淺談企業建設項目檔案規范化管理

近年來，隨著企業的做大做強和跨越式發展，各種建設工程項目急劇增多，給建設項目檔案規范化管理帶來了嚴峻的挑戰。如何科學系統地做好企業建設項目檔案的管理，真實記錄建設項目的準確信息，完整規范的收集整理項目檔案，為檔案的管理和使用以及企業今后產業升級提供有力的保障， 實現“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，就成為了本文探討的目的。

本文擬以金堆城鉬業集團有限公司（以下簡稱“公司”）為例，通過分析該公司建設項目檔案的管理現狀，探討提高建設項目檔案管理規范化的途徑。

公司建設項目檔案管理現狀分析

在實現跨越式發展的過程中，公司根據總體布局實施了一系列的產品升級換代的建設工程項目，相應的檔案工作自然而然被推到了管理的第一線。在努力規范管理的同時，也出現了一些具有典型意義的現象，有些是共性的，有些是建設項目檔案獨有的。

為了方便分析，這里我們把建設項目檔案的工作環節可簡化為 “收、存、用、管”4個字。

“收”，是指檔案的收集工作。價值體現在檔案收集第一線的工作人員大部分為兼職人員或臨時指派。這種兼職或臨時指派在技術角度上不可避免地存在著檔案概念模糊，視野狹窄，導致收集范圍有限，部分有價值的檔案在源頭被忽視或流失。表現有二：

一是重文件檔案輕非文件檔案。以文本檔案為例，受傳統錯誤認識影響，現階段仍有部分人依然片面地認為只有文件才是檔案，對其他各種有價值的材料檔案（指非文件形式出現的材料）處置隨意，不予重視、造成被忽視或流失。

二是重紙質檔案輕其他新介質檔案。現階段大量新材料新介質的使用，特別是各種以音像、電子為載體的檔案。

“存”，是包括檔案的整理、保管和統計。主要是由傳統整理和保管向現代整理和保管轉變的問題。有三個方面：

一是公司實行的OA辦公系統，勢必推動公司檔案的電子化進程。但無紙和紙質如何對接的工作尚待研究，相關制度也須盡快制定出臺。

二是電子檔案沒有得到有效收集和保管。

三是檔案目錄檢索數字化的工作滯后，嚴重阻礙了建設項目檔案工作的提升。

“用”，是指檔案的管理和使用。主要是提高檢索的效率和有關課題的開發研究上，這方面的工作還很薄弱。

“管”，是指檔案機構的管理功能。存在檔案的管理體系定位含糊，管理職能不能落到實處。表現有二：

一是做為檔案管理部門與各控股子公司之間的業務管理渠道不暢，弱化了對應收檔案進行有效監控，造成被動收檔或收集不全。

二是檔案工作人員的業務培訓不夠，特別是有效指導培訓缺乏，存在部分檔案工作人員檔案意識陳舊，方法落后，管理粗放。

由于以上問題的存在，在建設項目檔案的管理上瑕疵不少，在收集上或丟三落四，或東補西湊，或勉強成軍；在質量上難免信息失真，記錄不全，差強人意。

做好建設項目檔案管理規范化的實踐思考

1.提高重視程度，增強公司的檔案意識

首先，要積極主動地通過公司網絡、廣播、報紙等媒體大力宣傳企業檔案在企業發展中的重要作用，引起對檔案的重視；其次，將檔案工作納入公司及各二級單位績效考核管理，可加大檔案工作的督導落實力度，對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發揮重要作用；再次，要在各部門明確1名檔案管理工作的對接人，對其實行培訓，讓其全面了解建設項目檔案的歸檔案范圍和收集動向，以方便大家更好地為檔案管理工作服務；第四，各單位、部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的建設項目檔案要及時交給檔案管理人員讓及時歸檔。

2.建立檔案機構，實現文檔一體化管理

建設項目檔案管理工作圍繞“三納入、四參加、四同步”的思路，明確項目檔案管理體制、模式的設置及其管理職能，成立文檔管理部門，實施文檔一體化管理，配備專、兼職檔案工作人員，建全檔案管理網絡，落實項目檔案工作的組織保證體系，這是企業做好建設項目文檔管理工作的前提。例如在公司金堆城郭杜小區、鉬都長安大廈等項目建設之初，公司就在基地建設項目指揮部,綜合科設置了專職檔案管理崗，負責項目部所有檔案管理工作，并在設計和工程管理科配備了兼職檔案人員，負責本部門產生的文件材料的收集、整理工作；另外總包、監理、各分包單位的資料員，具體負責本單位產生的文件材料的編制、收集、整理工作，由此建立起了工程建設項目檔案管理網絡。

做好項目文件前端控制，實施文檔一體化管理。檔案人員在項目文件的形成階段即開始介入管理，將檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入文件過程控制中，把對檔案完整性、準確性、系統性的控制要求提前到文件管理階段，并從源頭上控制項目文件的形成與流向。

通過這些方式實現了對項目文件的前端控制及文件和檔案的“無縫”銜接。

3.制定管理標準，強化制度執行

建立健全企業項目文檔規章制度，明確文檔標準規范是確保企業建設項目檔案工作制度化、規范化和標準化的重要前提，是做好企業建設項目檔案工作的重要保障。公司金堆城郭杜小區建設項目在三年的建設過程中，不僅產生大量的項目文件，管理人員也不斷發生變動，因此管好這些項目文件僅靠人員保證是不夠的，必須要有一套比較完備的管理程序和規范才能持續地做好此項工作。我們依照國檔局第10令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，公司制定的《金堆城鉬業集團有限公司檔案制度匯編》《金堆城鉬業集團有限公司建設項目（工程）檔案管理制度》等對各方提出了具體要求，通過各項制度和標準將檔案工作滲透于項目建設的每個階段、每個工作環節之中，使項目建設中形成的每一份文件都處于受控狀態。保證了建設指揮部各部門及各參建單位在文件的形成、積累、整理、歸檔過程中有據可依、有章可循。

4.嚴格合同約束，綁定各方責任

在項目建設中，合同是甲方約束、管理項目參建各方行為與工作的有力手段，約束參建單位按照條款履行各自責任，完成各項內容，從而實現整個項目的實施。將檔案管理納入合同管理，通過合同條款形成工程項目文件責任約束機制，是加強企業建設項目檔案工作控制與管理的重要保障。

我們作為公司的檔案管理部門，嚴格按照公司項目建設檔案管理制度要求，主動與合同管理部門溝通，合同管理部門非常支持工程建設項目檔案工作，建議我們將工程建設檔案管理的具體要求作為工程類合同的附件，成為合同文本的組成部分，明確規定各參建單位對項目文件的責任、要求和完成標準，通過這一舉措收集項目文件既有了法律上的保障，又取得了檔案工作的主動權。

合同是約束整個項目的關鍵，也是對項目建設過程中各方面實施控制的龍頭，控制住了每份合同執行完畢應提交的文件，也就收齊了所有的工程項目文件。

結束語

做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，也是企業管理工作的一部分，科學規范管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做好了，一方面為企業及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。