新形勢下計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

田園

摘 要 信息技術(shù)發(fā)展與計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用背景下，檔案管理的信息化建設(shè)要求不斷提高，在開展檔案管理工作時，將計算機技術(shù)合理應(yīng)用其中，能夠顯著提高檔案管理整體水平，為其更好發(fā)展起到一定促進作用。對此，文章首先對計算機技術(shù)的重要作用予以分析，然后研究當(dāng)前檔案管理面臨問題，最后闡述新形勢下計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

檔案屬于各企業(yè)寶貴財富，同時也是記錄社會活動情況的主要方式。伴隨社會進步與科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，使計算機技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，尤其是在檔案管理中的應(yīng)用，可以在某種程度上促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展。然而，由于各影響因素的存在，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)信息安全、檔案保存等問題，需要在深入研究計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，將其合理應(yīng)用于檔案管理，以便于更好解決當(dāng)前問題。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中重要作用

（1）檔案管理工作中，利用計算機技術(shù)以手工錄入、掃描方式進行信息轉(zhuǎn)換，使其全面錄入計算機中，進而對信息進行自動處理，保證檔案信息可以快捷壓縮至計算機內(nèi)，然后以光盤的方式進行存儲。

（2）就傳統(tǒng)檔案管理來講，對于計算機技術(shù)的應(yīng)用，主要是以文字處理和表格處理等為主，且具有獨特優(yōu)勢，對此，利用計算機技術(shù)構(gòu)建計算機系統(tǒng)，以便于檔案管理工作的順利進行，使其檢索具有自動化特點，同時發(fā)揮其在入庫排架工作中的重要作用，從而更好提供管理與決策等服務(wù)，同時達到系統(tǒng)化檔案管理的目的。

（3）利用計算機掃描與光盤存儲等功能，在減少總空間的同時，還有利于對其進行保存，使檔案管理效率得到明顯提升。另外，計算機技術(shù)的應(yīng)用，還能夠向檔案管理提供技術(shù)支持，為實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理起到一定促進作用。

2 目前計算機技術(shù)在檔案管理中面臨的問題

2.1 檔案保存問題

計算機技術(shù)高速發(fā)展，使電子文檔存儲環(huán)境逐漸復(fù)雜化，若是僅實施文字處理，電子文件的處理程序可以基本滿足，同時在技術(shù)環(huán)境方面要求較低。然而，伴隨信息技術(shù)日益復(fù)雜化，文件信息能夠存放于不同數(shù)據(jù)庫內(nèi)，加之信息技術(shù)快速更新，使其標準不斷增加，導(dǎo)致部分電子文檔逐漸和環(huán)境相偏離，最終無法進行相應(yīng)讀取。

2.2 管理標準缺少統(tǒng)一性

因為行業(yè)和部門在進行檔案管理時，其管理體系和方法存在較大差異化，使管理標準隨之出現(xiàn)許多不同。在實際事務(wù)中，各單位間缺少及時溝通和協(xié)調(diào)的情況較為常見，極易造成檔案管理相關(guān)標準無法統(tǒng)一，同時我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展，往往會導(dǎo)致檔案管理工作面臨較大挑戰(zhàn)。

2.3 信息安全問題

雖然網(wǎng)絡(luò)可以向人們提供較大便利，但同時也會引發(fā)一系列問題，如檔案信息可靠性與安全問題的出現(xiàn)，使網(wǎng)絡(luò)存在諸多不安全、不穩(wěn)定因素，最終阻礙了檔案管理工作的開展。與此同時，網(wǎng)絡(luò)安全因素還包括：黑客與計算機病毒等，基于計算機用戶的持續(xù)增加，網(wǎng)絡(luò)危險性會隨之不斷增加，需要引起人們的高度重視。

3 新形勢下計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 加大計算機技術(shù)的普及力度

由于相關(guān)因素造成的影響，管理部門中計算機專業(yè)人才呈現(xiàn)嚴重匱乏現(xiàn)狀，甚至出現(xiàn)專業(yè)人員所占比例不斷下降。因此，目前需要通過相關(guān)措施的實施，積極聘請計算機人才，例如：從各高校招聘部分優(yōu)秀畢業(yè)生；針對當(dāng)前工作人員開展專業(yè)知識、技能培訓(xùn)工作等，使其正確掌握計算機有關(guān)知識內(nèi)容。我國進行檔案管理時，對于計算機技術(shù)的應(yīng)用屬于起步階段，需要相關(guān)企業(yè)單位加大計算機技術(shù)的普及力度，將其應(yīng)用落到實處，以促進檔案管理的現(xiàn)代化和智能化發(fā)展。

3.2 提升檔案管理工作標準化

若要確保檔案管理工作的順利進行，則應(yīng)按照計算機技術(shù)應(yīng)用情況與特點，對當(dāng)前極易出現(xiàn)問題進行總結(jié)和分析，例如：檔案網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)著錄與信息輸入等方面，對其問題進行逐一列舉，以此進行管理標準、制度的制定，使其更加針對性與科學(xué)化，在提升檔案管理標準化的同時，還可以強化計算機技術(shù)的應(yīng)用，以發(fā)揮計算機技術(shù)獨特作用。

3.3 檔案信息的安全管理

結(jié)合相關(guān)實際經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，計算機技術(shù)的發(fā)展，除了會對檔案管理提供便利之外，還會產(chǎn)生安全問題，對此，檔案信息管理過程，應(yīng)該按照資料級別對檔案信息進行安全管理，例如：一級保密信息不聯(lián)網(wǎng)，對于二級保密信息進行局部聯(lián)網(wǎng)，而三級保密信息則可以正常聯(lián)網(wǎng)。除此之外，還應(yīng)該構(gòu)建完整檔案相關(guān)法律規(guī)定，強化管理人員法律宣傳，使其具有較強法律意識。現(xiàn)階段，我國已經(jīng)頒布《中華人民共和國檔案實施辦法》、《檔案法》等，使檔案管理部門執(zhí)法力度顯著提升，并成為檔案管理工作的重要衡量標準。

3.4 防止出現(xiàn)文檔分離情況

若要防止檔案管理過程發(fā)生文檔分離情況，則應(yīng)進行檔案管理時，對文檔一體化進行貫徹落實，避免出現(xiàn)重復(fù)工作的情況，進而提升檔案管理整體質(zhì)量。對于檔案管理人員來講，需要進行文檔文件的總體規(guī)劃，正確應(yīng)用計算機技術(shù)，在構(gòu)建檔案一體化、連續(xù)性管理模式的同時，保證文檔分離問題得到有效解決，以促進檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)束語

本文以計算機技術(shù)為出發(fā)點，首先對其重要作用進行分析，以此研究檔案管理中計算機技術(shù)應(yīng)用面臨的問題，通過措施與建議的總結(jié)，以保證計算機技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理，進而發(fā)揮其最大價值。除此之外，為了確保計算機技術(shù)得到有效運用，還需要重點注意計算機技術(shù)普及和檔案管理工作標準化等，使檔案管理更好適應(yīng)當(dāng)前新形勢發(fā)展需求。

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作者單位

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 河南省南陽市 473061endprint