如何做好文書檔案管理工作

趙艷

摘 要：隨著近幾年我國市場經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，人們對文件檔案信息的需求也在不斷提升，因此企業(yè)必須要不斷加大對檔案管理的重視度，提高檔案管理的科學性，這樣企業(yè)財務活動和業(yè)務活動的質(zhì)量才能得到提升，企業(yè)檔案管理工作的效率才能得到提高。本文就如何做好文書檔案管理工作進行研究，希望能夠在一定程度上提高企業(yè)發(fā)展的速度。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；管理工作措施

在企業(yè)發(fā)展的過程中，相關(guān)人員要不斷對企業(yè)檔案管理模式進行優(yōu)化，對企業(yè)檔案管理制度進行完善，這樣企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量才能得到提升。現(xiàn)在我國很多企業(yè)的文書檔案仍舊存在著人工操作出現(xiàn)紕漏，以及相關(guān)管理流程固定化的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在一定程度上降低了我國文書檔案管理的效率。檔案管理人員在進行回復檔案管理的過程中，必須要找到其存在的問題，這樣企業(yè)文書檔案管理工作的水平才能得到提升。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏對文書檔案管理的重視

文書檔案管理的管理流程是很復雜的，文檔管理是需要耗費很多的時間、人力以及物力，企業(yè)的領(lǐng)導者對文書檔案管理的工作缺乏深入的認識。在整個檔案管理流程中，企業(yè)領(lǐng)導者只要求管理人員對文件進行簡單的保管或存放，并沒有科學性處理相關(guān)的業(yè)務文件資料。由于企業(yè)領(lǐng)導者對文書檔案管理缺乏重視，導致企業(yè)各部門對檔案管理工作也不太重視的情況，造成文書文件整理以及收集的低效率的現(xiàn)象。

1.2 文檔管理制度滯后

隨著我國市場經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，企業(yè)的競爭力壓力也在不斷提高，這種現(xiàn)象在一定程度上提高了企業(yè)對檔案管理的要求。現(xiàn)在我國很多企業(yè)仍舊存在著檔案管理混亂的現(xiàn)象，甚至很多檔案管理人員在對檔案進行管理的過程中身兼數(shù)職，這種現(xiàn)象導致檔案管理人員在進行文書檔案管理的過程中，無法及時對檔案進行調(diào)整和歸檔，給企業(yè)檔案管理的發(fā)展造成了非常大的影響。很多企業(yè)在進行檔案管理的過程中，仍舊存在著高素質(zhì)檔案管理人才缺失、檔案管理人員嚴重缺乏檔案管理意識的問題，這些問題給企業(yè)檔案的發(fā)展造成了非常大的阻礙。

1.3 文書檔案管理方法不規(guī)范

現(xiàn)在我國很多企業(yè)在檔案管理的過程中，仍舊存在著文書檔案管理方法不夠科學的問題，這一問題嚴重降低了企業(yè)經(jīng)營管理的效率，導致企業(yè)文書管理系統(tǒng)出現(xiàn)老人嚴重的不規(guī)范、不完善現(xiàn)象，甚至很多企業(yè)的檔案管理，還存在著文件嚴重混亂、案卷目錄殘缺不全的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象給企業(yè)正常業(yè)務活動造成了非常大的影響。

2 如何做好文書檔案管理工作

2.1 加大文書檔案管理力度

企業(yè)管理者在進行文書檔案管理的過程中，要不斷加大對人力資源管理的重視度，提升自身的思想意識，不斷加大對文書檔案管理的重視度，對各個部門之間的檔案管理職責進行明確的劃分，這樣文書檔案管理的水平才能得到提升。企業(yè)要不斷加大對文書檔案管理宣傳的重視度，這樣企業(yè)員工才能真正的意識到文書檔案管理的重要性，企業(yè)員工對檔案資料的收集才能持有支持和理解的態(tài)度。

企業(yè)可以召開文書檔案的學習講座和相關(guān)培訓，邀請專業(yè)的人才對企業(yè)員工對檔案的作用進行普及，這樣文書檔案管理工作的開展才能變得更加順利，企業(yè)文書檔案的管理水平才能得到提升。企業(yè)在進行文書檔案管理的過程中，要不斷提高管理工作的預見性，這樣企業(yè)文書檔案管理工作才能為企業(yè)業(yè)務的開展提供更多有用的信息。

企業(yè)在進行文書檔案管理的過程中，要不斷提高數(shù)據(jù)資料和相關(guān)信息的可靠性，不斷加大對檔案管理人員培訓的重視度，提高文書檔案信息的豐富性，這樣企業(yè)決策的科學性才能得到提高，企業(yè)的發(fā)展目標才能變得更加科學。

2.2 創(chuàng)新文書檔案管理制度

要想提高企業(yè)文書檔案工作開展的水平，就要不斷加大對回復檔案管理工作制度創(chuàng)新的重視度，充分借鑒國內(nèi)外文書檔案先進的管理經(jīng)驗和管理策略，不斷提高文書檔案管理制度的先進性、科學性和有效性，結(jié)合企業(yè)檔案管理的實際情況，對文書檔案管理制度進行調(diào)整。這樣企業(yè)檔案管理的制度才能發(fā)揮出更大的作用。在創(chuàng)新制度中應緊跟時代的發(fā)展步伐，取其精華并去其糟粕，對現(xiàn)有的管理制度進行改革創(chuàng)新，同時，確保文書檔案管理制度和工作責任分配與工作單位領(lǐng)導體制能協(xié)調(diào)及適應，從而使質(zhì)量監(jiān)督體系得到不斷完善，提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.3 推動文書檔案管理工作規(guī)范化

根據(jù)目前文書檔案管理工作的需求，我們必須要確保管理環(huán)節(jié)的有效性、以及規(guī)范化。這個時候可以對檔案相關(guān)的文件資料類型、處理文件時的程序的差別進行深入的了解，根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況，建立健全的文檔管理系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡社會的不斷發(fā)展與深入，檔案電子信息化管理模式不斷的發(fā)展，為了滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的要求，就必須采取規(guī)范化管理方式，對文書檔案進行有效的管理。同時還要做好文件歸檔工作中的每一道程序，使文書管理與檔案處理環(huán)節(jié)可以得到很好的協(xié)調(diào)，要讓管理模式得到很好協(xié)調(diào)的發(fā)展，就必須要做好對文件的歸檔以及分類的工作。在文件管理的過程中，需要對案卷進行普查，并且刪除一些沒有用的文件，以免出現(xiàn)工作低效率的情況，使案卷得到高效率的整合以及應用，還需要對一些內(nèi)容雜亂的資料進行規(guī)整，提高文件資料規(guī)整的利用效率，也提高了工作中檢查與搜尋資料的效率。

2.4 提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)

文書檔案管理對管理人員的能力具有很嚴格的要求，這種工作需要具備很強的實踐與技術(shù)性。文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是文書工作完成的關(guān)鍵，同時也是單位文書檔案管理工作最直接的質(zhì)量影響因素，因此，各單位應當重視文書檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)，一方面要定期舉辦多層次的專業(yè)培訓，幫助從業(yè)人員多了解相關(guān)的法律法規(guī)，注重檔案管理人員多角度的提升。另一方面，要注意吸納一些具備較高職業(yè)素養(yǎng)，以及政治信仰的專業(yè)化檔案管理人員，單位招聘時一定要嚴把人才質(zhì)量關(guān)。在當前信息化的時代背景下，還要將文書檔案管理工作同計算機結(jié)合起來，提高工作人員管理電子檔案的水平，創(chuàng)新工作理念，讓文書檔案管理人員能夠積極學習信息化技術(shù)，打造復合型的高素質(zhì)人才。

3 結(jié)束語

通過上述文章，我們可以知道現(xiàn)在我國文書檔案仍舊存在著人員管理素質(zhì)低下的情況，因此相關(guān)部門必須要對現(xiàn)有的管理制度進行優(yōu)化，不斷對文書檔案進行創(chuàng)新，結(jié)合先進的科學技術(shù)提高其的管理技術(shù)，這樣文書檔案的使用率才能得到提升，企業(yè)的發(fā)展速度才能得到加快。在企業(yè)進行經(jīng)濟活動和決策過程中，文書檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案管理人員要不斷提高文書檔案的真實性和質(zhì)量，這樣文書檔案的價值才能得到提升。

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