淺析Microsoft Access在房地產企業合同管理中的輔助核算方法及作用

康元波

成都坤盛置業有限公司財務部

一、引言

房地產行業有其自身特點，具有項目開發周期長，涉及到合作單位多，業務類型復雜，由此也決定了房地產企業的合同具有“數量多”、“種類多”“執行周期長”等特點?！逗贤ā分械母黝惡贤?，房地產企業在開發項目過程中均會涉及。房地產開發公司合同管理的日常工作相當繁重，如房地產開發公司有的同時開發2-3個項目，有些合同同時跨項目簽訂，同一單位簽訂若干合同等，從而造成了合同的管理的內容變得更加復雜多樣。目前一般中小型房地產開發企業未完全實現管理信息化，有的甚至還存在采取手工臺賬的方法來管理合同。

本文試圖用微軟應用軟件Access建立小型通用數據庫的方法來管理合同，以達到合同管控，進而實現目標成本控制。

二、目前房地產開發企業中合同管理存在的問題

(一)財務軟件中未單獨設置合同輔助核算

目前實際工作中傳統財務核算的輔助核算基本上以客商核算、項目核算、部門核算為主，基本未單獨設置合同輔助核算，若財務軟件中完全建立合同核算，需較專業的財務軟件技術人員。為此多數房地產開發企業對合同采取供應商核算，該核算模式僅能實現供應商只簽一個合同、只施工一個項目的合同管理，而無法實現一個供應商簽訂多個項目、多個合同的管理。

(二)合同臺賬管理以電子表格為載體、手工登記為主

合同管理中很重要的內容就是付工程款、收發票。目前除了市場上較為常用的明源軟件成本管理系統外，通用的辦法是建電子表格，依據付款資料做賬，并在賬務處理后手工登記合同臺賬。

上述通用做法的缺點顯而易見，電子表格改動的隨意性較大，數據的規范性無法保障，對于后期數據分析與統計工作造成一定困難，由于數據不規范進而無法提供相對可靠的決策依據；手工登記也易出錯，造成合同超付等現象的發生。而對于房地產開發企業付款單位多、付款次數多需頻繁登記臺賬而言，電子表格就顯得捉襟見肘。

(三)財務核算人員無法實時掌控各合同完成產值及應付未付款情況

大多數房地產開發企業將合同的完成產值交由成本預算部門控制，而忽略財務部門對該部分的核算與控制，尤其是應付未付款，目前通常做法也是暫時不入賬，這樣造成公司資產負債表中缺少一部分負債(應付賬款)，而不能真實反映企業的資產負債狀況，進而對公司決策造成一定影響。對于少則上百份、多則幾百份的房地產企業的財務成本核算人員來講，周期性的統計如此數量合同的完成產值，不但費事費力，也絕非易事。

(四)房地產行業營改增后專用發票進項稅的統計問題

從2015年5月1日房地產行業營改增后，房地產開發企業對取得增值稅專用發票的進項稅統計就逐漸凸顯出其重要性。傳統方法的“應交稅金”科目分稅率核算，對要求特殊的房地產開發企業而言，無法滿足后期土地增值稅清算的需要，如何合理有效的分合同統計增值稅專用發票的進項稅，也成為合同管理的重要內容之一。

三、運用Access建立小型數據庫，解決合同管理中的諸多問題

Acces是Microsoft Office系統中的軟件，與成熟的Excel、word、PPT一樣，具有“方便取得”、“方便安裝”、“方便使用”的特點，基本上具有計算機一般應用技能的辦公人員即可操作。

筆者從運用Access解決合同管理中存在的諸多問題的角度出發，建立一個小型的access數據庫，從而使數據規范化，使臺賬的登記與執行簡化，提高工作效率。

(一)建立小型Access數據庫

1、建立的小型數據庫主要由ACCESS由表、查詢、窗體、報表組成，各內容如圖：

為統計需要，各表主要由合同檔案、供應商明細賬、單位產值明細賬等表組成，基于后續查詢需要，各表中合同的編號為唯一編碼，這樣就完成了一個規范的小型數據庫系統的建立。

各表的組成主要如圖所示：

(1)合同檔案：包括的主要要素有：

(2)供應商明細：包括的主要要素有：

(3)產值明細賬：包括的主要要素有：

(4)產值錄入窗體：

(二)小型合同數據庫的應用效果

1、可實現合同基礎檔案的管理

主要根據各部門新簽訂的合同錄入合同檔案，并根據需要隨時更新，該表基本囊括了簽訂合同的主要元素，并根據合同類型不同進行分類統計，并作為后期印花稅的基礎數據。

2、可免去逐筆登記付款、收票到合同臺賬的繁瑣步驟

ACCESS中“供應商明細賬”與財務系統中導出供應商明細賬格式一致，只需在每筆明細之后加列“合同編號”，這樣就完成合同臺賬的登錄，每月只需根據賬套數據整理導入ACCESS的供應商明細賬即可實現臺賬的登記。

3、實現合同完成產值及應付未付款的實時掌控

合同完成產值由成本預算部門根據“產值審核表”在“產值錄入窗體”界面錄入，該部門一經登記，數據便會傳輸至數據庫，可實現數據共享，財務成本核算人員可實時查詢到某合同產值情況。

4、各類基礎數據規范統一

由Access對數據有一定約束性，必須按照規范來錄入。在錄入數據時，自動檢查數據的有效性及合規性，對后期數據的統計與分析可實現事半功倍的效果

四、結語

Access與財務軟件的有機結合，可有效的解決本文中提到的合同管理中存在的諸多問題?？梢幏稊祿挠行?；可作為財務系統的有效輔助核算；可實現局域網數據共享，方便公司需求部門對合同執行情況的查詢并可有效防止超付情況的發生。

該小型數據庫還可輔助公司合同預算付款的編制；對后期土地增值稅的清算提供準確的合同基礎數據；對營改增后發票的管理，尤其是增值稅專用發票的進項稅管理數據庫可提供基于合同統計的發票臺賬及增值稅專用發票的進項稅臺賬等。

作為未來主流的數據共享，該小型數據庫可遠期延伸，ACCESS數據可方便遷移至sql、oracle等中大型數據系統，實現房地產企業升級信息化管理的需要。

建立Access小型合同管理數據庫，可有效實現合同管理，為實現目標成本控制提供有力的幫助。

[1]齊國顏.《房地產企業成本控制與精細化管理》[M].化學工業出版社

[2]余源鵬.《房地產開發企業合同管理與常用合同范本大全》[M].機械工業出版社

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[4]秦春影，王敬，喻曉峰，唐淑萍.Access內置對象在中小型項目開發中的應用[J].商丘師范學院學報.2011(06)