校史檔案資源庫建設與資源開發

摘 要

校史資源的來源有學校館藏檔案、異地檔案復制、校史考證與采訪、征集與捐贈等，在對多種來源的校史資源進行分類整理的基礎上，建設校史資源數據庫，將校史資源進行長期存儲，供校史資源開發和利用。文章以系統論的基本理論進行校史研究，總結了四種主要的校史資源開發途徑。

【關鍵詞】校史資源 校史研究 資源數據庫 元數據

學校歷史記錄了一代又一代教育工作者付出的艱辛努力和奮斗的光榮歷程；記錄了學校的起源創建、發展壯大、繁榮輝煌；傳承辦學思想和校園文化。學校歷史是一部奮斗史，也是一部光榮史，是珍貴的精神財富，它對后人的教育和啟迪作用是非常大的。眾所周知，榜樣的力量是無窮的，學校歷史是我們身邊的事件，離我們并不遠，當人們從中感受到自豪，產生敬仰，那么也會激勵人們為之奮斗，為之奉獻。對于學校來說，建設校史資源庫，進行校史研究、開發校史資源是校園文化建設基礎，具有很重要的現實意義。

1 校史資源來源分析

通過研究，我們發現校史資源主要有三種存在形式：一是檔案記載，保存于學校檔案館或者檔案室中；二是散落于民間，保存在師生的家中或者其它地方；三是人們的記憶中，特別是學校發展中重大事件的當事人、經歷者和知情者。通過分析，可能將校史資源的歸納為四種來源。

1.1 館藏檔案

有業內人士給檔案和校史的關系做了概括，它們是一種因果關系，檔案是校史和文化的載體，校史是檔案的內涵；檔案資源是校史最直接來源，是校史研究的基礎和后盾。并不是所有的館藏檔案都能成為校史資源，根據校史研究的重點、方向和主題進行取舍。

《高等學校檔案管理辦法》第二條對學校檔案進行了界定：“高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，拓展了學校檔案的內涵，擴大了學校檔案的管理范圍。但是，檔案的憑證性要求它必須是客觀的真實記錄，檔案便是一個個獨立的客觀事件的記錄，或者說更多的是記錄的一種結果。所以，館藏檔案是校史資源的最主要的來源。

1.2 異地檔案復制

對于一所歷史悠久、經歷許多變遷的學校來說，由于歷史原因，有些珍貴檔案可能留存于其它地方或者散落于民間，如解放前的湘雅老檔案，有的保存于湖南省檔案館，有的保存于美國有關的檔案館；由于戰亂變遷，有的些保存于貴陽、重慶和沅陵等地。這些珍貴資源的原件難以獲得，可以通過復制的方式，將檔案復制件帶回學校，作為校史資源保存，并注明原件保存地。

1.3 校史考證與采訪

校史資源還有一個很重要的來源是校史考證與采訪，一方面對于年代久遠的校史，檔案記載不全的歷史，可以通過考證與采訪的方式來彌補；另一方面對于無形的檔案，記載于當事人和知情者心中的故事，或者評價等，都能為校史的研究提供支撐。

有形載體的檔案，記錄著學校發展過程中的一個個重要事件，是一個個時間節點，或者是一種種事情結果，就像一顆顆璀璨的珍珠。依據校史資源，編撰校史，使事件之間有機結合，讓珍珠串連起來，讓它成為價值不匪的項鏈，發揮出最大的作用。校史考證和采訪便是將無形的資源和有形的載體結合的過程。比如，國家領導人視察某所高校，大多數檔案只記載事件本身，而這個事件對學校的影響的記載卻是無形的，只能通過人們的口述的描述，從后來的發展數據來證實；再如抗戰時期，湘雅醫學院西遷貴陽，再遷重慶的歷史，檔案中只記載了具體的事件，但西遷的艱辛過程和展現出來的湘雅精神，只能通過采訪和考證。《老湘雅故事》便是通過采訪、考證、查檔而編撰而成的校史研究成果。

1.4 征集和捐贈

檔案征集和捐贈，彌補校史研究中史料不足的問題，可以征集對某一事件或者某一時期的口述材料；重大活動的珍貴聲像、文字資料；重要事件的實物檔案等。為了解決征集工作中的某些問題，同樣可以征集復印件、復制品或者電子文件。

2 校史資源的整理

通過前面的分析研究，校史資源主要有四種來源，通過這四種途徑收集來的校史資源，是進行校史研究、編撰校史的基礎。如何管理好豐富的校史資源，為校史研究工作提供便利，也是現實中需要解決的問題。實際工作中，收集到的校史資源有紙質照片、錄音資料、錄像帶、紙質書籍、紙質文稿、印章、實物、出版物、復印稿件、電子稿件等。

首要的處理便是分類管理，校史資源相對于檔案來說，數量少，組卷裝盒等都不必有太高的要求，主要目的是容易檢索。分類也可以盡可能的簡單明了，但對校史資源的著錄信息，應該盡可能完善。按載體分類：聲像類（將照片、錄音錄像等全部進行數字化處理，轉換成容易識別電子文件）、書籍、文稿、實物、口述材料；按檔案時期分類或者按學校發展階段分；合并學校還可按校區分類。也可根據管理習慣進行分類。其次是整理組卷裝盒，將多份文稿或者復制件按一定規律組卷或者裝盒，便于紙質資源的上架管理，也便于查找；第三是對校史資源著錄和數字化加工成電子文件，便于存儲、檢索和在線編研等

3 校史資源數據庫

校史資源基本上是非結構化的數據，如文檔、文本、XML、HTML、音頻視頻、照片、各類報表等。描述校史資源的元數據完全是結構化數據，可以用二維表結構來邏輯表達實現，也是我們通常所說的目錄數據。為節約建設成本，非結構化的文檔可以直接采用文件形式存儲，因此，校史資源庫包括關系型二維數據庫和文檔數據庫，通過在數據庫中建立關系表，將二者REC_id、REC_add建立永久聯系。

3.1 元數據分析

元數據是描述文件的背景、內容、結構及其管理過程的數據。抽象的說，元數據是關于數據的數據，或者是關于數據的結構化的數據。就校史資源來說，比如采訪到的一篇口述稿件，對此稿件的背景和描述信息便是元數據，包括采訪人、采訪時間和地點、題名、主題、采訪對象，甚至包括當天的天氣等等。從校史資源的四種來源，可以分析出不同的元數據，為了便于管理和建設，我們采用同一元數據標準進行描述。如表1所示。endprint

3.2 數據庫設計

這里所說的數據庫，主要是指校史資源庫的目錄數據庫，包含元數據信息表（著錄校史資源的元數據信息），文檔關系表（存儲元數據與文檔數據庫的對應關系），用戶表和系統表等，由于元數據及有關信息是二維數據，可以采用關系型數據庫來實現。根據實際需要計有關的字段。如表2所示。

3.3 電子文件存儲

數據存儲通過數據庫實現，校史資源的主要數據是電子文件，電子文件必須以文件形式存儲于服務器中。實現過程：

（1）建立FTP服務器，設置帳號和存儲路徑；

（2）在系統中，建立校史資源數據表；

（3）對文件進行信息著錄時，數據庫中生成一條記錄，同時生成唯一的ID號（Rec_id）；

（4）在通過系統上傳原文時，電子文件從FTP服務器上傳至設定存儲目錄中，程序記錄下文件目錄的ID號（Rec_id），文件名（File_name），上傳后的文件名（File_name_server），文件類型（File_type），文件大小（File_len），文件存放路徑（File_path）等信息；

（5）在通過目錄檢索時，系統通過門類表和原文關系表中的Rec_id信息實現關聯。

4 校史資源開發

校史資源庫的建設，目的是為了校史資源開發。校史資源開發是將若干個珍珠串聯起來制造成項鏈等產品的過程，為了主動將學校歷史信息呈現出來，供人們閱讀和瀏覽，達到宣傳和教育的目的。校史資源收集和建庫，僅僅是量變，而校史研究和資源開發則是一個質變的過程。

4.1 校史研究方法

校史研究是一項復雜的系統工程，所以系統科學理論的方法特別適合于校史研究。系統論認為，整體性、關聯性、等級結構性、動態平衡性、時序性等是所有系統的共同的基本特征，核心思想是系統的整體觀念，基本方法是把研究對象看作一個系統，分析它的結構與功能，研究系統、要素、環境三者的相互關系和變化規律。我們可以將整個校史看作是一個整體，分析整體中包括哪些局部，如學科、院系，甚至在局部下面還可以細化成分部。或者是將院系、學科看作是整體，分析學科各個方面。如中南大學科榮譽史，是從學科春秋、學科榮譽、學科隊伍、學科人物、外界評價等多個方面進行研究，由多個學科榮譽史，構建成中南大學學科榮譽史。分部-局部-整體的系統論研究思路，為校史研究方法提供了理論基礎。

4.2 校史資源開發

主動提供校史研究信息，是校史資源開發的目的。校史資源開發包括校史資源的研究、編輯、展示等。通過對校史資源的收集、篩選，按照一定的方法和思路深入研究，將無序的材料經過編輯、整理加工成便于利用的信息，研究是基礎，編輯是目的，編輯的目的是為了體現研究的最終成果。校史資源開發有以下幾種途徑：

4.2.1 建設校史館

通過歷史圖片、文字、視頻、實物、數據、圖表等生動的展示學校發展歷程，展現學校的辦學理念和精神文化，配合專門人員解說，給人們帶來的直觀的感覺和心靈的震撼，激發師生的愛國愛校情感，是愛國主義教育基地，是凝聚校園文化的載體。

4.2.2 建設網上展廳

除了實體校史館以外，還可以利用多媒體技術建設網上展廳，通過網絡傳播的網上展廳的特點：全球性、交互性、多媒體、超文本鏈接方式。網上展廳傳播可以覆蓋全球，可以實現與瀏覽者的交互，多媒體技術可以全方位展示，超文本鏈接使資源展示比較靈活而且層次感很強。網上展廳跨越時間和空間，方便師生和社會了解校史。

4.2.3 對在校生的校史教育

很多學校把校史教育作為新生的必修課，邀請知名校友、專家或者親歷過學校歷史事件的人來講述在學校的經歷、過程和感受，鼓勵在校學生愛國愛校，努力學習。如武漢大學、四川大學、中國農大等都開設了校史選修課。另外，如中南大學組建學生校史講解團，講解團在校史館負責接待講解校史，開展有關校史的活動等。從反饋情況來看，校史選修課的選課情況很好，學生校史講解團熱情高漲。說明學生對校史知識的渴求和了解校史的愿望非常強烈。

4.2.4 校園文化建設

校園環境就是校園文化最廣泛的載體，校園內的各級文物、古老建筑及景觀設施都具備文化內涵和學校精神，建筑配置相應的標識和文字說明，使學生隨時對校史認知，對精神和文化產生認同感。除此之外，還可以編輯專題展覽，校史刊物，校史故事等，可以發布于網站、公開出版、內部參考等。

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作者簡介

尹艷梅（1973-），女，河北省秦皇島市人。湖南廣播電視臺湖南國際會展中心行政部副主任，副研究館員。畢業于湖南大學，本科，工學學士。研究方向為檔案資源管理與開發利用、數據與圖像處理技術研究、廣播電視會展文化研究等。

作者單位

湖南國際會展中心 湖南省長沙市 410003endprint