戶權限、聯系方式、住址、性別）：記錄了所有用戶的信息，并且設定了權限級別，判斷用戶的使用權限，識別用戶的身份。在用戶注冊階段以及登錄階段，這些數據均為重要信息。

（2）公文審核數據表（ID、公文編號、評審日期、公文附件、用戶編號、工作人員編號、評審人員、評審意見、評審結果）：記錄了公文的審核信息。

（3）公文分類表（ID、類別說明、類別編號）：記錄了信息分類依據，將公文按照屬性進行具體的分類。

（4）待辦工單信息表（流水號ID、標題、工單類型、創建日期、當前狀態、創建人）：存儲的是用戶需要處理的工單。

（5）公文信息表（流水號ID、標題、創建人、ID、新建公文編號、審核狀態、標題、下一級協同人、內容、編輯審查、用戶、發布狀態、摘要、用戶編號、類別、公文附件地址）：該表將公文信息記錄在案，遵照用戶需求，達到管理公文信息的目的。

（6）會議信息表（會議ID、發布部門、會議開始時間、會議結束時間、會議地址、會議標題、會議內容）：記錄會議相關信息。

（7）公告信息表（公告ID、發布部門、公告標題、公告發布時間、公告內容、公告發布人、公告審核人）：存儲公告的相關信息。

4 系統測試

系統實現后，對各功能界面進行功能測試，測試方法選擇“黑盒測試”方法。以系統公文查詢界面為例。用戶或管理員成功登錄系統后，首先會進入主頁，然后點擊右側導航欄的“公文管理”，選擇“公文查詢”進入查詢頁面，系統公文查詢功能界面如圖3所示。在該界面上，首先確定查詢條件，例如“發布人”、“緊急程度”、“重要性”等，然后點擊“查詢”按鈕，可檢索出指定的公文，并可以查看公文詳情。經過測試，證實系統測試結果與預期結果相符。

5 結束語

圖3 系統公文查詢功能界面

系統采用B/S模式，使用MySQL數據庫和Tomcat應用服務器，利用面向對象的方法和結構，前臺編碼為HTML語言、Javascript語言，采用SSH2三層架構和Java跨平臺語言進行開發，深入研究了企業事務管理系統的各個功能模塊設計，實現了基于SSH2框架的可復用的數據訪問組件，減少了編程工作量。

[1] 趙曉東,劉海燕.辦公事務管理系統研究[J].辦公自動化,2016(16)：18-19.Zhao Xiaodong,Liu Haiyan.Research on Office Affair Management System[J].Office Automation,2016(16)：18-19.

[2] 孫衛琴.Java面向對象編程 [M].北京：電子工業出版社,2016：10-12.Sun Weiqin.Java Object Oriented Programming[M].Beijing：Electronic Industry Press,2016：10-12.

[3] 李軼.建筑規化管理信息OA系統設計：基于Work Flow與 MVC[J].山西科技,2012,(5)：35-36.Li Yi.The Design of Construction Planning Management Information OA system：Based on Work Flow and MVC[J].Shanxi Scienceand Technology,2012,(5)：35-36.

[4]張宏麗.一個基于RBAC的權限管理系統的設計和實現[J].科技視界,2015(19)：160-162.Zhang Hongli.Design and Implementation of a Privilege Management System Based on RBAC[J].Science and Technology Horizons,2015(19)：160-162.

[5]Bruce Eckel.Java編程思想 [M].北京：機械工業出版社,2005：17-19.Bruce Eckel.Java Programming Thought[M].Beijing：Mechanical Industry Press,2005：17-19.

[6] 沙莎.工程設計公司OA系統開發及應用[D].山東大學,2016.[6]Sha Sha.Development and Application of OA System in Engineering Design Company[D].Shandong University,2016.

[7] 周宇航.醫院OA辦公系統的設計與實現[D].吉林大學,2016.Zhou Yuhang.Design and Implementation of OA Office Systemin Hospital[D].Jilin University,2016.

[8] 楊志丹.基于SaaS的中小企業信息化分析[J].福建電腦,2016(03)：36-38.Yang Zhidan.Informatization Analysis of Small and Medium Sized Enterprises Based on SaaS[J].Fujian Computer,2016(03)：36-38.

Analysis and Design of Common Transaction Management System

Ni Huacong,Wu Tiefeng
（Information Electronic Ttechnology College,Jiamusi University,Jiamusi 154007,China）

With the development of social economy and computer technology,enterprises are increasingly using computer systems to optimize enterprise management and improve management level.Starting from the background and significance of system research and based on the analysis of system business process and system functional requirements,BSstructure and Java technology are adopted to design the system.The main functions of the system include document management,notice announcement,meeting management and system management.The overall function structure diagram and document management flow chart are given.The use of the system changes the original work model of the company,and also has positive promotion on productivity improvement and time management optimization.

SSH2;B/Smodel;Transaction management

10.3969/j.issn.1002-2279.2017.06.015

B

1002-2279-（2017）06-0066-04

倪華聰（1996—），女，黑龍江省雙鴨山市人，本科在讀，主研方向：計算機科學，軟件工程。

2017-11-04