DT時代下高校檔案服務信息化建設深析

劉萍

[摘要]在IT時代向DT時代的演變過程中，物聯網、移動互聯網、云計算等信息技術發展迅速，這些改變給高校檔案部門帶來了新的思考，更給傳統的高校檔案服務工作方式帶來了一定的挑戰。為了滿足這個新時代下檔案服務工作的需要，本文分析了高校檔案服務面臨的挑戰和存在的問題，提出了高校檔案服務信息化建設的措施，促使檔案服務工作更好地服務于學校，服務社會。

[關鍵詞] DT時代;高校檔案;服務信息化

[中圖分類號] G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671- 5918（2018）21-0057-02

doi：10.3969/j.issn.1671- 5918.2018.21.026 [本刊網址]http：//www.hbxh.net

高校檔案是學校管理過程中所保存下來的重要財富。高校檔案部門是學校檔案財富的管理者，承擔著為學校的日常管理工作及重大活動，師生需求和社會檢查提供檔案使用服務主要責任，其主要作用使檔案在學校領導決策、學校發展創新、教師教學科研、學生就業升學、社會單位認證等各方面中發揮作用、體現價值。但是近年來，隨著物聯網、移動互聯網、云計算等信息技術的快速發展，使得高校師生及社會對檔案服務的需求量有增無減，且需求特性日益多樣化和個性化，給高校檔案服務工作帶來了一定的挑戰。因此，為了發展高校檔案服務工作，順應DT時代下發展趨勢，建設高校檔案服務信息化是高校檔案服務工作的重要舉措，可以更好地為檔案用戶提供優質，快捷，便捷的“一站式”服務。

一、DT時代下，高校檔案服務信息化建設面臨的挑戰

高校在成立發展過程中經歷了聯合辦學、學校合并、學校更名、機構調整及編史修志等多項復雜工作，在運行管理過程中實施了教學改革、科研學術研究、教學水平評估、發展校企合作、學校招生就業、文藝體育等多項日常常規工作。無論什么是復雜，還是常規工作，每天都在產生各種各樣原始記錄紙質數據，這些數據也就成了高校檔案的主要來源。而在DT時代下，高校開始嘗試了各種大數據信息技術的使用，移動互聯網、新媒體等這些新工作方式應用使得高校檔案信息化資源數據以一種“數據X”的乘法效應倍增，表現出大數據的五“V”空間特性：數量（ Volume）、速度（Velocity）、多樣性（Variety）、價值（Value）、數聚（Variahle）。其中數量（Volume）是數據量從TB到ZB級的躍升;速度（Velocity）是數據增長速度以秒定律;多樣性（Variety）是數據來源及種類繁多;價值（Value）是基于海量數據的巨大價值挖掘;而數聚是數量、速度、多樣性、價值這4“V”聚類后使數據實現從量變到質變飛躍。從此高校檔案資源不再局限于傳統紙質檔案，DT時代提供了更多信息化數據，存在更廣闊檔案服務信息化的渠道。在IT時代下，檔案服務信息化是以信息流為中心，進行自我管理為主，而DT時代下則需要以數量流為中心，共享服務大眾為主。因此，如何將高校檔案部門保管存有的豐富靜態的各種信息資源轉化為檔案信息服務中的多樣動態的信息資源？如何讓這些檔案信息資源方便、優質、快捷地為本校和社會服務并且實現資源社會共享？這是DT時代下，高校檔案部門及工作人員建設服務信息化過程中所面臨新挑戰。

二、在DT時代下，高校檔案服務信息化建設存在的問題

（一）高校檔案服務信息化建設中的信息技術水平要求更高。大數據時代下信息技術應用是高校日常管理工作運行的基礎，也是實現檔案服務信息化建設的前提。目前，大部分高校都已經開始了檔案服務信息化建設，也使用了一些計算機檔案管理軟件，但這些系統是由公司以面向整個檔案體系為對象而開發的，其應用效果只滿足基本目錄及案卷、文件上傳、文件下載等信息管理和簡單文件查詢服務工作，操作不夠靈活，不能高效快捷查詢符合用戶需求的文件。另外，現在信息技術應用下產生檔案案卷及件數數量巨大、檔案載體形式多樣、格式復雜，這些都需要依靠更高信息技術進行數據處理，以一種合適的方式管理和提供利用。

（二）在高校檔案服務信息化建設中服務主要載體仍以紙質檔案為主，電子檔案難以共享。高校從成立到發展過程中產生和擁有這些檔案信息資源存在大多數以紙質實體為主，文件數量巨大，很難實現檔案從物理化到數字化的轉換。而在信息快速發展下產生的電子文件形式復雜，對其歸檔不僅需要符合檔案數據著錄規范性，還必須確保真實性、完整性、可靠性和長久可用性，管理中存在很多技術問題，無法完全實現，使其服務、資源共享應用效果并不太理想，價值挖掘難度加大。這些問題的出現都會導致檔案數據資源無法支撐線上檔案服務信息化工作的需求，造成了檔案服務信息化建設中需求與供給之間的矛盾。

（三）高校檔案服務信息化建設中缺乏專業信息人才。在大部分高校中，學校對檔案服務工作固守傳統觀念，認為檔案服務工作是一種被動只需要提供出服務對象所需信息的邊緣性業務工作，對于檔案服務信息化缺乏重視，不夠注重檔案專業人才的培養，引進計算機專業方面工作人才從事檔案更是困難。但是在DT時代下，互聯網無處不在，檔案工作人員如對于新的技術不熟悉，就不能滿足高校檔案服務信息化建設的發展需求。其實在任何時代人才都是不可或缺的，是處于主導地位的重要建筑資源，儲備和培養專業信息人才是高校檔案服務信息化建設中的關鍵因素。

（四）高校檔案服務信息化建設中管理者缺乏服務意識。現在社會的發展已經進入服務型為主的社會，服務改變升級體現在人們生活的方方面面，高校日常管理工作也在一步步主動服務到師生身邊。但是，高校檔案服務仍然是傳統檔案服務內容和形式，不能滿足日益增長的新要求。然而，長期以來，高校檔案部門工作人員一直存在“重管理、輕服務”的做法，并將大部分工作時間都用于收集和存儲檔案。主動服務意識不高，習慣被動服務，成了困擾檔案服務工作中的主要難題，在客觀上更是影響了高校檔案服務信息化建設的進展。

三、在DT時代下，高校檔案信息服務建設的措施

（一）增加檔案資金投入，設立專項信息化費用。高校檔案部門設立年度預算，尤其申請時應該設立高校檔案服務信息化建設專項資金，完善檔案服務信息化基礎設施建設。對高校檔案存在大量館藏實體在硬件上提升檔案存放條件，方便查找及有效保管延長檔案壽命;對高校檔案管理系統的大量電子數據在軟件上要進行資源開發和數據價值挖掘，突出文件管理軟件的科學性和實用性。最終目的使之在高校檔案服務信息化建設中檔案部門工作人員可以在大量信息中檢索，提取，處理和提供給服務對象有價值的信息。

（二）加強人才隊伍建設，提高人員專業技術素養。人才是檔案服務利用工作高效、快捷的前提。與非信息專業人員相比，信息專業人員在高校檔案信息服務的操作能力和專業素質方面具有一定的優勢。高校檔案部門應該通過人才引進、合作培養、開展繼續教育等多種方式優化人才隊伍，提升專業信息化素養，提高檔案服務信息化利用能力，為建設高校檔案信息服務儲備人才。

（三）加強檔案資源建設，豐富檔案服務信息化基礎數據。在DT時代下，高校大數據技術的應用促使了高校檔案館藏不再局限于傳統的以紙質檔案為主體。檔案資源管理系統與學校各類業務系統、信息門戶等數據的無縫鏈接，實現異構數據的集成管理與資源共享，形成了大量的電子文件。此外，高校每年日常管理所產生的各種互聯網多媒體檔案如數碼照片、視頻、公眾號、微博等，產生多種實物檔案如照片，證書，獎牌，獎杯，禮品等這些都是建設檔案服務信息化的數據來源。對這些數量龐大、種類繁多的數據及實物，高校檔案部門應重視這些檔案的收集、保管等工作，有利于豐富檔案服務信息化數據，提升檔案利用服務范圍。

（四）加強安全設施建設，確保檔案信息安全。DT時代的到來，云計算，物聯網，各種社交媒體和移動互網絡等新技術、新服務的使用形成數量巨大及種類繁多的檔案數據資源，讓檔案信息安全不僅承載著歷史性風險，還形成了一些具有復雜特征的新風險領域，使高校檔案服務信息化建設中的信息安全問題更加嚴重。因此，在高校檔案服務信息化建設中需要在各發方面采取有效措施對安全風險進行防控：加強高校檔案工作人員對檔案信息資源保護意識;完善檔案安全管理制度和法律法規;提高文件信息管理安全性的技術。

（五）推動服務信息化建設，實現檔案資源共享。信息技術的發展帶來了檔案信息管理和服務模式的轉變。通過整合所有檔案信息資源，有效開發和利用檔案信息資源，不斷調整服務利用方式，建立服務信息化模式。現在很多高校檔案部門已經開始建設檔案信息服務專題活動，如公眾號碼推動學校開發歷史檔案信息服務，學校名人紀念品檔案信息特別服務等。同時為了信息資源的充分共享，各大高校開始嘗試建立網上館藏漫流系統、檔案遠程服務系統，大數據分析系統、圖片檔案展示系統等，這些利用社交平臺和互聯網、多媒體方式，與檔案服務利用者產生互動，致力于為用戶提供更加主動、更加直觀、更加有沖擊力的獲取方式，為高校檔案各種信息資源的社會化和共享提供了一種更便捷的途徑。

檔案服務信息化建設對高校日常管理工作的影響意義深遠，其價值是高校檔案部門管理及應用價值的最終體現。DT時代下檔案服務信息化建設是一種必然的趨勢，在此過程中必須正視當前所面臨的挑戰和存在的問題，從檔案專項資金、專業技術人才、安全設施、基礎數據、服務信息技術等多方面人手，采取各有效措施進行檔案服務信息化建設。高校檔案部門未來的發展方向必須建設成以服務為先，以人為本的信息化服務的機構;所有檔案信息資源都應該做到數字化;檔案管理系統與利用服務系統相融合實現一體化;檔案信息資源提高共享度;檔案信息資源安全加強安全建設，提高高校檔案服務水平，使高校檔案服務信息化工作主動、安全、便捷地服務到學校師生和社會各個所需之處，充分實現檔案服務的價值和資源共享。

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