計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用

李萍

摘要：信息化時代，計算機信息技術早已在各個行業的辦公自動化中普及和應用，掌握先進的計算機信息技術，構建辦公自動化平臺，是提升辦公效率，推動辦公現代建設的關鍵，也是當前辦公室工作人員們所承擔的共同責任，本文就已計算機信息技術在現代辦公自動化中的進行幾點具體研究和分析。

關鍵詞：計算機信息技術；現代辦公自動化；應用引言

計算機在各行各業的普及，徹底改變了人們的生產與生活方式，計算機技術為人類提供了巨大的便利，顛覆了傳統的工作方式，大大提高了工作效率和質量，人們更加依賴于計算機與計算機之間的交互，在現代辦公工作中，計算機信息技術的作用是不容忽視的，它讓辦公室自動化成為可能，在很多領域都解放了人們的雙手，實現人力資源與其他各種資源的優化配置，真正實現了人盡其才，物盡其用。

1.將計算機技術應用到辦公自動化中的意義

1.1有效提升辦公效率

在辦公室工作中應用計算機信息技術，最大的優勢就是在保障工作質量的前提下，大大提高了工作效率。傳統辦公室工作中涉及的書寫、處理文字材料的部分，借助計算機設備以及相關軟件，能夠更加方便、快速的完成，資料、信息的載體也從紙質文件變成了電子文檔，傳輸、保存和應用、修正都更加安全、便捷。另外，計算網絡技術在現代辦公室工作中的應用，實現了每個部門、每個工作環節的交互、交流，孤島信息逐漸減少，部門之間的協作增強，接收、傳輸、使用信息的效率更高，部門之間的合作更加及時。

1.2優化辦公室工作環境

與傳統的企業辦公相比，使用計算機技術之后所實現的企業自動化辦公方式給企業帶來很大的影響和變化。原本人們辦公只是在一間屋子里，現在人們雖然同樣是坐在一間屋子里，但是卻可以和世界相溝通聯系，人們不再是一個單獨的個體工作者，能夠借助網絡找到一些相同工作者進行合作，進而實現人機一體化的辦公網絡系統，使得企業管理從傳統的復雜變得簡單，也使得企業的辦公環境有所改善和提高。網絡技術還能夠為各個行業搭建一個很好的交流溝通橋梁，進而使得一些跨區域跨行業的企業能夠在一起進行合作和交流。隨著社會的發展，計算機技術已經幫助很多的企業實現自動化辦公管理，進而優化企業的辦公環境。

1.3降低企業管理成本

計算機技術在企業辦公自動化中應用，帶來很多信息和經濟上的改革。企業在引入計算機技術來進行企業管理，使得企業在辦公中能夠大大的節約所需要的一些材料，并且還能夠將傳統辦公中一些不具有重要意義的流程進行刪減，最終不僅使得企業的辦公管理效率能夠有所提高，還能夠減小企業的成本支出。企業中利用計算機實現辦公自動化之后，還可以將企業中一些不必要的人力支出進行降低，同時還能夠使得企業的效率和收益能夠大大的提高。在全球中有很多這樣的例子。

比如：微軟公司，在實現全面的辦公自動化之后，與之前沒有引入計算機技術的相比，每年大概可以節約4000萬美元，并且還能夠節約一定人際關系事務處理的時間。由此，可以看出來，計算機技術在辦公自動化中的應用，不僅能夠降低企業的成本，還能夠提高企業的經濟效益。

1.4激發個體能力

企業引入計算機技術來實現辦公自動化的相應管理，使得企業的辦公能夠更加流暢順通，提高企業工作的自由化，實現企業管理的有序化，進而使得一些員工不再被繁瑣的事務困擾，能夠從原本枯燥的工作環境中解脫出來，最終個人的創造能力能夠被充分的發揮出來，實現個體的創新能力。

作為企業的領導，不僅應該重視企業的未來發展方向還應該重視員工工作中所體現出來的創造力，使得員工的創造力能夠在工作中發揮良好的作用，提供工作效率。雖然企業利用計算機實現辦公自動化，但是對于員工的專業知識還是具有很嚴格的要求，所以每一個企業的工作人員都需要不斷的提高自身的素質，進而能夠在企業的辦公自動化中發揮自己的創造力。

2.計算機技術在辦公自動化中的綜合應用

2.1計算機信息技術在辦公室中的應用應用要素

計算機技術在辦公自動化中的應用要素總結起來，可以分為五個部分：第一部分是辦公人員。雖然是自動化辦公，但是還是需要相應的人員來作為載體實現，所以辦公人員是辦公自動化中的一個最主要因素，辦公人員又可以根據其工作性質不同分為四種，分別是專業人員、決策人員、管理人員和輔助人員。這四類人具有一個相同點，就是都需要對辦公自動化的設備和功能都有一個明確的認識。第二部分是組織機構，企業的組織機構會對企業的辦公模式產生很大的影響，所以，辦公機構隨著計算機技術的引入，也變的很靈活。第三部分是企業的辦公制度。辦公制度是對企業所進行的一些工作行為的管理機制，這是企業中每一個部門都需要遵守的規則，自動化辦公系統能夠在計算機的作用下，使得辦公制度能夠更加全面科學的實施。第四部分是技術工具。辦公自動化系統能夠利用計算機技術和通訊技術實現信息資源的共享，進而使得企業的辦公效率被大大的提高。第五部分是辦公信息通過計算機技術對辦公信息進行處理，最終使得企業的綜合管理水平能夠有所提高。

2.2計算機信息技術在辦公室中的應用類型

2.2.1辦公自動化中的文字與數據處理技術

在企業中實現現代化辦公管理的標志就是企業能夠不斷的加強定量分析能力，又因為數據作為定量分析的基礎，所以數據分析處理是自動化辦公所必備的一項基本功能，在一般情況下，企業中所進行的行政辦公就是進行一些信息的處理工作，只要通過計算機中的數據庫管理系統就可以實現這些信息的處理工作，利用這個數據庫系統就可以將信息進行細致的分類和過濾，最終使得數據保持著獨立性，能夠為企業提供準確的信息。

企業傳統的辦公中，工作人員記錄一些信息只能夠依靠手寫，這種手寫的紙質版信息保存起來不容易，并且存在很高的信息丟失風險。當企業中引入計算機技術之后，企業中信息記錄的方式增加了，工作人員可以利用Word、Excel等工具來將信息進行記錄和存儲，并且這些信息工具能夠對信息進行相應的版式設計，將信息變得更加清晰明了，在提高辦公效率的同時還能夠使得加強信息的保護作用。企業中的員工們可以利用網絡在內部進行各部門之間的溝通和聯系，使得信息在企業內部進行順暢的流通，既保護了企業信息的安全又提高工作人員的工作效率。

2.2.2辦公自動化中的多媒體技術

多媒體技術展現形式多樣，這項技術將文字、聲音和圖像進行組合表現；人們借助計算機設備，將文字、聲音、視頻和圖片等組多媒體信息進行組合并展示就是所謂的多媒體技術。將多媒體技術與應用于辦公系統中，可以豐富信言、的表現形式，使其更加直觀生動；還可以簡化信言。多媒體技術的應用顛覆了傳統的辦公模式，豐富了整體的辦公系統，提高而整體的辦公效率。在進行工作匯報時，充分利用多媒體技術，將展示內容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報出來，靈活生動，方便快捷，易于理解。

2.2.3辦公自動化中的網絡技術

電子郵件溝通的廣泛應用。各公司各部門都是獨立而互相關聯的，需要進行信言、間的傳遞交流，而電子郵件的應用正方便了這項需要。另外，電視會議的廣泛應用。隨著經濟的迅速發展，全球化也在不斷地深入。

以前開一個會議都需要提前做好準備，防止人員不能全部到場和出現一些問題；但是電視會議的應用就沒有這么復雜，不需要長途跋涉，不需要花費大量地費用和精力，只要有臺計算機，就可以通過網絡技術將會議涉及的所有人員聯系起來，進行討論。

結束語

本文從兩個部分對計算機信息技術在現代辦公室工作中的應用進行了分析，通過本文的研究希望能夠為當代辦公室工作人員以及辦公自動化的構建提供一些建議和參考。