傳統與變革：大數據時代下電子會計憑證全面發展的困境及應對措施

葉穎 張熠寒

摘要：本文基于大數據時代背景下會計行業的快速發展，主要分析電子會計憑證全面發展的困境及相應的應對措施。首先簡單介紹紙質會計憑證與電子會計憑證，分析其聯系與區別，進而引出電子會計憑證發展的必然性，它可以說是時代發展的產物之一；然后著重分析電子會計憑證對會計行業發展的幫助，以及阻礙其發展的原因，并對此提出應對措施及展望。最后得出結論，雖然電子會計憑證要全面發展仍存在很多問題及困境，但其在會計領域的發展卻是必然的。

關鍵詞：大數據時代；電子會計憑證；變革

一、紙質會計憑證與電子會計憑證

（一）兩者的定義

會計憑證是指記錄經濟業務發生或者完成情況的證明，是登記賬簿的依據。①紙質會計憑證則是指經濟業務發生或者完成情況記錄于紙質，將其作為書面證明，并有序的進行整理、裝訂成冊。隨著時代的發展及科技的進步，紙不再是記錄儲存會計信息的唯一載體，經濟業務所涉及到的會計信息還可以存放在計算機系統中，人們稱之為電子會計憑證。

（二）紙質會計憑證與電子會計憑證的聯系

無論是原始的紙質版會計憑證，還是隨著時代的變革發展而產生的電子會計憑證，均是為記錄經濟業務發生情況而存在，都要求會計信息必須具有真實性、完整性、正確性。在此基礎上形成與企業財務狀況、經營成果和現金流量有關的會計信息，幫助企業管理者做出正確合理的經營決策。

（三）紙質會計憑證與電子會計憑證的區別

從傳統的會計憑證到電子會計憑證的發展過程中，首先會計憑證的載體從紙變成了計算機系統，也造成了電子會計憑證對計算機系統的強烈依賴性，沒有計算機它便無法進行查看。再者紙質憑證是實物，人們可以摸得著，而電子會計憑證是以影像的形式供人們查看，存在于計算機系統的磁片中。二者存在聯系，但又有很大區別。

二、電子會計憑證的全面發展

（一）順應大數據時代的發展

當今社會是一個信息主導的社會，且由于原始憑證的手工做賬存在著眾多的弊端，目前大部分企業已慢慢步入會計憑證電子化、信息化的軌道。但同時會計憑證全面電子化也存在很多尚未解決的缺陷，企業只是不再手工做賬，選擇把電子會計憑證打印下來并進行紙質保存，所以電子會計證要全面發展，就必須要在發展中對其加以改善。

（二）節省檔案管理的空間及人力物力

在實行會計電算化之前，企業定期整理紙質憑證，需投入一定的人力物力，并且憑證歸檔后，少則保管10年，多則保管30年，在此期間為了確保憑證被保管的完整性、后期可使用性，仍需投入大量的人力物力及財力。但企業使用電子憑證，可直接將憑證保存在計算機的磁片上，這樣可為企業省下一筆不必要的支出，也可騰出大量的空間，使之用得其所。

（三）幫助企業高效管理會計信息

對于傳統的紙質會計憑證，必須定期的、按順序的將其整理好，并裝訂成冊；在企業規模較大、業務較多的情況下，很容易把憑證所需的附件搞混，甚至會出現附件丟失的時候，這樣會影響憑證整理歸檔的效率。而在計算機系統環境下進行的線上記賬會智能的給憑證自動編號，憑證所需的附件也不會因人為因素而錯誤，這優化了企業的財務做賬流程，大大提高了企業對會計信息的管理效率。

（四）后期進行憑證查看存在隱患

電子憑證生成之后，便被保存于計算機設備中，后期會計人員查看相關憑證，設置權限的合理性難以把握。例如在一定會計期間內，財務人員進行會計記賬工作需要擁有制單、審核、反審核等權限可以及時做賬且能對一些做賬錯誤及時改正，而會計人員對已結賬的業務還有以上權限，很容易對其進行篡改，憑證的真實性難以得到保證；再者斷電、網絡運行速度較慢、影像系統出錯等因素也會影響憑證的查看。

（五）帶來會計信息泄露問題

如今雖是一個信息高速傳播的時代，但信息泄漏的情況較為嚴重。電子憑證是依賴于計算機進行儲存，如果計算機被惡意攻擊使其遭受病毒破壞，企業的會計信息將會被盜取，存在危險性；且在相關人員查看電子憑證的時候，是一種數據信息傳輸，若傳輸路徑不安全、存在漏洞，容易造成信息失真或是信息被截取的情況。

（六）所支持的技術不成熟

無論是電子會計憑證還是其他依賴于計算機系統存在的事物，都需要一個完善的、穩定的、安全的系統去支持。由于目前技術存在局限性，無法保證會計信息能穩定安全的保存在一個不具備實物形態的系統中，可能會出現會計信息紊亂的情況；且目前的技術無法保證不同會計期間的會計信息具有兼容性，計算機系統不斷升級后，之前版本生成的數據在最新版本的系統中將很難被取讀；以及安全指數不達標的系統，容易造成會計信息被盜取或是丟失的后果。

（七）電子會計檔案管理制度不完善

新生事物必須經歷一定的階段才可以發展成熟。在電子會計檔案管理制度尚未完善的情況下，如管理職員的職責不明確，這樣不利于電子會計憑證管理，工作人員維護電子會計憑證完整的意識較弱，對此容易帶來人為破壞和自然損壞。再者管理職員的分工不明確，使得其管理效率降低，會計檔案的管理工作容易陷入混亂狀態。

三、電子會計憑證全面發展的應對措施

（一）完善電子會計憑證信息系統

只有電子會計憑證所依托的信息系統不斷地被完善和升級，才能盡可能的降低保管風險。原始憑證的保管需要把具體工作細化，做到權責分明，電子憑證的保管也是如此。例如：

第一，確定各個職員的權限設置，查看憑證時，權限應是是只讀狀態，不可編輯數據內容，維護數據安全性。

第二，升級系統加密功能，提高加密指數，外來入侵者便不可隨意破壞系統。

第三，優化系統的憑證管理流程，例如查看憑證流程可以為：提交查看申請、部門負責人同意申請、管理者通過申請、查看憑證、交還憑證。優化流程可節約時間，提高憑證管理工作效率。

（二）定期檢查數據，做好數據維護工作

為了防止會計信息在不知情情況下丟失、被篡改或是混亂，憑證管理者應當定期做檢測以及抽查數據，做好數據維護工作。

首先要進行硬件檢查，確保憑證存儲介質的完好，如出現介質被磨損、或是變形的情況，應及時把數據信息拷貝到新的磁盤中，并將舊磁盤銷毀。

然后進行軟件檢查，應使用數據校對軟件對電子會計憑證進行讀寫驗證，以保證會計信息取讀的正確性，如信息取讀內容存在偏差，應及時升級軟件系統。

最后進行內容檢查，可以采用簡單隨機抽樣、系統抽樣或整群抽樣的方法對電子會計憑證進行審查，判斷其內容的真實性、完整性，若發現內容有誤，應查明原因并恢復憑證準確內容。

（三）做好備份，同時改善保存環境

當傳統與變革發生沖突的時候，可以選擇在傳統的基礎上變革，在變革的過程中吸取傳統的優良。原始憑證并非一無是處，恰恰相反它擁有數據不易被篡改及便于后期查看的優勢，企業可以選擇二者并存的方式來管理會計憑證。考慮到原始憑證所需的紙質成本，可只保留紙質會計憑證做賬的部分，無需再保留紙質附件，如需查看附件，可到系統中查看影像。這樣也起到憑證備份的作用，防止原始數據被改變。

除了備份工作，保存環境對其影響也是不可忽視的。電子檔案雖被保存于電子設備中，但是所處的物理環境可以影響電子設備的穩定性，從而影響保存環境。電子檔案室應當滿足防火、防潮、防塵、防震等需求，保證電子設備磁片的相對穩定。還應當安裝監控器及防盜設備，實時監控檔案室的人員出入情況，以確保憑證的安全性。

四、結語

中華人民共和國財政部于1994年6月30日頒發的《會計電算化管理辦法》，這是我國會計電算化的開端，并隨著時代的進步及科技的發展，電子會計憑證在會計領域逐漸得到了重視。但其想要在該領域全面發展，仍需各個方面的力量一起發揮作用。例如研發更加成熟的軟件技術、完善其管理制度辦法、提高保管人員的素質、定時維護會計數據等等。系統更加智能化更加成熟的時候，一些基本的操作都不需要會計人員手動，系統將自動化提取報賬附件的金額、日期和業務類型等關鍵信息，待工作人員審核通過，便可根據模板自動生成會計憑證。無論它本身的發展存在多少阻礙，都會跟著時代的步伐一個一個被解決。

財務部門在一個企業中起著舉足輕重的作用，也是其他部門的連接點，促進電子會計憑證發展可以使財務部門對會計信息的高效管理，同時也促進了各個部門之間的交流和互動，部門之間雖然權責分明但也相互制約，有利于形成良好的管理體系和促進高行政效率，進而推動企業的不斷發展與優化升級。

注釋：

引用百度百科。

參考文獻：

[1]邵佳樂.會計信息化發展趨勢——原始憑證電子化[J].納稅，2018 （4）：57-59.