家庭檔案的分類初探

謝玉婷

摘 要： 分類是檔案整理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，家庭檔案也不例外。本文通過查閱有關(guān)家庭檔案的著作和文獻(xiàn)資料，初窺現(xiàn)存的家庭檔案分類方法，并通過對(duì)家庭檔案特殊性的思考，以求探索出更完善、更具實(shí)用性的家庭檔案分類方法。

關(guān)鍵詞： 家庭檔案；分類方法；特殊性思考

“家是最小國(guó)，國(guó)是千萬家”，家庭檔案是國(guó)家檔案的一部分。家庭檔案記錄家庭成員的日常生活，它貼近百姓生活，反映平民記憶；它能為家庭生活管理提供便利，有利于維護(hù)家庭成員的合法權(quán)利；它能夠滿足普通人記錄人生的精神需求，它有利于提高社會(huì)整體檔案意識(shí)。近年來，各級(jí)檔案部門和檔案工作者努力嘗試讓檔案走出機(jī)關(guān)大院，走進(jìn)平民百姓的家中，讓老百姓參與到家庭建檔的活動(dòng)中，讓他們?cè)谡砼c自己生活息息相關(guān)的材料的過程中，提高檔案意識(shí)。這些努力取得了一定的成效，各地家庭建檔活動(dòng)如火如荼的展開。

與一般文書歸檔工作相似，確定家庭檔案的分類方法對(duì)于整個(gè)歸檔工作起著至關(guān)重要的作用。本文通過歸納目前存在的各種家庭檔案的分類方法，分析其利弊，試圖尋找更能適應(yīng)家庭檔案特殊性的分類方法，完善家庭檔案的整理工作。

一、家庭檔案及家庭檔案分類的含義

家庭檔案被關(guān)注的時(shí)間尚不長(zhǎng)，對(duì)家庭檔案概念的解釋眾說紛紜。筆者通過查閱與家庭檔案相關(guān)的文獻(xiàn)資料，歸納對(duì)其定義描述的關(guān)鍵詞主要有“家庭及家庭成員”“家庭活動(dòng)及社會(huì)活動(dòng)”“歷史記錄”“有保存價(jià)值的資料”等等，可以概括為“家庭檔案，就是一個(gè)家庭及各個(gè)家庭成員，在從事家庭活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的過程中形成的歷史記錄，包括文字、圖表、照片、錄音、錄像等不同形式的，有保存價(jià)值的各種資料。”

一個(gè)家庭的檔案既是一個(gè)有機(jī)的整體， 又是由不同類型和內(nèi)容的材料的組合，因此需要對(duì)家庭檔案進(jìn)行分類， 這樣才能更好地對(duì)其進(jìn)行整理， 便于保管和利用。家庭檔案的分類，應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照家庭檔案的價(jià)值、來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)構(gòu)成家庭檔案的材料進(jìn)行有層次的區(qū)分，分成若干類別，使之形成有序的體系。家庭檔案分類是家庭檔案整理的中心環(huán)節(jié)。分類質(zhì)量的好壞， 對(duì)于整理工作的質(zhì)量以及日后的查找利用， 都有較大的關(guān)系。對(duì)家庭檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，還能使家庭檔案的管理有條不紊， 有規(guī)可循。

二、家庭檔案分類的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)對(duì)家庭檔案的分類并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同家庭所產(chǎn)生的檔案在數(shù)量、內(nèi)容、形式上也都不同，各地所推廣的分類方法各有千秋，也各有利弊。筆者將搜集到的家庭檔案的主要分類方法進(jìn)行了初步的歸納整理：

（一）家庭檔案的基本分類方法

1. 以保存期限為依據(jù)分為：短期、長(zhǎng)期、永久等；

2. 以形成時(shí)間為依據(jù)分為：嬰幼時(shí)期類、學(xué)生時(shí)代類、獨(dú)立成年類、退休晚年類等；

3. 以家庭成員為依據(jù)分為：祖父母、父母親、兄弟姐妹、兒子女兒、孫輩等；

4. 以載體為依據(jù)分為：紙質(zhì)文字材料類、照片類、音像類、實(shí)物類、電子數(shù)據(jù)類等；

5. 以內(nèi)容為依據(jù)分為：家庭概況類、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)類、榮譽(yù)成果類、財(cái)產(chǎn)權(quán)證類、醫(yī)療保健類、社會(huì)交往類、收藏愛好類、考察旅游類、家電設(shè)備類等。

（二）每類家庭檔案的具體構(gòu)成材料

將家庭檔案的具體材料按照不同的分類法進(jìn)行歸檔，常用的歸檔法有兩種：

1.按內(nèi)容分類法進(jìn)行歸檔：

（1）家庭概況類：如家譜、家史、家庭成員個(gè)人自傳、戶口本、獨(dú)生子女證、出生證、學(xué)生證、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、簡(jiǎn)歷、工作證、結(jié)婚證、聘用合同、老年證及各種聘任證書等材料。

（2）學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)類：如家庭成員的筆記本、日記本、工作日志、心得總結(jié)等材料。

（3）榮譽(yù)成果類：如表彰決定、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、創(chuàng)作手稿、發(fā)表文章、論文論著、科技發(fā)明、藝術(shù)作品等材料。

（4）財(cái)產(chǎn)權(quán)證類：如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)證、房地產(chǎn)圖紙、存折、收支記錄、工資單、銀行卡、債券、股票、大件商品的購(gòu)物發(fā)票、買賣合同、借貸款合同、收據(jù)，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)產(chǎn)證明、稅收材料、公證書等材料。

（5）醫(yī)療保健類：如體檢表、病歷、化驗(yàn)單、心電圖、X光片、免疫記錄、常用藥說明等材料。

（6）社會(huì)交往類：如親朋好友間的書信、社會(huì)各界的邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬、名片等材料。

（7）收藏愛好類：如家庭及其成員收藏的郵票、錢幣、古玩等材料。

（8）考察旅游類：如旅游線路圖、日程安排表、景點(diǎn)介紹、門票等材料。

（9）家電設(shè)備類：如家電和家具的購(gòu)物發(fā)票、使用說明書、合格證、保修單、維修記錄、設(shè)備圖紙等材料。

2.按年齡段分類法進(jìn)行歸檔：

（1）嬰幼時(shí)期類：如孕期檢查材料、寶寶誕生材料、嬰幼保健檔案、記錄成長(zhǎng)的音像資料等。

（2）學(xué)生時(shí)代類：如學(xué)習(xí)課本、作業(yè)本、作文、成績(jī)單、科技藝術(shù)作品、學(xué)生證、畢業(yè)證、獎(jiǎng)狀、升學(xué)考試資料、日記、書信、畢業(yè)紀(jì)念冊(cè)、同學(xué)錄等。

（3）獨(dú)立成年類：如勞動(dòng)合同、工作證、職稱證書、聘任書、工作日志、工作成果、調(diào)研材料、獎(jiǎng)懲檔案、婚姻登記材料、婚戀音像、婚戀紀(jì)念物、旅游材料、財(cái)產(chǎn)材料、體檢病例等。

（4）退休晚年類：如離退休審批材料、體檢病例保健材料、老年學(xué)習(xí)材料、興趣愛好收藏、個(gè)人歷史回顧、遺囑、遺愿等。

三、對(duì)家庭檔案分類方法的特殊性的思考

1. 家庭檔案分類法的組合運(yùn)用

家庭檔案分類一般不可能只單用一種分類方法，因?yàn)槿魏我环N分類法都很難全面反映出家庭檔案的內(nèi)容和成分。因此，必須根據(jù)自家的材料存量和內(nèi)容偏重，同時(shí)將兩種或三種分類方法結(jié)合起來使用，以方便查找利用為原則，靈活掌握，自行確定類目。應(yīng)當(dāng)注意的是，分類方法的結(jié)合運(yùn)用，只能在分類的不同層次中分別選用不同的分類方法，，而不能在分類的同一層次中同時(shí)采用兩種或兩種以上的分類方法。例如：可采用第一層次以形成時(shí)間分類，第二層次以家庭成員分類，第三層次以內(nèi)容分類，第四層次以載體分類；或第一層次以家庭成員分類，第二層次以形成時(shí)間分類，第三層次以載體分類，第四層次以內(nèi)容分類等等。采用多層次的分類方法，優(yōu)點(diǎn)是經(jīng)過整理后的檔案材料，，不會(huì)因家庭成員的遷移而影響檔案的管理，如子女成年婚嫁后，將有關(guān)他們的家庭檔案材料移交子女保管是很方便的。除上述分層分類法外，還可以列出許多其他的組合方式，究竟應(yīng)采用幾個(gè)層次，選擇怎樣的組合方式，應(yīng)根據(jù)各個(gè)家庭的具體情況來確定。

2. 家庭檔案在保存期限上的特殊性

目前，家庭檔案的保存期限一般分為：短期、長(zhǎng)期、永久。這種分類方法借鑒了文書檔案保管期限的分類方法。目前一般文書檔案的保管期限通常定為：短期（10年）、長(zhǎng)期（30年）、永久。這種分法的優(yōu)勢(shì)在于簡(jiǎn)單、明確，非常適用于一般單位的文書檔案，但家庭檔案有其特殊性，它與家族和家庭成員都息息相關(guān)。舉例來說：“永久”，對(duì)于一個(gè)家族來說應(yīng)指代代相傳（比如家譜、家史類檔案有代代相傳的意義），而對(duì)于某個(gè)家庭成員來說則指其終身（比如一般性的證書），因此，筆者認(rèn)為在確定家庭檔案的保管期限時(shí)應(yīng)分別鑒定其對(duì)家族的意義和其對(duì)某個(gè)、某些家庭成員的價(jià)值，分為“代代相傳”和“終身”。

3.家庭檔案分類不宜過細(xì)

首先，家庭檔案分類過細(xì)，會(huì)增加檔案整理的工作量，整理工作量過大，又會(huì)影響家庭成員歸檔的恒心。舉例來說，有些文獻(xiàn)在以形成時(shí)間為依據(jù)對(duì)家庭檔案進(jìn)行分類時(shí)，主張按年度來歸檔，筆者認(rèn)為沒有必要，按年齡段來分類歸檔即可，只是在檔案排列時(shí)，按時(shí)間順序自然排列。其次，家庭檔案分類過細(xì)，反而會(huì)降低查找利用的便利度。因?yàn)榧彝n案涉及內(nèi)容廣泛，比如勞動(dòng)合同，既可以歸入工作類，也可歸入權(quán)證類；又比如某些收藏品，既可以歸入愛好收藏類，也可以歸入財(cái)產(chǎn)類，視個(gè)人認(rèn)識(shí)判斷而定，且分類法案一旦確定，就必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)且前后一致。如果分類過細(xì)，不同家庭成員之間的分類標(biāo)準(zhǔn)就難以統(tǒng)一，容易產(chǎn)生矛盾。

加拿大檔案學(xué)者特里·庫(kù)克明確指出“現(xiàn)在檔案是屬于人民，為人民服務(wù)，甚至通常由人民管理。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人利益，而且更多的還需要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！?/p>

從查閱的文獻(xiàn)資料來看，我國(guó)家庭檔案研究已經(jīng)取得了一些成績(jī)。各地各級(jí)檔案部門對(duì)家庭檔案的大力宣傳和深入指導(dǎo)，也大大提高了普通公眾的家庭建檔意識(shí)。有些家庭已經(jīng)開始親身實(shí)踐，并在整理檔案的過程中，體會(huì)到了回憶往事，暢想未來的樂趣。但是，目前家庭檔案的很多理論和操作仍然停留在對(duì)文書檔案歸檔方法的借鑒上，對(duì)家庭檔案特殊性的研究有待深入。因此，我們必須不斷地在實(shí)踐中思考，在思考后實(shí)踐，為家庭建檔提供更科學(xué)合理的操作方法，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)走向民間，走向更廣闊的天地。

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