拆遷檔案管理工作的實踐探索

鞏玉靜

摘要：本文以通州區潞城鎮棚戶區改造（A區）拆遷項目檔案為例來進行探討，主要從拆遷前期項目介入、拆遷檔案管理辦法制定、拆遷政策與制度的宣貫、檔案管理人員全過程參與拆遷工作、嚴格審核拆遷文件等方面，總結出了實踐性較強的一整套拆遷檔案管理方法，希冀為拆遷檔案規范化管理提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：拆遷檔案流程化規范管理

拆遷檔案是拆遷人或受委托人在實施房屋拆遷過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。拆遷檔案是城市建設檔案的重要組成部分，對于保存拆遷信息、留存城市發展歷史具有重要的作用。同時，它也與經濟建設、社會穩定、人民群眾安居樂業息息相關，可以為城市管理、改造城市形象提供必不可少的依據。鑒于此，筆者以所在單位為例，總結了拆遷檔案管理工作的難點，針對其展開了詳細的闡述與分析，并提出相應的解決對策。

一、拆遷檔案管理工作概述

依據2003年8月1日施行的《北京市集體土地房屋拆遷管理辦法》（北京市人民政府令第124號），北京市拆遷工作的審批部門為市國土資源與房屋管理局，拆遷補償方案及拆遷實施的管理單位為市住建委，區、縣人民政府和鄉（民族鄉）鎮人民政府負責本行政區域內的房屋拆遷管理工作。目前，由于拆遷檔案形成單位多，包括各級政府、國土局、建委、拆遷人、拆遷單位、測繪單位、評估單位、被拆遷人等，形成單位對于什么文件應該存檔，文件應提交什么樣式，怎樣收集等問題思想混淆，加上拆遷檔案的管理缺乏集中統一的管理體制，沒有較為詳細的規定，導致拆遷檔案并沒有實現集中統一管理。同時，拆遷工作完成后也沒有相關職能部門檢查拆遷檔案的歸屬，拆遷人也沒有將拆遷檔案向主管部門或檔案館進行移交。

二、拆遷檔案管理工作的難點

通州區潞城鎮棚戶區（A區）改造項目占地6平方公里，涉及6個行政村，住宅1787戶，非宅969戶，安置人口8000余人。在項目啟動時，筆者單位制定了《新奧集團拆遷檔案管理辦法》，對拆遷檔案歸檔工作進行了培訓。但在實際工作中，發現檔案管理工作的難度較大，具體如下：

（一）拆遷檔案收集不齊全

拆遷檔案一般一戶一檔，包含入戶調查文件、測繪文件、評估文件等，通州區潞城鎮拆遷檔案還涉及審計、法務審核、安置文件等，如下因素致使拆遷檔案收集不齊全。

1、拆遷檔案沒有明確的歸檔范圍

拆遷檔案收集工作是目前本市工程檔案管理工作中一個薄弱點，哪些文件必須作為檔案進行收集、歸檔、保存，并沒有明確的歸檔范圍。導致參與拆遷服務的各單位對于什么文件應該歸檔認識比較混亂。

2、文件形成單位多，沒有統一的領導機制

筆者單位采用公開招標方式確定拆遷、測繪、評估、拆除、審計、法務、檔案等服務機構，最終參與本次拆遷工作的中介服務機構多達44個。每一戶拆遷檔案均由拆遷、測繪、評估服務機構、六方認定小組、審計、法務、安置機構及被拆遷人提供的依據性文件形成，同一卷宗內文件形成單位多，但是沒有一個統一的領導機制，各單位形成的文件不知道該怎樣匯集到一起，形成一戶一檔。

3、前后工作不交圈，導致重要文件缺失

由于此次拆遷工作從入戶到支付流程比較長，涉及的單位比較多，每個單位只關注自己產生的那一部分文件，造成前后工作不交圈，導致重要文件的缺失。例如，在檔案接收移交過程中發現，明明在律師審核意見中有對安置協議文件的審核內容，但在實際移交的檔案中安置公司并沒有移交此文件；還有被拆遷人提供民事調解書上的名字與戶口本名字不一致等問題。

（二）拆遷檔案整理標準不統一

所有參與拆遷工作的單位都是公開招標中標單位，但每個單位文件形成的要求不統一、格式不統一、檔案整理標準不統一。例如文件名、人名、關鍵字等在拆遷文件中的要項表述不一致問題很突出。

1.文件形成標準不統一

測繪入戶草圖是拆遷補償的重要依據性文件，測繪公司交上來的文件有的是鉛筆繪制的，有的是復印的，還有的是用簽字筆描的，入戶草圖標準不統一的現象在此次拆遷檔案中很突出。

2.文件要求標準不統一

在拆遷檔案中很多文件需要加蓋各參與單位的公章，但出現有的文件蓋公司的公章，有的蓋項目章，還有的蓋法人章等種種情況，用印標準不統一直接影響到拆遷檔案的法律效用。

（三）拆遷檔案管理流程的規范性有待提升

由于本次拆遷工作使用了新的管理工作流程，使得拆遷、測繪、評估文件出現在拆遷簽約工作前，而審計、法務文件出現在簽約后，同一卷宗的文件形成時間拉得比較長，拆遷、測繪、評估公司形成的文件又是被審計的對象，拆遷公司為避免審計查出的問題影響聲譽，進而被住建委扣分，故意將某些過程審計文件抽出。這種審計完成后的檔案資料又回到拆遷公司手中的現象，是檔案管理流程中的重大漏洞，必須規避。

三、拆遷檔案管理的實踐探索

（一）檔案的嚴格管理規范了拆遷檔案收集工作

在檔案接收、移交過程中，檔案人員嚴格審核，一次次地講解檔案收集不全的危害，告訴檔案移交人員收集齊全既是對被拆遷人負責，也是保護參與拆遷工作的人員，讓大家的工作在檔案中體現公開、公正和公平。

1.制定《通州區潞城鎮棚戶區改造項目拆遷檔案收集范圍》

針對各參與單位不清楚拆遷檔案歸檔范圍的實際情況，筆者單位檔案部門認真研究《通州區潞城鎮拆遷補償方案》，并依據拆遷補償方案、拆遷工作手冊等文件，從中一條一條總結出應歸檔的文件內容，形成《通州區潞城鎮棚戶區改造項目拆遷檔案收集范圍》，使各單位收集檔案有了依據。在收集、移交檔案時，檔案服務機構嚴格執行此歸檔范圍，保證了拆遷檔案收集齊全、完整。

2.實現每一個歸檔單位層層負責，保證檔案收集工作質量endprint

在檔案收集工作中檔案管理部門讓參與移交的各個環節、每個單位都進行簽字確認，確保本環節移交的文件齊全、完整。拆遷檔案的移交單上可以看到拆遷公司、審計公司、法律顧問、審計部、拆遷部層層簽字印記，進一步規范了檔案收集工作。

3.加強對拆遷管理部門的管理，著重審核重點文件

針對有的拆遷單位故意主觀遺漏重要文件的問題，檔案管理人員反復向拆遷檔案移交單位說明檔案齊全完整的嚴肅性、重要性，并告之檔案的收集工作不會影響對方的評分工作，拆遷公司最終將被撤出的文件交回來。

4.檔案人員的專業能力使拆遷檔案完整性得以保障

檔案管理人員要做到拆遷過程全程參與。在拆遷入戶、簽約、收集拆遷資料過程中，檔案管理人員跟隨拆遷工作人員到拆遷現場，了解檔案形成過程，講解檔案收集過程中應注意的事項，檔案人員全程參與拆遷工作，其力度和嚴格是前所未有的，為后期的檔案收集、整理、歸檔奠定了良好的基礎。

（二）規范拆遷檔案整理標準

保證參建的40余家中介服務機構的檔案工作標準統一，對于此次拆遷檔案的管理工作至關重要。筆者單位依據《拆遷檔案管理辦法》和拆遷工作流程，就文件形成、歸檔方式等提出具體要求，并進行宣貫培訓，明確標準，強化要求，力爭實現對拆遷檔案的預先控制。做到檔案工作有據可依，有標準可循。

1.統一拆遷檔案形成、格式標準

文件的形成標準是檔案規范整理的前提，在文件形成階段我們對文件紙張、用筆、簽字規范、用印、照片影像等檔案基本要求進行統一，使用戶草圖造成標準不統一問題、入戶照片問題、用印等問題得以解決。

2.統一拆遷檔案整理標準

按照拆遷檔案形成工作流程，將每一卷拆遷檔案按測繪、拆遷、評估、拆遷補償協議、安置協議、周轉協議、審計文件、法務審核文件等的順序進行排列。統一了拆遷檔案歸檔順序，做到事前與拆遷公司溝通好，組卷時拆遷公司就將順序排列好，解決了拆遷檔案組卷混亂的問題。

（三）拆遷檔案工作流程化管理

面對時間緊、任務重的嚴峻局面，筆者單位檔案管理部門積極制訂方案、提出要求，進行過程監督，嚴格審核、規范驗收，實行結算控制，做到全過程把控。

依據《北京市通州區潞城鎮棚戶區（A區）改造項目培訓手冊》，檔案管理部門將參與拆遷的主要部門和服務機構納入到流程管理的各個環節。測繪、評估和安置公司將形成的文件交拆遷公司；由拆遷公司將三家公司的文件匯總，并連同自身形成的文件統一組卷，報送給審計公司進行卷宗的審計，出具審計意見；審計工作完成將卷宗轉交法務服務機構進行法律審核，出具法律審核意見；經審計、法務審核后的卷宗再交征地拆遷部，由征地拆遷部將含有審計、法律審核意見的全部卷宗交檔案服務機構；檔案服務機構對拆遷檔案內容、完整程度逐一進行核對，不合格的卷宗，退回征地拆遷部；征地拆遷部根據接到的檢驗不合格意見，找相關單位補齊文件后，再次移交檔案服務機構；最終經檔案服務機構檢驗合格的卷宗，出具《檔案移交驗收合格單》，交新奧集團合同結算部門結算相應的工程款。這樣的工作流程形成了良好的工作流閉環管理，達到業務工作環節與檔案管理環節之間相互依存、共同把關的目的，為保證檔案收集完整起到了很好的保障作用。

隨著通州區潞城鎮棚戶區（A區）改造拆遷工作的順利完成，拆遷檔案的接收、整理工作告一段落。此次拆遷檔案工作的成功嘗試，為下一階段拆遷檔案工作提供了豐富的經驗，奠定了良好的基礎，為京津冀協同發展、北京城市副中心建設做出貢獻，也使拆遷檔案管理規范更加成熟。

參考文獻：

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[2]淺談拆遷工作中檔案管理的若干問題與建議.

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作者單位：北京新奧集團有限公司通州分公司endprint