淺談協(xié)議庫存需求計劃科學化管理模式

陸平+江爍

摘 要：協(xié)議庫存需求計劃預(yù)測的準確性直接影響招標采購以及合同簽訂、履約，加強統(tǒng)計預(yù)測分析，提高需求計劃上報準確率，采用科學合理的方法對實際需求計劃進行匹配，有效整合采購資源，提高電網(wǎng)投資效益。

關(guān)鍵詞：電力；物資；協(xié)議庫存；計劃

中圖分類號：F274 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）01-0141-02

Abstract： The accuracy of the forecast of the agreement inventory demand plan directly affects the bidding purchase， the contract signing， the performance， strengthens the statistical forecast analysis， enhances the demand plan to report the accuracy. Scientific and reasonable methods are adopted to match the actual demand plan， to effectively integrate procurement resources， and to improve the efficiency of grid investment.

Keywords： electricity； material； agreement inventory； plan

1 概述

協(xié)議庫存采購是指根據(jù)未來一定時間內(nèi)物資采購需求的預(yù)測，統(tǒng)一物資技術(shù)和商務(wù)采購標準，通過招標或者非招標的方式，一次性確定一定時期內(nèi)的多個協(xié)議供應(yīng)商，并以協(xié)議形式將采購數(shù)量、單價和有效期等內(nèi)容予以確認。待實際項目物資需求提出后，與供應(yīng)商簽訂采購供貨單分批或者分期進行供貨，并據(jù)此結(jié)算貨款。協(xié)議庫存采購有效整合采購資源，減少重復(fù)采購，提高采購供應(yīng)效率和電網(wǎng)投資效益。

協(xié)議庫存物資一般要滿足以下四個條件：需求頻度高、技術(shù)標準統(tǒng)一、響應(yīng)時間短、年度需求數(shù)量較大。協(xié)議庫存管理的理念是以需求為導(dǎo)向，以市場換庫存，充分利用供應(yīng)商循環(huán)生產(chǎn)的資源，通過“增量招標、余量滾動、即時供貨、全面履約”的運行機制，實現(xiàn)協(xié)議庫存物資集中招標及其應(yīng)用結(jié)果的常態(tài)穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

隨著協(xié)議庫存招標規(guī)模逐年擴大，其優(yōu)勢越來越顯著。因為協(xié)議庫存采購存在多變性和不確定性，所以黑龍江省電力公司建立了一套符合我省實際情況的協(xié)議庫存需求計劃管理方法，為準確及時提報協(xié)議庫存需求計劃，提供了科學有效地保障。

2 協(xié)議庫存需求計劃預(yù)測管理

物資計劃作為物資管理的龍頭，要求及時性和準確性，并且確保物資供應(yīng)為工程項目服務(wù)，因此我們根據(jù)項目的里程碑進度，結(jié)合國網(wǎng)公司、省公司年度協(xié)議庫存計劃安排時間節(jié)點，利用科學的統(tǒng)計理論與預(yù)測方法，分析公司物資需求的歷史數(shù)據(jù)，分析影響物資需求的關(guān)鍵因素，預(yù)測物資未來的預(yù)測分布，建立一套符合自身實際的協(xié)議庫存需求計劃預(yù)測辦法，為協(xié)議庫存采購提供科學依據(jù)與數(shù)據(jù)支持，提升掌控物資需求的能力。

變被動為主動，與各項目單位及時溝通，對于基建、大修、技改、營業(yè)等項目的實時變化能夠做好超前的分析。電網(wǎng)建設(shè)、設(shè)備大修、技改等具有季節(jié)性特點，比如“迎峰度夏”就區(qū)別與其他時期的物資需求。物資計劃專責與項目單位進行季節(jié)性物資需求特性分析，提前進行有針對性的物資需求儲備和計劃安排。隨著季節(jié)性變化，確保物資供應(yīng)的及時性和連續(xù)性。

運用采購物料清單方法，在建設(shè)單位推行典型性設(shè)計、工程建設(shè)標準的基礎(chǔ)上，推行統(tǒng)一標準的采購物料清單表，做到“統(tǒng)一典型設(shè)計、統(tǒng)一物料編碼、統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范”。技術(shù)規(guī)范書采用固化ID。結(jié)合建設(shè)單位提供的項目前期物資需求信息，進一步做好協(xié)議庫存物資需求預(yù)測信息儲備工作。

運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對需求預(yù)測的各種關(guān)聯(lián)因子進行深入分析。基于需求的特性分析，深挖需求預(yù)測的關(guān)鍵因子，為構(gòu)建不同需求特性下的協(xié)議庫存需求預(yù)測方法體系打下堅實的基礎(chǔ)。

建立需求預(yù)測的標準工作流程。通過選擇科學的、適合自身實際情況的全面需求預(yù)測方法，以歷史需求、年度計劃、批次計劃等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，開展長期、中期、短期等不同類型的協(xié)議庫存需求預(yù)測與管理，有效預(yù)測公司未來協(xié)議庫存物資需求及分布情況。不定期組織對復(fù)雜多樣的需求信息進行分析研究，歸納總結(jié)找出共性，提高標準化水平。對地域差異大的物資需求，按地域分別制定相應(yīng)要求。重點工作包括收集預(yù)測基礎(chǔ)信息、分析需求側(cè)的需求規(guī)律和未來預(yù)測判斷等。根據(jù)選擇的預(yù)測方法，在收集的預(yù)測信息基礎(chǔ)上，測算預(yù)測結(jié)果，再分析預(yù)測結(jié)果并進行輔助決策。

3 協(xié)議庫存實際需求計劃匹配

協(xié)議庫存物資實際需求計劃在匹配前，應(yīng)由地（市）物資供應(yīng)中心和省物資公司進行兩級庫存物資平衡利庫后方可進行匹配。制定協(xié)議匹配適用原則和操作流程。對不同類別的物資需求，分別明確了區(qū)域設(shè)備一致性、技術(shù)優(yōu)先、交貨期優(yōu)先等適用原則和相應(yīng)的操作流程。

協(xié)議庫存框架協(xié)議簽訂以后，按照協(xié)議內(nèi)容將物資實際需求計劃優(yōu)先匹配給該協(xié)議中本地區(qū)供應(yīng)商。至少當匹配金額達到該框架協(xié)議承諾采購總金額下限時，在確保整體指標的完成或避免以往供應(yīng)商的投訴的情況下，才考慮將部分物資需求匹配給該批次其他地區(qū)供應(yīng)商或以往批次的中標供應(yīng)商。

各物資需求單位所申報實際需求計劃中的物料應(yīng)與之前協(xié)議庫存計劃中所申報的物料完全一致，保證后期賬、卡、物的一致性。同時減少供應(yīng)商投訴風險。如遇特殊情況急需匹配不符合中標結(jié)果的物料，需與供應(yīng)商進行協(xié)商后嚴格執(zhí)行相關(guān)審批手續(xù)。

在每批次協(xié)議有效期截止前兩個月，對全省各單位通報相關(guān)框架協(xié)議執(zhí)行情況，對于執(zhí)行情況不符合國網(wǎng)公司要求的框架協(xié)議，督促各單位盡快上報實際物資需求計劃。在協(xié)議有效期到達之前，相關(guān)地區(qū)必須完成實際需求計劃的申報。endprint

物資需求單位根據(jù)預(yù)測階段的各物資種類和數(shù)量，通過SAP系統(tǒng)創(chuàng)建預(yù)留（暫不創(chuàng)建采購申請）；物資部門線下匯總項目部門物資需求計劃，通過備品備件創(chuàng)建采購申請（交貨時間為最后一批貨物的最晚交貨日期）；省物資公司在ERP系統(tǒng)內(nèi)匯總?cè)f(xié)議庫存采購申請，比對各單位預(yù)測總量，通過SAP匹配模塊完成各單位需求計劃的協(xié)議庫存匹配。

4 分批供貨

以市場換庫存，一方面建立了供應(yīng)商定期反饋生產(chǎn)庫存信息制度，收集的信息作為協(xié)議匹配時的庫存現(xiàn)貨資源，另一方面充分利用協(xié)議庫存合同80%-120%區(qū)間浮動比例，對積極配合，供應(yīng)服務(wù)優(yōu)秀的供應(yīng)商，提高匹配份額，達到以市場換庫存的目的。

省公司下達匹配結(jié)果后，省市公司訂單由省物資公司統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建需求總量的采購訂單，合同由省物資公司統(tǒng)一組織簽訂。地市公司按照項目安排及進度要求，確定分批收貨的供應(yīng)計劃，明確每批物資數(shù)量和最晚交貨時間。按照供應(yīng)計劃節(jié)點，分批進行收貨，暫收供應(yīng)商代保管庫，減少實物庫存資金額。在工程項目需要時，按項目需求，并通知供應(yīng)商供貨至指定交貨地點。物資到貨后，物資部門進行系統(tǒng)收貨操作。

5 專業(yè)管理的指標體系及目標值

為了提高協(xié)議庫存需求計劃管理質(zhì)量與效率，公司協(xié)議庫存涉及的指標有協(xié)議庫存需求預(yù)測準確率、需求計劃上報及時率、協(xié)議庫存物資采購計劃完成率。

協(xié)議庫存需求預(yù)測準確率的目標值是90%，需求計劃上報及時率的目標值是100%，協(xié)議庫存物資采購計劃完成率的目標值為100%。

6 專業(yè)管理的績效考核與控制

為了促進協(xié)議庫存工作不斷改進提升，提高協(xié)議庫存需求計劃的準確性和工作效率，激發(fā)員工潛能，營造積極向上的氛圍，增強團隊協(xié)作精神，制訂協(xié)議庫存需求計劃管理KPI考核體系。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)協(xié)議庫存需求計劃工作目前面臨的主要問題：前端工程需求不確定，造成預(yù)測難度大。執(zhí)行過程中，需求波動、設(shè)備市場變化、技術(shù)改進等帶來影響，造成執(zhí)行偏差，影響預(yù)測的準確性，直接影響了物資采購的效率和效益。具體體現(xiàn)在地市公司框架協(xié)議預(yù)估量超過實際匹配允許波動范圍；申報實際需求計劃的物料與框架協(xié)議預(yù)報計劃不符；存在供應(yīng)商投訴的潛在風險。

針對上述問題，設(shè)置相應(yīng)的KPI指標。主要指標有：協(xié)議庫存需求預(yù)測準確率、需求計劃上報及時率、協(xié)議庫存物資采購計劃完成率。其中協(xié)議庫存需求預(yù)測準確率、需求計劃上報及時率同時考核物資公司及各需求單位，協(xié)議庫存物資采購計劃完成率考核物資公司。在考核的同時，建立激勵機制，對協(xié)議庫存需求計劃工作業(yè)績突出的單位進行獎勵。

電力物資采用協(xié)議庫存模式采購后，通過集中申報，減輕了每月申報計劃、簽訂合同、訂單處理等繁重的工作量。在完成上述流程后，物資收入供應(yīng)商代保管庫。在保證公司倉庫庫存金額合理的前提下，充分利用供應(yīng)商庫存，將供貨周期縮短至1個月左右。由于在一定時期內(nèi)保證物資供應(yīng)商一致，便于物資材料的組織供應(yīng)與配送。物資部門匯總各部門需求，因集中匯總量較大，由供應(yīng)商直接“點對點”配送至施工現(xiàn)場，即減少了倉儲、二次運輸費用，又簡化了物資管理成本。公司通過物資集中計劃管理，大部分物資保管在供應(yīng)商倉庫，物資到貨后進行付款，減少占用流動資金。針對運行維護和應(yīng)急搶修物資，實行科學測算、定額儲備，結(jié)合倉庫儲存量合理補庫，保障搶修和生產(chǎn)維護周轉(zhuǎn)的需要。有效利用供應(yīng)商儲備模式，緩解流動資金壓力，降低庫存，提高公司經(jīng)營效益。

參考文獻：

[1]國家電網(wǎng)公司協(xié)議庫存物資采購供應(yīng)工作規(guī)范（試行）[Z].

[2]黃華.庫存管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（11）：37.endprint