辦公室行政管理精細化的思路與對策探討

王雪

【摘 要】在當今新時代下，企業科學的運營管理逐漸成為了企業管理人員需要面對的問題。在企業日常經營過程中，辦公室站著重要地位。對辦公室進行精細化管理能夠進一步促進企業行政管理持續有效的進行，其對企業持續健康發展發揮著重要作用。

【關鍵詞】辦公室行政管理；精細化；思路；對策

隨著時代不斷發展，在企業行政管理方面，精細化管理逐漸成為了企業管理人員面對的新問題。精細化管理不但是現代管理的新方向，還是今后辦公室行政管理工作發展的最終目標。它的特點主要是利用合理的管理來作為執行依據，利用嚴格和精細的管理不斷節約成本。這類管理模式將進一步提高企業管理效率和水平[1]。

一、目前辦公室行政管理過程中存在問題

1.管理觀念落后的問題

在企業辦公室行政管理當中，精細化管理需要對企業實際情況進行調查，制定出科學的精細化管理對策，同時其是確保工作順利進行的基礎。目前，一些企業管理人員都缺少基本精細化意識。在實際工作過程中往往有許多問題出現。在一定程度上，這些問題嚴重影響了管理工作順利進行。科學的進行辦公室精細化管理要求企業負責人制定出有效的管理制度，強化有關人員的監督和管理。對可能存在的問題有針對性的提出解決方法[2]。這樣才可以保證行政工作管理落實到實際當中，進一步提高企業的經營水平。

2.管理項目陳舊的問題

隨之社會形勢的不斷變化，企業開展辦公室精細化管理需要對于具體內容及時進行調整。很多企業依然延續傳統的辦公室管理方法，這種模式會導致企業的日常管理漏洞較多，無法適應現代經濟形勢之下對于辦公室行政工作的要求。因此，企業急需對辦公室行政進行精細化的管理[3]。開展辦公室行政精細化管理，需要結合企業實際情況，重新規劃管理的內容，確保辦公室精細管理工作具有可執行性，把整個辦公室行政與其他部門的工作有效進行結合，明確考勤，紀律，監察等工作的責任歸屬和完成標準，通過這些措施都有助于提升企業的工作效率。

3.管理制度落后問題

科學的管理制度可以進一步確保企業健康發展，同時也是辦公室行政工作的重點。目前，一些企業在管理制度上還存在許多問題。第一，管理制度設計不夠準確，沒有按照實際狀況來設計管理制度，進而造成不同部門之間的工作方式以及管理制度相似，直接影響企業的正常運營。第二，分工不明確。一些工作不能充分落實到實處，進而造成了員工缺少主動工作熱情。除此之外，對考核制度沒有細化，獎罰不能做到分明，許多規定落實不代為，制度僅僅是空口白話。

二、辦公室行政管理精細化的思路

1.利用量化和細化方式來管理科目

我們從目前的研究現狀可以看到：在目前企業建設過程中，多數企業在管理上不能夠進行實效的管理，往往位于比較模糊的情況下。在實際工作當中，需要對管理者能力的發揮進行注重，然而沒有量化和細化工作，忽視了精細化重要性。所以，要想更好的對辦公室行政管理進行精細化，就需要轉變目前管理模式，將管理工作科學的進行細化和量化，最終實現辦公室行政管理目標。精細化工作指的是將任務和工作按照自身邏輯和特性，分成許多個部分，進而讓企業領導更加直觀的進行考慮和分析，充分掌握好工作當中的細節內容。

2.融入標準化和流程化的理念

自從進入新世紀以后，多數企業生產方式都轉變為流水線作業，這種作業方式可以大大提高作業水平和整體的工作效率。對當前辦公室行政管理來說，也利用流水線模式來進行工作管理。將辦公室行政管理工作流程化，可以對每一部分的工作內容進行詳細的了解和分析。除此之外，按照具體狀況以及其他部分的工作來對接。標準化指在傳統流程化管理前提下，融入到日常工作的整理，構建健全的管理工作標準，形成完善的一套管理體系。在目前辦公室行政管理過程當中，融入流程化和標準化的管理，可以更加可靠的確保行政管理工作充分實現精細化。

3.強化經濟化意識和協同化意識

對于一個企業而言，辦公室的行政管理精細化工作不能僅靠個人來完成，而是需要各個部分之間相互協調和配合來實現的。以文件簽收舉例，從接手到辦理最后存檔，其中的各個環節及步驟都需要部門間的相互配合。因此，各個部門及其成員都應當建立協同化意識，同時也要具備經濟化意識，盡可能在投入最小的成本的基礎之上完成任務并獲取最大程度的效益。近年來，許多企業意識到成本意識的建立，在辦公室的行政中更應當大力推行，使辦公人員在此管理模式之上減少投入的管理成本，提升企業工作管理效率。

三、實現辦公室行政管理精細化的應對策略

1.加大企業文化建設力度

目前，在一些企業建設過程中，因為高層管理人員對下屬培養方面的重視。所以，對下級人員個性以及工作特點都需要充分的進行掌握。對工作當中比較容易出現的問題需要全面的掌握。在當前的企業管理過程中，需要不斷推行精細化管理理念，利用細節來實現企業管理，充分顯現管理成效，給企業帶來更好的文化建設發展方向。

2.推行制度化管理

想要更好的實現辦公室的行政管理，應當制定合理的約束機制和激勵機制，制定完善的管理流程。在辦公室行政管理實現精細化之前，企業的內部應當形成一套合理、完善的企業規章，使其成為企業工作中的重要準則，也是行事的重要依據，如果企業內部沒能形成科學、統一的規范，那么企業就無法真正實現自身的戰略。

3.提升員工素質

企業在內部建設過程當中，需要充分做好員工能力和個人素質的培養。從相關角度來分析，辦公室精細化管理最終目標是員工職業素養和個人能力的充分發揮，將其融入到具體的工作當中。所以，要想充分實現辦公室管理精細化，就需要引進和培養高素質專業的人才，利用對人才的培養和職業化規范，最終真正實現了工作精細化和標準化，進一步提高辦公室行政工作的質量以及效率。對企業來說，需要格外重視企業內部各個部分細節管理。將每一個月的工作任務進行量化，有效反映出工作狀況和成績，將管理工作內的各步驟進行確定。所以，提高工作人員職業素質有著重要作用。

4.加強員工的精細化意識

在當前的企業建設中，只有做好細節工作，加強員工的精細化意識，才能夠推動企業的發展創新。辦公室的行政管理精細化更是能夠體現細節工作的重要性。因此，應當加強員工的規范意識，同時培養起創新精神。在企業中，創新工作建立在企業完善的規范管理制度之上，企業的規范制度是一切工作開始的根本。應當培養員工嚴格按照企業管理制度的要求，將工作不斷精細化，在依照規章制度完成規定的任務的基礎之上引導員工進行思維發散和創新，將企業引上發展和成功的道路。

四、結束語

在目前企業辦公室管理當中，因為企業事務比較繁多，并且責任大。當對事務不能很好的處理的時候，就會增加辦公室工作任務，嚴重的時候將會直接干擾企業正常的工作。針對當前辦公室的工作特點，企業需要向合理化和精細化管理方面發展。在辦公室內完善制度規范，讓精細化意識深入到辦公室人員日常工作當中。整體來說，辦公室行政管理精細化管理可以大大提高管理效率，減小企業管理的成本，進而收到更好的管理效果。所以，企業需要強化辦公室行政管理精細化，進一步促進企業持續健康的發展。

【參考文獻】

[1]王紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2013，（34）：128-129.

[2]周水橋.以管理精細化追求效益最大化[J].中國電力企業管理，2011，（3）：53-54.

[3]王欣.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].科技與企業，2013，（5）：69.