強化雙預算控制 有效實現項目全過程財務管理

徐 皓

國網江蘇省電力有限公司財務部

一、研究思路

在充分繼承SG186工程中預算控制和項目建設全過程信息集成等成果的基礎上，遵循SG-ERP建設目標，結合基建管理實際情況，設計了基于全過程財務管理的自動轉資方案。系統自動生成工程竣工決算報表、自動創建固定資產卡片的過程就是“自動轉資”過程。

二、具體做法

(一)細化WBS架構，統一費用分攤規則

ERP系統按照WBS標準模板架構，根據決算生成分攤規則自動生成工程財務竣工決算報告，自動將在建工程結轉到固定資產卡片。

能夠運行自動轉資程序的前提是項目WBS結構必須標準化。根據項目管理的需要，也為了實現自動轉資的業務功能需求，搭建了項目的標準WBS模板。

系統提供自動導入初步設計概算、自動創建項目WBS構架、自動產生物料需求的功能，簡化人工操作，縮短搭建項目WBS構架的時間，以提高項目管理效率。自動轉資涉及的六大功能模塊為：

(1)WBS架構創建及概算導入模塊將WBS標準構架和編碼固化在SAP 系統中，通過開發SAP與設計管理平臺的接口，根據從設計管理平臺導入的相關設計文檔，在SAP系統中自動創建項目的WBS架構，并將項目概算導入項目WBS架構。

(2)設備清冊導入模塊將設計管理平臺生成的設備清冊EXCEL文件導入SAP系統，在項目WBS結構下自動生成資產WBS元素，并在其下生成網絡掛入物料，同時在項目WBS結構中導入裝置性材料清冊，形成物資采購需求計劃。

(3)設備驗收清單確認模塊根據項目WBS結構，從SAP系統中導出項目設備驗收清單。按照現場實物，調整完善資產WBS元素，經現場驗收人員和項目經理確認無誤后，確認并修正設備驗收清單。

(4)資產拆分確認模塊通過PM設備卡片自動創建資產卡片，并將責任成本中心、設備的規格型號等相關信息寫到生成的資產卡片中。提供確認界面，供財務人員檢查和確認需轉資的資產WBS元素以及資產的分類和資產名稱等相關信息。

(5)費用分攤和轉資模塊根據竣工決算的費用分攤規則，系統按步驟自動計算并進行費用分攤，各項費用分攤結果確認后，自動將各分攤的費用過賬到相應的資產WBS元素。完成后，根據審計報告結果進行賬務調整之后，可以按照上述步驟重新轉資，系統提供多次分攤轉資功能。

(6)工程竣工決算報表模塊通過SAP系統的報表增強開發功能，按照規定的報表格式，在SAP系統中自動生成工程竣工決算報告。

(二)各功能模塊高度集成，數據共享

通過ERP系統的PS、PM、AM模塊的緊密集成，實現“賬、卡、物”信息三聯動，為后期資產清理打下堅實的基礎。

自動轉資方案的條件假設：形成設備的物料對設備分類為N：1的關系，設備對資產分類的關系為N：1的關系，以保證同一個物料信息能自動帶入設備及資產信息中。(見圖1)

在設計階段就明確工程物資和最終投運設備之間的對應關系；在工程建設過程中不斷修正、完善這種對應關系；在工程完工時從系統中出具設備清單，作為工程現場實物清點驗收的依據，最終形成投運的設備臺帳和固定資產卡片。在實物匹配的同時，系統自動收集設備的購置費用，并進行費用的分攤分配，輔助財務人員完成工程轉資工作。

(三)項目建設過程就是資產形成的過程

實現工程項目實施與資產形成的緊密集成，項目實施過程兼顧資產的形成和概算的控制，項目建設過程就是資產形成的過程，資產管理前移到項目的設計階段，為實現從項目設計到資產報廢的資產全壽命周期管理提供基礎資料。

自動轉資功能實現與系統包括ERP(SAP)系統、設計管理平臺、PMS與PM等接口密不可分。其中，SAP系統為核心業務應用，設計管理平臺為專業業務外圍應用系統。通過SAP項目管理模塊(PS)與物資管理模塊(MM)、設備管理模塊(PM)、財務管理模塊(FI/CO)的集成，實現項目全口徑管理、工程全過程管理及資產全壽命周期管理，具體包括項目前期管理與立項管理、物資及服務需求計劃管理、項目概預算與結算管理、自動轉資等。通過與SAP系統的數據集成，實現設計數據標準化，為項目后期的自動轉資提供數據支持。

四、資金集中支付、設備和資產信息的三聯動的成效

1、有利于實現項目全過程財務管理。

建設投資大、建設周期長，基建程序復雜、工作環節多、涉及面廣，需要不同部門、不同單位協調配合，才能共同完成建設任務。工程建設投資巨大，工期緊、任務重，要作好基建財務管理工作，就必須參與工程建設的全過程管理。工程建設全過程的財務管理工作貫穿于基建投資規劃、前期準備、可行性研究、立項、概預算審查、招投標、建設直至竣工驗收和項目后評價全過程，只有依靠先進的管理系統，推行資金集中支付、設備和資產信息的三聯動，加強基建全過程財務管理和風險控制，才能最大限度提高建設資金的經濟效益。

2、確保數據的準確性和及時性。

實現基建項目竣工決算自動化的前提條件是源頭數據錄入的準確性。只有在相關基建項目業務數據按標準化的規范流程錄入SAP系統中，并嚴格按照PS、MM業務流程標準化的說明進行流轉，方可實現竣工決算的自動化，保證竣工決算的準確性以及自動轉增固定資產的準確性。

3、為資產全壽命管理奠定基礎

基建項目竣工決算及自動轉固程序的使用深化了基建財務管理標準化的應用，加強了基建工程業務流程源頭數據錄入的控制?？⒐Q算及自動轉固程序的核心思想是資產的全生命周期管理，全面貫徹了以資產為核心的管理思路和先進理念。

圖1