住房公積金業務檔案整理歸檔的探索與實踐

王穎

摘 要：信息技術在多種不同類型的檔案管理工作中都可發揮效用，檔案材料的數量增加，傳統式的檔案管理方法已經不能被繼續使用，隨著檔案系統的信息化程度不斷增加，檔案管理者在初期整體環節通過計算機設備提升了歸檔工作效率。住房公積金業務檔案內容重要，這類檔案的基數大，科學的歸檔工作可以幫助減少檔案處理工作中的錯誤。現結合住房公積金業務類檔案的特點，探討歸檔建議。

關鍵詞：住房公積金業務；檔案整體；歸檔方法

在當前的經濟社會之中，辦理住房公積金業務的人逐漸增加，同時相關的貸款業務也逐漸活躍，住房公積金檔案資料的總量增加，歸檔工作難度大幅提升，負責這部分檔案管理工作的工作人員必須要結合檔案整理工作要求，有效歸檔，以科學的方式來管控檔案材料，避免住房公積金業務活動受到檔案材料的不良影響。本文參考新型檔案管理工作制度與現有歸檔技術，探尋適合住房公積金檔案的歸檔方法。

1 住房公積金業務相關檔案材料的主要特點

檔案既具有證明功能，同時還具有記載重要信息的基本功能，在整理檔案材料時，需以檔案的實際內容與具體特點來確定整理工作的開展方向。住房公積金檔案在現代化的檔案系統中具有特殊性，其構成復雜，其檔案系統內部的不同檔案材料的實際使用價值不同，在初期歸檔工作階段，必須要把握這種檔案材料的主要特征。首先這種檔案具有長期性的特征，職工在相應的部門建設了住房公積金檔案之后，檔案材料需要被長期有效保存，因為一些檔案材料內部設有貸款數額、每月需要有效繳納的金額等重要的信息，一旦丟失將會對其住房公積金業活動產生重大影響。

這種檔案還存在多樣化的特征，與具有單一化載體的檔案材料不同，住房公積金檔案中不僅有大量的紙質材料，同時還具有光盤、錄音以及錄像等材料，這些材料的保存難度相對較高，分類也相對比較困難，管理者應當將基礎性的分類工作做好，分類是歸檔工作的重要前提。以檔案的類別為準，來給不同的業務檔案使用不同的管理方法，使歸檔工作可以在更短的時間之內被完成。住房公積金檔案在時效性方面也有特殊的要求，管理者必須根據該業務檔案的使用需要，在預設的時間之內完成歸檔任務，如果業務檔案出現了被堆積的情況，檔案管理工作也無法順利有效地被完成。

2 歸檔工作建議

2.1 深入了解業務檔案的基本內容

檔案管理工作需要在標準化的制度的約束下展開，但是很多地區并沒有針對住房公積金檔案給出具有限制作用的管理制度，這也是導致住房公積金檔案管理不善的問題之一，通過使用網絡平臺可以幫助管理者以更高的效率來掌握住房公積金當那的基本內容，管理單位還可以對其他類型的檔案局以及相關單位運用的管理手段進行借鑒，細化該種業務型檔案的管理制度。在管理與使用住房公積金檔案時，管理者需要在貸款、提取以及歸集三個環節獲取檔案資料，管理檔案的工作也必須建設在對檔案內容有所了解的基礎上，還要注意一些歸檔比較困難的檔案，進而將歸檔工作展開時選用的方法，確認歸檔順序。

2.2 提升檔案管理者的工作素養

首先，要建立高效、合理的人才招聘流程，開辟新的人員招聘渠道，積極利用各種社會資源，吸納更多更專業的檔案管理人才。其次，要做好相關管理人員的崗前培訓工作，包括檔案管理技術培訓、檔案管理理念培養、檔案管理制度考核等，讓每位住房公積金業務檔案管理人員都能夠更加的專業。再次，對于新進的住房公積金業務檔案管理人員，要適當安排老員工帶領，防止出現較為嚴重的管理問題。最后，樹立正確的住房公積金業務檔案管理意識，確立明確的工作重心，可以在很大程度上保證住房公積金業務檔案室日常管理工作的穩定性和持久性。

2.3 確定科學的歸檔方法

優化住房公積金業務檔案整理歸檔方式。第一，進一步簡化住房公積金業務檔案整理歸檔的工作流程，降低業務檔案整理歸檔難度并提高工作效率。第二，建立日常的業務檔案整理歸檔細則，爭取做到責任到人，一旦住房公積金業務檔案整理歸檔出現問題，可快速的找到相關負責人予以解決，提高工作的效率。第三，明確各個業務檔案管理部門的工作職責，保證與其他部門不出現業務交叉錯亂的現象，提高業務檔案整理歸檔的安全性。第四，加大對住房公積金業務檔案整理歸檔的資金投入，進一步提高檔案整理歸檔設施的質量。

做好住房公積金業務檔案的分類儲存工作。住房公積金業務檔案整理歸檔是檔案管理職能的最根本的體現，也是檔案管理的基礎工作，在大數據時代背景下檔案管理工作的開展應當著重加強這部分的工作。因此，單位其他各個部門都要積極配合整理歸檔工作的開展，重視日常檔案文件的收集和整理工作，同時，檔案管理人員要及時的做好檔案的歸檔工作，做到分門別類，條理清晰，及時將相關數據信息上傳到網絡之中。

2.4 優化檔案管理制度

進一步完善管理制度。首先，在管理制度上需要注重與我國相關法律法規進行結合，讓制定出來的管理制度能夠獲得法律保障，同時這也是一種對檔案管理工作的保護，使得管理行為更加合法化。其次，相關部門領導人員應當對住房公積金業務檔案整理歸檔工作的開展引起高度的重視，在政策上和資金上給予更大的支持，同時還應當給予該部門管理工作人員更多的關心和愛護，建立和完善相關的管理制度，從而有效促進住房公積金業務檔案整理歸檔的管理質量。最后，需要建立起完善的獎懲制度。為促進住房公積金業務檔案整理歸檔人員的工作效率，應當對各工作人員的工作表現作出公平的評價，然后對其中表現優異的工作人員給予獎勵，對其中表現較差的工作人員給予適當的懲罰，通過這種方式來調動工作人員的積極性。

完成所有歸檔工作任務之后，管理人員還要對已經獲取的住房公積金檔案信息進行復核，確定檔案的精準度，并對檔案材料進行審查，確定檔案信息沒有錯誤之后，還能存儲檔案，避免在歸檔環節中出現信息錯誤，提升檔案整理工作的質量。為之后的住房公積金業務活動提供正確全面的檔案信息。

3 結束語

管理者在應對與住房公積金有關的檔案材料時，需要先根據檔案材料的來源做好基礎分類工作，在分類的基礎上展開歸檔處理工作，同時還要保存與業務檔案相關的其他材料，如會計憑證等，同時根據檔案材料使用需要來將檔案的保管期限合理設置，根據歸檔工作經驗來確定歸檔工作中的矛盾問題，通過更加合適的手段來應對這類檔案材料，總之住房公積金業務檔案的歸檔以及其他整理工作仍舊存有改進空間，管理者需繼續調整整體方法。

參考文獻

[1]陳偉.事業單位檔案的歸檔文件整理研究[J].科研，2017（2），00267-00267.

[2]熊應長.淺析住房公積金的檔案管理[J].商，2015（9），40-40.

[3]馬文平.從檔案業務實踐談檔案整理歸檔[J].科技、經濟、市場，2015（6），146-147.