基于Web的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

■ 楊常紀(jì) 李志遠(yuǎn) 雷 鳴

基于Web的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

■ 楊常紀(jì) 李志遠(yuǎn) 雷 鳴

計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展推動(dòng)了審計(jì)信息化建設(shè)的全面提速，審計(jì)部門的文檔資源管理信息化成為審計(jì)管理工作的必然趨勢(shì)。本文通過分析當(dāng)前審計(jì)檔案管理系統(tǒng)的需求和功能特征，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了基于Web的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)提高審計(jì)檔案管理與服務(wù)水平、加快推進(jìn)審計(jì)信息化建設(shè)具有十分重要的意義。

檔案管理審計(jì)管理系統(tǒng) Web

隨著我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息化辦公、移動(dòng)辦公已成為各行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。作為經(jīng)濟(jì)監(jiān)督重要組成部分的審計(jì)工作，審計(jì)信息化建設(shè)顯得尤為重要。審計(jì)部門對(duì)不斷增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)以多媒體文檔的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，如何對(duì)這些海量的電子文檔資源進(jìn)行有效管理，成為當(dāng)前審計(jì)檔案管理工作的核心。在信息技術(shù)環(huán)境和資源的支持下，審計(jì)檔案管理工作將進(jìn)入一個(gè)前所未有的新階段。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，將成為新時(shí)期發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用[1]。

一、審計(jì)檔案管理面臨的問題

1.審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化[2]、規(guī)范化能力水平低。具體表現(xiàn)在文檔類型雜而多，不同來源的資料沒有分類歸檔，如不同部門的文檔在相同的路徑下，同一部門不同類型的文件也在相同路徑下。存儲(chǔ)空間混亂，文件系統(tǒng)不成體系，缺乏統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，不便于查閱，管理困難。

2.審計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相對(duì)較落后。經(jīng)過多年的努力建成了一些規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)都屬于自己開發(fā)設(shè)計(jì)，規(guī)模小、類型單一、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的管理系統(tǒng)。

3.審計(jì)檔案信息孤島。審計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理，缺乏安全保障，信息化水平低。審計(jì)人員需要頻繁的交流，導(dǎo)致工作效率低下；審計(jì)人員修訂的文檔不能同步傳到，致使各部門人員不能進(jìn)行正常工作；同時(shí)頻繁的文檔傳遞引起重要數(shù)據(jù)信息的泄露，造成損失和決策錯(cuò)誤。

二、審計(jì)文檔資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.設(shè)計(jì)思路

針對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)，參照國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)（FIDIC）等機(jī)構(gòu)優(yōu)秀先進(jìn)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)[3]，分析審計(jì)部門對(duì)審計(jì)檔案資源管理的需要，結(jié)合B/S模式，實(shí)現(xiàn)任何時(shí)間、地點(diǎn)和系統(tǒng)，通過瀏覽器訪問審計(jì)管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)選用完全支持多線程、處理器的MySQL數(shù)據(jù)庫作為后臺(tái)服務(wù)器和企業(yè)級(jí)開發(fā)應(yīng)用“My Eclipse”，開發(fā)設(shè)計(jì)各功能模塊的后端和前臺(tái)，滿足審計(jì)檔案管理方便、快捷的需求。

2.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

審計(jì)檔案是指審計(jì)機(jī)關(guān)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查、收集、制作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等文檔資料，是檔案管理的重要組成部分。審計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要分為以下幾大模塊：立項(xiàng)性文件材料管理、證明性文件材料管理、結(jié)論性文件材料管理、其他備查文件材料管理、借閱紙質(zhì)材料管理、用戶權(quán)限管理、安全維護(hù)等。具體實(shí)現(xiàn)功能的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

3.功能管理

（1）立項(xiàng)性文件材料管理。審計(jì)立項(xiàng)性文件管理是審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)各項(xiàng)目材料分類歸總，包括審計(jì)通知書和自查通知書。在材料收集過程中直接形成文檔資料，確保審計(jì)檔案中文件材料的合法性和有效性。

（2）證明性文件材料管理。證明性文件材料是上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)被審計(jì)單位提交的基本情況表、審計(jì)承諾書及審計(jì)工作底稿文件等文件材料，依據(jù)審計(jì)結(jié)論對(duì)證明材料做出合理的判定，再進(jìn)行分類歸檔管理。

（3）結(jié)論性文件材料管理。結(jié)論性文件材料管理是審計(jì)對(duì)項(xiàng)目的請(qǐng)示報(bào)告，批復(fù)文件材料的管理。結(jié)論性文件材料主要包含審計(jì)報(bào)告，評(píng)審決斷，被審單位提交的審計(jì)報(bào)告的書面意見等。這些文件由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門檢查合格后，再登記造冊(cè)，清點(diǎn)驗(yàn)收，移交接收人歸檔入庫。

（4）其他備查文件材料管理。其他備查文件材料分為三大類：審計(jì)回訪，審計(jì)報(bào)道，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。設(shè)立規(guī)范的回訪程序，報(bào)道審計(jì)新聞，嚴(yán)把審計(jì)質(zhì)量關(guān)，提高審計(jì)監(jiān)督效能。

（5）借閱紙質(zhì)材料管理。為了提高檔案的利用效率，鼓勵(lì)工作人員學(xué)習(xí)審計(jì)工作的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，檔案系統(tǒng)內(nèi)的資源對(duì)所有員工開放，對(duì)外部人員不開放。同時(shí)為了防止資源的流失，制定員工借閱紙質(zhì)材料管理制度。

以上功能模塊將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索、自動(dòng)歸檔、按權(quán)限閱讀、案卷檢索、檔案維護(hù)等功能。另外，借閱紙質(zhì)材料管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自助借還紙質(zhì)材料的功能。

4.安全管理

（1）用戶權(quán)限管理

為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的安全，設(shè)定權(quán)限等級(jí)，不同用戶需要根據(jù)操作權(quán)限登錄到系統(tǒng)。該審計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主要分為管理員和普通用戶。管理員主要是維護(hù)和管理系統(tǒng)的日常工作，確保系統(tǒng)有效運(yùn)行，角色是為審計(jì)局領(lǐng)導(dǎo)人員設(shè)計(jì)的，了解員工的工作情況及任務(wù)的分配，協(xié)調(diào)各部門有條不紊的工作；普通用戶審計(jì)文檔資源管理系統(tǒng)的實(shí)際操作者，依靠平臺(tái)提供的功能，負(fù)責(zé)文件資源管理操作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源的上傳、更新及消息發(fā)布的管理功能。

（2）安全維護(hù)

為了保證系統(tǒng)工作的質(zhì)量，系統(tǒng)維護(hù)工作需要付出大量的人力，需要定期維護(hù)，排除系統(tǒng)運(yùn)行期間可能發(fā)生的故障，安裝防病毒軟件以防止病毒的入侵。文檔資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大、信息重要，需定期檢查備份，同時(shí)清理無用的數(shù)據(jù)，修復(fù)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

5.軟件實(shí)現(xiàn)

審計(jì)檔案管理系統(tǒng)是審計(jì)局文檔資源管理的一個(gè)基于B/S模式的管理平臺(tái)，該文檔資源管理系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔、操作簡(jiǎn)便。整個(gè)資源管理過程由用戶統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理，所有文檔、圖片、音頻均采用規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)過程和文檔的規(guī)范化管理，如圖2所示。

圖2 審計(jì)檔案管理系統(tǒng)

三、結(jié)束語

審計(jì)信息化建設(shè)的全面推進(jìn)下，漸趨完善的辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化賦予新時(shí)期審計(jì)檔案管理工作嶄新的內(nèi)容和要求。本文分析了審計(jì)局對(duì)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際需求，應(yīng)用合理適用的軟件開發(fā)模式和過程，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一種基于Web的、以B/S結(jié)構(gòu)架構(gòu)的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，為審計(jì)局檔案管理提供更便捷的服務(wù)，有利于提升審計(jì)檔案服務(wù)效能和創(chuàng)新審計(jì)檔案工作模式。

[1]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017，(01)：17-18.

[2]昭日格圖.現(xiàn)代綜合檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2016.

[3]曹力丹.文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].教育教學(xué)論壇，2016，(02)：53-54.

德宏州審計(jì)局