淺談某軸承制造企業實施ERP的數據處理

鄭裕斌

摘 要：本文根據某軸承制造企業的特點，探討了實施ERP的數據處理問題、方法，主要論述ERP導入前期階段的數據收集與整理，切換試運行階段的數據檢查以及運行階段的數據維護。

關鍵詞：軸承制造業；ERP；數據處理

中圖分類號：F270.7 文獻標志碼：A

1 現狀分析

1.1 國內現狀

ERP簡稱企業資源計劃，1990年由美國Gartner Group公司提出。它建立在信息化的基礎上，其功能包括市場管理、研發模塊、生產計劃管理、人力資源管理、采購系統管理、財務管理等，貫穿著整個生產經營過程。若用簡單的一句話來說，ERP就是管理、技術、與數據的融合。

目前國內的企業，由于市場競爭的壓力，需要引入ERP以幫助提高企業自身的管理水平，使企業管理更加精細化、透明化，從面構建企業數字系統。但是，據相關機構統計，ERP在國內的實施成功率不高，成功率不到30%，其中最主要的原因是數據的質量。行業常規，實施過程中“三分技術、七分管理，十二分數據”，可見數據對于ERP實施的成敗起著關鍵作用。另外從時間上看，ERP的實現花在技術準備上的并不多，而花在數據處理及管理改善方面的時間約占80%。

1.2 公司內部現狀

某軸承制造企業，由于近年企業自身發展的需要，需引入ERP系統。前期開展了ERP系統導入的前期梳理工作。其中重中之重是數據處理方面的工作。該公司的產品屬多品種，少批量，幾十年來積累下來的數據量龐大，主要存在以下幾個問題。

（1）數據孤島

該企業從市場接單，到產品的生產，入庫，都是使用各部門自行開發的小系統，甚至有的用手工記錄。無法進行數據的串聯與共享。如圖1所示。

（2）基礎數據不完整

該企業產品設計信息從前期的紙質化管理，到后來的PDM系統，之后準備導入PLM系統，雖然信息化水平有很大地提升，但歷史的數據有部分的缺失，一直沒有進行填補工作。例如BOM信息的不完整，直接導致后續物料計劃模塊的運行。

（3）數據處理不及時

如物料的流轉、物料的出入庫業務還停留在手工單的作業模式，物料流轉信息很多情況下不能做到實時地記錄與共享。

（4）數據結構不規范

由于沒有規范的數據存儲結構，同一數據表現形式口徑不一，不利于信息的抓取與交流。

（5）數據準確性

尤其該公司的工時定額、制定的科學性、更新的及時性不佳，導致數據的失真，影響系統運行的結果。例如有些設備已經更新換代了，但對應工序的工時定額卻沒有及時更新。最終會導致ERP的功效發揮不出來。

2 數據的分類

該公司在實施ERP過程中，數據的準備分為兩種：一是靜態數據，是基本保持不變的數據，短時間內不會變化的數據。如客戶信息、設備信息、產品BOM表等；二是動態數據，是隨著時間的變化而變化的數據，它伴隨著業務的活動而產生。如庫存信息、生產日報表、訂單信息等。

靜態數據是在ERP的實施前就要開始著手準備的，它分散在各管理部門，如市場部、財務部等。這些數據可由信息人員進行收集，必要時各部門提供配合。相對于動態數據，它需要花更多的精力和時間來梳理、測試、改善。

動態數據是在系統上線切換點之前才開始展開，用時相對靜態數據開展時間會比較短，但涉及的部門人員更多，需要部門人員直接參與。

3 方案設計階段的數據收集與整理

3.1 成立項目小組，確定工作范圍

該公司為確保前期數據收集整理的順利進行，成立了項目小組，并聘請了某咨詢公司，由專業指導老師指導推行。該項目小組由公司企管部組織建立，成員由各職能部門主要成員組成，由項目經理及顧問老師統籌推進。項目成立后，須先確定工作的范圍，明確工作的重點與難點，制定工作的主計劃及周計劃，制定定期會議溝通機制，以便及時發現問題解決問題。

3.2 建立編碼原則

該公司需整理的數據繁多，其中又以靜態的物料數據最為龐大，為確保ERP實施的效果，物料數據的整理必須建立一套編碼規則，這就是物料編碼。物料編碼是ERP系統對于數據的唯一識別方式，它作為快速、有效的數據輸入，在ERP系統中發揮著強大的作用。好的物料編碼應該是簡單的，它具備幾個原則：唯一性、使用性、規則性、易讀性、通用性、可擴展性、效率性、兼容性等。表1為該公司的物料編碼規則。

“物料大分類”號，又稱一級代號，指物料的種類總稱所對應的代號；“物料小分類”號，又稱二級代號，指在物料大分類下根據用途、應用領域、介質材料、工作頻率與功率、材質、工作原理、安裝方式、結構特征等方面進行劃分的二級分類所對應的代號；“物料系列”，又稱三級代號，指在物料小分類下根據型號、系列等方面進行劃分的三級分類所對應的代號。舉例見表2。

3.3 BOM結構的確定

由于公司是制造型企業，有應用生產計劃模塊、產品研發模塊等，因此BOM是必須梳理的基礎數據，這塊也是該公司的主要問題點之一。

BOM，是計算機可以識別的產品結構數據。根據業務形態，BOM會有不同類型：需求BOM、工程BOM、制造BOM。該公司主要是工程BOM的確定與梳理。如圖1所示，公司BOM表以樹狀的層級結構來構建存儲單元，便于系統數據的讀取運行。

3.4 數據的收集與轉換

當編碼規則與數據儲存結構確定后，項目組便可以著手開始進行數據的收集與轉換，按先易后難，自上而下的方式，分步走。以往的舊數據可以按確定下來的儲存格式組織人員來轉化，項目組可以借助信息化工具軟件來輔助整理，如EXCL、SQL Server等來批量整理數據，提高工作效率，防止人為的錯誤。新產生的數據按新的數據結構進行存儲。

數據整理的同時，項目組更需要對業務流程重新梳理改善，確保后續業務流程中產生的數據能按新的規范要求來執行，確保數據的規范性、真實性、及時性。

4 切換試運行階段的數據檢查

數據準備的質量及進度通常決定著ERP的效果。可以成立數據檢查小組，定時對數據進行檢查。對于關鍵的數據可以全核對的方式進行，對于數據量特別大的可以采用統計方法抽樣進行。

規范性的檢驗，包括數據的完整性。由項目組成員，根據數據的整理要求不定時隨機抽查，并及時分析抽查結果。對于問題點及時反饋項目組及相應責任單位，分析問題原因，進行整改。

真實性的檢查。數據的真實性，可以請對應的專職人員參與，如研發設計輸出（工時定額、加工周期等），可以請資深技術人員校對。

及時性的檢查。主要針對動態的數據，如出入庫信息是否有及時錄入，生產日報表是否有及時更新，這塊項目組可以制定對應的獎罰措施，確保數據能按節點的要求進行錄入、更新。

只有確保數據的完整性、真實性、及時性，才能達到ERP的真正目的。

5 運行階段的數據維護

運行階段，最主要是對前期梳理的業務流程制度化，并落實行動，形成ERP數據收集與確認機制。

組織上建立數據維護小組，對數據的整個生命周期進行管理。做好數據的定期備份，對于已失效的數據也要做定期的清理。

結語

該公司項目組，隨著項目的推進雖取得階段性的成果，但ERP數據的處理是一項長期而且重要的工作，需輔以相應的管理創新、技術創新手段，漸進地提高數據的質量，以確保充分發揮ERP的功效。

參考文獻

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