論核電建設檔案管理體系的構建

梁韜

【摘 要】檔案管理工作是核電建設中最重要的工作之一，這是因為檔案記載的是整個核電建設的過程，這些檔案為企業后期的核電建設提供一定的參考。論文對檔案管理的重要性、核電建設檔案管理的現狀、檔案管理體系的構建、從體系上解決檔案與文件的轉換問題等四個方面進行了具體的闡述，希望能給未來核電建設中檔案管理體系的構建提供可參考性的建議。

【Abstract】 File management is one of the most important work in the construction of nuclear power， this is because the file recorded is the whole process of the construction of the nuclear power， these files provide some reference for the later nuclear power construction of enterprises.This paper expounds the four aspects in detail： the importance of archives management， the current situation of nuclear power construction archives management， the construction of archives management system， and the transformation of files and documents from the system， hoping to provide reference suggestions for the construction of the archives management system in the future nuclear power construction.

【關鍵詞】核電建設；檔案管理；體系構建

【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中圖分類號】F462；G462 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

檔案指的是社會中的組織和個人在社會中形成并保存的各種形式的數據。檔案管理就是對企業以及各職能部門中的檔案進行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設來說，做好檔案管理工作，對未來核電項目的改進和發展都有著重要的參考作用。

2 檔案管理的重要性

檔案作為企業職能活動的重要文件，不僅是企業管理的重要環節，還是企業進行決策、計劃等活動的重要參考。對于核電建設來說，檔案能夠在工程驗收過程中發揮至關重要的作用，還能對核電站建設成果進行相關的記錄。在核電建設過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設的管理工作順利實施[1]。另一方面，將相關核電建設的文件進行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實、完整地記錄工程進行的整個過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現故障時提供重要的維修參考。

3 核電建設檔案管理現狀

對于核電建設來講，檔案管理工作的現狀主要表現如下：首先，事業部門雖根據自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊的勞務人員進行兼職。進而，導致檔案管理工作混亂，相關管理工作無法順利實施。

4 檔案管理體系的構建

4.1 檔案管理機構建設

檔案管理機構的建設需要根據核電建設項目的實際情況，對相關事宜在統一指導的情況下進行。自上而下地建立檔案管理機構，在各核電建設的項目部門以及本部都需要建設檔案管理部門，最終建立一個符合實際情況的檔案管理機構。以此為基礎對整個核電建設工程的檔案進行管理，同時對整個核電建設項目的計劃制定、實施和反饋等相關內容進行跟蹤。實際的檔案管理機構如圖1所示。

4.2 檔案管理體系的內容

核電工程檔案管理主要是指在統一領導的基礎上，根據不同核電項目的實際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時，要兼顧分級管理的原則，事業部搭建統一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責。并對檔案管理工作的操作流程進行規范，確保檔案管理工作的順利進行。按照事業部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個層次：

①管理程序。是根據體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗收等方面。

②標準操作流程。檔案管理的操作流程要嚴格遵守檔案管理的相關準則，并根據核電建設的實際情況，對檔案進行科學、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財務類檔案管理等。

5 從體系上解決檔案與文件的轉換問題

就現階段我國的核電建設檔案管理情況而言，大多數管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應有的關聯，并且檔案的整理鞏固節奏并不是隨著工程的進行而來的。所以，大多數核電建設工程的文件轉化為檔案的工作都是在工程竣工后進行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時間和精力的大量浪費。核電工程的檔案管理工作，必須確保時效性和完整性，在工程進行過程中，將文件檔案化。這是現階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結合文件與檔案的共同點，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應該從以下幾個方面著手：

5.1 確定歸檔的范圍

文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應該涵蓋所有能夠反映企業職能和業務活動的內容，檔案管理體系的設計要以此為原則。并結合核電建設過程中的實際情況，對檔案的類別進行科學的劃分，可以分為以下七個類別：人事檔案、合同檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、工程檔案以及文書檔案。

5.2 確定歸檔的流程

要達到檔案管理工作細化的目的，需要對歸檔的流程進行適當的梳理和確定。根據不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時，在處理不同類型的文件和材料時，需要對文件材料進行充分的了解，按照文件的先后順序進行歸檔，并對歸檔流程中的要求進行明確，保證具體步驟的實施。

5.3 定期歸檔制度

歸檔時間是歸檔工作中最重要的參考標準。在考慮定制時間時，要考慮的問題很多，既要保證運行時間內各材料可以充分發揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時間應該與相關部門提前溝通，制定合理的歸檔時間。歸檔時間的確定，需要參考文件的種類、實際施工流程、工作責權以及具體時間這幾個角度。實現文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時間過長導致的文件丟失現象，保證在核電項目中檔案的完整，最終實現文件向檔案的方向轉化的目的。

6 結語

綜上所述，在核電建設的檔案管理工作中，雖有一定的操作流程。但是，在實際的工作過程中，還會面對一系列的問題。論文結合核電建設的具體情況，建立相應的檔案管理體系，并對文件轉化為檔案的流程進行設計，從而保證檔案管理工作更好地進行，通過檔案管理制度的改進，未來我國的核電建設檔案管理工作將步入新的階段。

【參考文獻】

【1】陳磊.核電工程建設中設備設計接口資料管理經驗[J].設備管理與維修，2015，12（s2）：76-77.

【2】查鳳華.核電項目檔案驗收工作的推動作用——以田灣核電站為例[J].檔案與建設，2015，11（8）：85-87.endprint