疾病預防控制中心質量體系檔案管理現狀和對策

李家慧

（簡陽市疾病預防控制中心 四川 簡陽 641400）

隨著衛生醫療體制的不斷改革，傳統型的預防檢測工作已經無法與疾控中心質量體系檔案管理的要求相適應，檔案管理工作會對實驗室質量體系的運行有著重要的影響，其已經不是一種過渡性和階段性的任務，還是常規性的具體工作，所以實驗室質量體系檔案管理工作應該以日常管理為主，對于實驗室質量檔案要做到及時的整理及完善，做到檔案的實時歸檔，保證實驗室質量檔案的完整性。

1.疾控中心實驗室質量體系檔案管理的內容分析

根據檔案管理的內容我們可以將其分為檢驗技術類檔案、綜合類檔案、質量控制類檔案、輔助記錄類檔案、儀器設備類檔案等。

（1）實驗室檢驗技術類型的檔案：該種類型的檔案是對檢驗樣品從采樣開始到最后出具報告整個過程進行的記錄，是疾控中心實驗室檢驗最真實的記錄過程，具有專業性的特點。涉及到了檢驗技術協議、流轉單、檢驗原始記錄、檢驗報告單等，作為疾控中心來說其移交的檢驗報告是否真實和可靠將直接的決定著實驗室和客戶的利益，所以這類型的大干應該有適當的保存期限，并做到完好的保密。

（2）綜合類型檔案：此種類型的檔案包括了內外部兩類檔案，外部文件是有效保證實驗室工作的上級發布的制度文件和法律法規等，內部文件包括有效保證實驗室運行的年度計劃、人員變動、實驗室環境建設等檔案信息。

（3）質量控制類檔案：此種類型的實驗室檔案指的是確保實驗室檢驗質量的體系文件，是有效保證實驗室內部運行的法規性文件，具體的包括有實驗室質量管理手冊、質量管理程序文件、質量記錄、質量受控文件、技術記錄、質量控制計劃、質量檢定計劃等，座椅作為實驗室為了做好檔案質量管理就應該從質量體系文件相應的控制程序出發，做好各種影響實驗室質量體系因素的有效控制，從而實現所有數據及記錄的完善及保存。

2.疾控中心實驗室質量體系檔案管理不足

對于疾控中心實驗室質量管理來說，檔案是質量體系管理中最原始、最真實的記錄，能夠最客觀的反映出疾控中心試驗室檢測質量和水平。實驗室檔案材料是進行質量體系文件編寫的依據，所以實驗室質量體系檔案管理至關重要，其涵蓋了質量評審相關的內容，是切實保證實驗室評審工作順利進行的鑒證依據。

2.1 疾控中心質量體系檔案管理手段尚未得到有效的整合

對于疾控中心來實驗室質量體系和檔案管理工作二者是互相銜接、互相制約、互相依存的，所以對二者關系的有效理解能夠有效的推動實驗室質量認證體系工作，但是從當前來看，實驗室質量體系檔案管理手段尚處于分離的狀態，文件及資料尚未實現統一的審批、統一的格式。

2.2 相關工作人員對疾控中心質量體系檔案管理認識不足

雖然當前大部分的疾控中心質量體系檔案管理工作人員已經具備的相應的工作經驗，但是仍舊沒有對檢測質量做到真正的理解和認識，工作中將產品是否合格作為質量檢測的標準，而忽視掉了客戶的關注和滿足，這必然會對疾控中心質量體系檔案管理工作的成效產生影響。

2.3 疾控中心質量體系與檔案管理尚未在內容上建立起相應的聯系

對于一個單位來說檔案是最直接、最真實反映單位活動的內容，可以通過書面形式、電子文件的形式進行保存。而從質量體系角度來看，相應的文件是有效組織質量體系檔案管理的關鍵和重點，也就是說二者不管是從內容還是從載體上來看，都是密不可分的，但現實中二者卻并未在內容上建立起任何的聯系。

3.提高疾控中心質量體系檔案管理成效的措施

3.1 提高疾控中心管理層對實驗室質量體系檔案管理的重視程度

對于疾控中心來說實驗室檔案管理工作是一項機密性、政策性和專業性非常強的工作，作為疾控中心的各個部門來說則應該充分的認識到在質量體系當中檔案管理工作的重要性，認識到實驗室質量體系檔案管理對于疾控中心的業績來說的重要性，從而在推動檔案管理工作科學化、規范化發展的同時，有效的提高疾控中心的服務水平和服務質量。

3.2 引進先進的檔案管理設備，實現檔案管理信息化

雖然檔案管理屬于一項傳統性的管理工作，但是在實際檔案管理當中還需要引進科學化、信息化技術來有效提高管理的效率，這就需要做好技術的創新、技術引進工作，比如購置檔案信息化優化所需的硬盤、高速掃描儀、文件管理系統等的購置。有效的提升疾控中心信息化檔案管理的水平，同時還需要加強軟件建設工作，并做好實驗室質量體系檔案的分類保存。

3.3 做好疾控中心質量體系檔案管理工作人員的定期培訓工作

當前疾控中心實驗室質量體系檔案數量不斷增加，這就在一定程度上加大了檔案管理的工作量，再加上當前電子檔案的出現，雖然在一定程度上使得檔案管理工作更加的便捷，但是也導致檔案管理工作變得更為復雜，所以就對檔案管理人員提出了技術提升的要求。那么作為疾控中心來說則應該對檔案管理人員做好定期培訓工作，使其能夠通過培訓掌握相應的管理工具和管理手段，不斷提高檔案管理工作能力。與此同時還需要加強相應人員檔案管理的責任意識，使他們認識到檔案管理工作的作用，從而不斷促進檔案管理向著科學化的方向發展。

3.4 加強疾控中心檔案管理制度工作，實現檔案管理體制的不斷完善

疾控中心質量體系檔案管理應該做好責任制度的貫徹和落實，作為檔案管理工作人員應該認識到自己所承擔的責任，從而在意識上做到提升，那么作為檔案管理部門則應該做好關于檔案收集到檔案使用全部環節的管理制度完善工作，切實的保證質量體系檔案管理科學化和規范化發展。另外針對檔案管理工作還應該做好業績考核制度的建設工作，針對檔案管理工作人員實行定期考核制度，從而從制度上督促其進行技能和知識的更新，不斷適應時代的發展和血牛，進而有效的推動疾控中心實驗室質量體系檔案管理工作。

4.結語

對于疾控中心來說檔案管理工作屬于實驗室質量體系建設的基礎性工作，所以做好檔案的分類管理工作，則能夠在一定程度上有效的提高疾控中心的工作成效、提升群眾的滿意度。實驗室檔案作為實驗室質量提升的一手參考資料，其管理的成效將直接決定著實驗室的專業水準，屬于實驗室日常管理工作的重要環節和手段。當前疾控中心質量體系檔案管理工作存在著疾控中心質量體系檔案管理手段尚未得到有效的整合、相關工作人員對疾控中心質量體系檔案管理認識不足、疾控中心質量體系與檔案管理尚未在內容上建立起相應的聯系三大問題，而要解決這些問題，則應該提高疾控中心管理層對實驗室質量體系檔案管理的重視程度、引進先進的檔案管理設備，實現檔案管理信息化、做好疾控中心質量體系檔案管理工作人員的定期培訓工作、加強疾控中心檔案管理制度工作，實現檔案管理體制的不斷完善。

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