企業(yè)合同全流程管理

文/中興財務云

傳統(tǒng)的合同管理模式已嚴重制約了合同管理工作向縱深發(fā)展，給企業(yè)管理工作帶來了諸多難題。因此，借助網(wǎng)絡信息技術，構建合同管理系統(tǒng)，加強合同的動態(tài)控制管理、提高履約率已成為企業(yè)合同管理工作發(fā)展的當務之急。

企業(yè)合同管理是企業(yè)為規(guī)范合同涉及的各項事務，結合合同法律理論與企業(yè)經(jīng)營流程，對企業(yè)合同進行的有計劃的組織、領導與控制的活動。企業(yè)合同管理目標包括防范合同風險、規(guī)范合同管理、維護合法權益、力爭公司利益最大化。合同管理是落實企業(yè)風險管理和內部控制的一項核心管理業(yè)務，但傳統(tǒng)的合同管理模式主要依靠手工和紙質工具，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致合同管理效率不高。具體表現(xiàn)在如下方面：

文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質合同與電子版合同共存，但在不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。

進度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通Word/Excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據(jù)與合同進度密切相關，同樣存在障礙。

信息匯總困難：采用手工或Word/Excel管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集不能及時，匯總工作需要耗費大量時間。

缺少預警機制：手工合同管理模式缺少對合同進度、結款等關鍵節(jié)點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助公司進行財務規(guī)劃、掌控現(xiàn)金流。

由此可見，傳統(tǒng)的合同管理模式已嚴重制約了合同管理工作向縱深發(fā)展，給企業(yè)管理工作帶來了諸多難題。因此，對合同事務加強管理和監(jiān)督，借助網(wǎng)絡信息技術，構建合同管理系統(tǒng)，加強合同的動態(tài)控制管理、提高履約率已成為企業(yè)合同管理工作發(fā)展的當務之急。

合同管理系統(tǒng)包括采購合同系統(tǒng)和銷售合同系統(tǒng)，分別滿足公司從采購到付款以及從訂單到收款的全流程管理，在整個財務系統(tǒng)中處于核算層的財務運營系統(tǒng)部分。作為財務前端擴展系統(tǒng)的一部分，合同管理系統(tǒng)可與對應的發(fā)票管理系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)合同信息到票據(jù)信息到財務報賬信息的無縫傳遞。如圖1所示。

在合同管理系統(tǒng)閉環(huán)式的管理模式支持下，通過系統(tǒng)內嵌的合同管理流程、標準合同條款和范本管理、合同執(zhí)行監(jiān)控、結構化的合同數(shù)據(jù)管理、合同付款資金需求預測，可以有效規(guī)避合同管理風險，提升公司管控能力和工作效率。

合同管理系統(tǒng)流程

合同管理系統(tǒng)支持合同文本起草、審批、登記、歸檔、廢止等一系列的管理活動，系統(tǒng)目標是通過基于合同條款與合同模板等信息組織方式實現(xiàn)合同的快速起草，降低合同編制對于業(yè)務部門人員能力的要求，同時完成合同文本全周期的管理、控制。如圖2所示。

（1）合同起草。負責合同編制的合同起草人員，在合同管理系統(tǒng)中可直接進行合同起草編制；對于非合同編制主體的單位，業(yè)務人員可將獲取的合同初稿在系統(tǒng)中進行報審。

（2）合同審簽。進入合同審簽階段后，提交的合同會分別推送至系統(tǒng)預設的合同承辦部門相關人員處，相關業(yè)務人員負責在系統(tǒng)中對提交報審的合同進行審核、審批管理。

（3）合同審核與登記。合同在系統(tǒng)中完成審簽后，合同管理人員需對合同關鍵信息再次進行核對，核對無誤后在系統(tǒng)中完成合同登記，并通過系統(tǒng)通知合同起草人員下載、打印合同文本，并加蓋公司合同專用印鑒。

圖2 合同管理系統(tǒng)流程示意圖

（4）合同備案。對于已經(jīng)完成審核登記、加蓋合同印鑒后，合同起草人需要在系統(tǒng)中提交合同至相關審簽單位做電子備案或系統(tǒng)外原件備案。需要注意的是，對于合同審批登記后但未執(zhí)行前，經(jīng)合同雙方商議可對合同中的條款進行變更，但是修訂后的合同需要重新走審簽、審核與登記和備案流程。

（5）合同執(zhí)行。在合同管理系統(tǒng)中，業(yè)務人員根據(jù)合同實際執(zhí)行情況進行系統(tǒng)配置信息和財務信息的執(zhí)行，跟蹤信息更新。配置信息包括到貨、初驗、終驗、轉資，財務信息包括預付款、到貨款、初終驗款、罰款等稅費計算等。對于過有效期或其他原因導致無法執(zhí)行的合同，需要在系統(tǒng)中進行合同失效處理。

（6）合同歸檔。對于已經(jīng)失效或已完成執(zhí)行的合同，需要在合同管理系統(tǒng)中進行合同歸檔處理。合同發(fā)起人檢查合同執(zhí)行情況和狀態(tài)，并及時關閉合同，同時提交補充原始憑證進行合同線上和實物的歸檔操作

合同管理系統(tǒng)功能介紹

合同管理系統(tǒng)一般包括合同標準管理、合同流轉管理、查詢與統(tǒng)計管理和合同配置管理四項功能，具體功能部署如圖3所示。

（1）合同標準管理。合同標準管理主要是通過對合同條款、模板以及變更等統(tǒng)一化、標準化的管理，實現(xiàn)全集團范圍內的法律、財務條款與經(jīng)驗資源共享，同時通過標準化管理降低企業(yè)范圍內法律、財務、業(yè)務層面的風險，降低對合同管理人員的技能要求，從整體上提高合同管理的質量與效率。

條款模板管理是指對構成合同的最小單位即“標準合同條款”和不同類型的合同模板管理，其業(yè)務要素包括條款說明、編號編碼、類型、有/失效日期、所有者、狀態(tài)記錄等。系統(tǒng)支持根據(jù)不同的條款和模板設置不同類型業(yè)務的合同范本，以使業(yè)務人員能夠快速起草標準化的合同文本。合規(guī)性管理指對于合同管理過程中需要遵守、遵循條款的定義與處理，其業(yè)務要素包括合規(guī)性信息、信息使用時間、使用方式、提醒方式等。對于合同管理系統(tǒng)中指定的控制點，當用戶存在不合規(guī)操作時，系統(tǒng)可給出提示信息。政策法規(guī)管理指對于與合同編制、管理相關的政策法規(guī)、法律條文、企業(yè)規(guī)范、企業(yè)標準、標準技術文件、規(guī)章制度、記錄約束等方面材料的集中化管理。標準變更管理指對于已經(jīng)發(fā)布在用的標準條款或模板進行變更申請、變更受理、變更審批和變更處理等一系列動作。系統(tǒng)中所有的變更申請均在電子審批流中進行審批并記錄審批意見，審批通過后，標準條款或模板將重新發(fā)布。版本發(fā)布管理指對標準合同條款和模板進行版本變化的跟蹤記錄，對于新版本提供單項或批量發(fā)布機制。

（2）合同流轉管理。合同流轉管理主要指合同信息在合同管理系統(tǒng)中按照既定的企業(yè)各類合同管理流程在各相關人員處進行電子流轉的過程，其功能包括合同文本管理、合同變更管理、合同執(zhí)行管理、合同預算管理、糾紛與處理管理。

圖3 合同管理系統(tǒng)功能框架圖

合同文本管理是指合同管理系統(tǒng)對合同文本起草、審批、登記、歸檔、廢止等一系列的管理活動。合同文本根據(jù)系統(tǒng)既定的路徑，可被系統(tǒng)自動推送至相關業(yè)務人員進行處理，其處理的結果狀態(tài)均會在系統(tǒng)中實時顯示。合同變更管理指對于合同執(zhí)行過程中發(fā)送的合同條款變更、合同管理解除、合同關聯(lián)信息調整等情況的處理。合同變更申請、審批情況一般可被自動跟蹤記錄，并對超時處理進行提醒，合同變更申請單統(tǒng)一編號，按照順序自動生成。合同執(zhí)行管理支持基于對各類合同約定經(jīng)濟事項的合同執(zhí)行情況的管理，如從合同視角的關鍵字對于合同在指定周期內所發(fā)生的所有合同執(zhí)行計劃與實際支付、收入信息的查詢。合同預算管理指從預算科目等關鍵字維度對相關合同執(zhí)行情況進行控制的功能，如企業(yè)僅能在某項業(yè)務的預算范圍內簽訂合同，超出預算則無法簽批通過。糾紛與處理管理指在合同管理系統(tǒng)中對合同執(zhí)行處理過程中出現(xiàn)的違約情況進行事項記錄、管理，如對于違約申請單的報審及自動根據(jù)合同關鍵條款計算違約金額度，合同執(zhí)行后貨品接收或工作驗收，執(zhí)行過程中存在的遺留問題進行管理跟蹤等。

（3）查詢與統(tǒng)計管理。查詢與統(tǒng)計管理主要包括合同信息查詢、統(tǒng)計報表管理、專題分析管理三個子功能點。

合同信息查詢包括對采購類、銷售類、項目類、服務類、權益類等各類合同信息的查詢，系統(tǒng)可支持合同的定制、在線查詢，即根據(jù)合同關鍵字段等條件定制查詢對應信息。在查詢信息展示層面，系統(tǒng)可支持列表、明細信息、數(shù)據(jù)分層展示、信息導出等多種方式，并按照訪問權限進行數(shù)據(jù)內部控制。當合同管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進行對接時，其合同信息還可被其他業(yè)務系統(tǒng)調用。統(tǒng)計報表管理指對于合同相關數(shù)據(jù)形成年、月、季、旬、周、日等不同分類的統(tǒng)計報表。系統(tǒng)可按照合同編號、金額、產(chǎn)生/結束日期、類別分項、狀態(tài)信息、經(jīng)辦人員等條件自動或人工提交請求生成報表。系統(tǒng)支持基于業(yè)務單元的分類報表匯總生成上報類報表，以主表、從表、明細表等多種方式進行報表展示。專題分析管理指根據(jù)合同管理系統(tǒng)內置的管理功能對各類合同信息進行專題分析，具體可包括資產(chǎn)資本化分析、預算執(zhí)行分析、合同執(zhí)行分析、合同考核分析等。系統(tǒng)可支持合同專題KPI指標數(shù)據(jù)（如處理及時率、合同執(zhí)行完成率、合同問題率等）的定期生成，并對其進行趨勢、同比、環(huán)比的分析，對KPI指標使用情況、頻次等信息進行記錄、統(tǒng)計。

（4）合同配置管理。合同配置管理主要指合同管理系統(tǒng)后臺中流程與系統(tǒng)的系統(tǒng)配置功能，具體包括工作流管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)監(jiān)控管理三個子功能。

工作流管理指在合同管理系統(tǒng)后臺中，對合同審核審批、變更等業(yè)務涉及的流程定義，系統(tǒng)一般支持流程發(fā)起、流程節(jié)點（部門、人員）、觸發(fā)機制的設置，支持基于不同閥值的流程跳轉、選擇性處理，例如：合同金額大于100萬則自動流轉至副總及以上領導審批。系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理指對合同管理系統(tǒng)后臺各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，包括合同系統(tǒng)自身運作所需的參數(shù)（如部門信息、基礎編碼、生效機制等）管理、系統(tǒng)使用的權限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理。系統(tǒng)監(jiān)控管理包括待辦事項提醒、合同執(zhí)行監(jiān)控、日志管理，針對待辦事項提醒，系統(tǒng)可對預訂活動的跟蹤、統(tǒng)計進行自動提醒；針對合同執(zhí)行監(jiān)控，系統(tǒng)支持對預設的關鍵合同執(zhí)行情況達到閥值后的匯總、自動提示機制，從而對關鍵合同執(zhí)行情況跟蹤管理；針對日志管理，系統(tǒng)支持系統(tǒng)操作、系統(tǒng)運行的日志記錄。

合同管理系統(tǒng)信息對接管理

合同管理系統(tǒng)可與其他外部系統(tǒng)集成，即與前端采購或銷售管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)合同訂單信息的同步從而自動生成關鍵合同信息；與預算管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)合同預算的自動控制；與網(wǎng)上報賬信息對接，實現(xiàn)合同信息的調用及自動報賬；與其他業(yè)務系統(tǒng)對接，可在業(yè)務系統(tǒng)中實現(xiàn)合同的實時調用及查詢。如圖4所示。

合同管理系統(tǒng)一般與采購或銷售管理系統(tǒng)在采購訂單（Purchase Order, PO）或銷售訂單（Sales Order, SO）申請、采購訂單或銷售訂單生成、應付賬款（Accounts Payable, AP）或應收賬款（Accounts Receivable, AR）三個點存在接口關系。如圖5所示。

圖 4 合同管理系統(tǒng)框架對接展示圖

圖 5 與采購或銷售管理系統(tǒng)接口關系圖

圖 6 與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)接口關系圖

合同管理系統(tǒng)與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)對接，合同管理系統(tǒng)將合同相關的基礎信息、應收、應付信息同步至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)；網(wǎng)上報賬系統(tǒng)將后續(xù)合同結算信息回寫至合同管理系統(tǒng)中更改合同結算狀態(tài)，從而實現(xiàn)根據(jù)合同不同結算時間點的支付關聯(lián)功能。如圖6所示。

預算管理系統(tǒng)將各類業(yè)務的基本預算信息，如預算編碼、預算事項、預算額度，實時同步至合同管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)無預算額度，無法審批通過合同甚至無法起草合同的控制。合同管理系統(tǒng)可將其合同條款量化成財務數(shù)據(jù)，同步至預算管理系統(tǒng)中與合同預算形成自動對比分析，從而實現(xiàn)合同條款風險量化的管理功能。

合同管理系統(tǒng)實施意義

通過合同管理系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)企業(yè)合同從簽約授權、錄入登記、審批、簽訂、履約、查詢、統(tǒng)計到監(jiān)控執(zhí)行全流程的管理與控制模式，實現(xiàn)企業(yè)合同“統(tǒng)一授權、歸口把關、分工負責”的規(guī)范化管理目標，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉變?yōu)榫W(wǎng)絡化、流程化、信息化的管理模式。合同管理系統(tǒng)的實施給企業(yè)可帶來巨大的意義：

（1）規(guī)范基礎數(shù)據(jù)管理。合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐。

（2）提高管理效率。合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同的出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務；預警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應對日常管理事務；報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計分析提供強大的技術支持。

（3）項目合同收益一目了然。通過合同和項目管理整合，以合同為主線，可以查看合同項目的整體收入、成本及毛利，從而加強對項目事前和事中的業(yè)務把控。

（4）合同執(zhí)行有效規(guī)范。完整的按照合同執(zhí)行控制的流程，在合同建立、執(zhí)行時都可以對合同的單價、數(shù)量、金額進行二維控制（既可控制合同建立時的錄入點，又可控制合同結算時幅度），保證了合同的規(guī)范性和有效性，實現(xiàn)了內部業(yè)務的有效控制。

（5）資金支付更加合理。可以按照合同的收付款計劃提供合同收付款建議，編制合同對應的收付款預期表，顯示合同的未付/收金額和下次計劃付/收款時間，可以更加合理地安排資金。