信息技術驅動共享服務升級

文/唐勇

財務共享服務已成為推動企業財務管理從核算監督向管理控制和決策支持轉變的助力器。信息技術在FSSC建設中的廣泛應用，是助力企業財務管理轉型升級的關鍵。

隨著多數企業進入“練內功”時代，改變發展方式、變革管理模式已成為企業的共同訴求，財務共享服務也有了更多用武之地。在財務共享服務中心（簡稱“FSSC”）建設中，信息技術能否廣泛應用已經成為企業財務成功轉型升級的關鍵。目前，大數據、人工智能、移動互聯和云計算等新技術正推動財務共享服務從FSSC 1.0(基礎財務共享)向FSSC 2.0(業財共享)，再向FSSC3.0(數據共享)方向發展。

財務支撐新體系

財務共享服務模式下，企業財務被重新分類為戰略財務、業務財務和共享財務，會計人員被明確劃分為財務會計、管理會計和財務管理三類崗位。實踐證明，由戰略財務、業務財務和共享財務構建的三角財務支撐新體系基本確立，算管適度分離，職責劃分更加清晰，分工界定更加明確（見圖1）。

戰略財務（專家中心）聚合人才、金融、數據等核心資源，促進產融互動，助力實業發展，指導全集團財務管理，管控集團整體風險，支持公司戰略決策；共享財務（共享中心）通過基礎財務共享、業財共享、數據共享，執行統一標準，規范財務服務，保證服務的高質量、高效率和高滿意度；業務財務（業財中心）向經營單位研、產、供、銷等業務前端縱向延伸和滲透，控制經營風險，服務業務，輔助管理，支持經營決策，促進業財融合。

財務共享服務的信息化建設必須依托企業現有的財務系統、業務系統和管理系統，將原有的IT架構全面升級到以互聯網商業應用為基礎的云平臺，以網上報賬為基礎，搭建財務共享服務運營系統，通過組織動態建模、BPM流程管理、影像系統、移動互聯、人工智能和系統集成等技術，實現企業內、外部信息系統無縫對接，通過三信（財務信息、管理信息和業務信息）貫通和數據共享，逐步推動企業財務工作的標準化、集中化、自動化、自助化和智能化。

信息技術驅動力

財務工作標準化

財務共享服務需要一定的規模效應支撐，對業務、制度、流程和數據標準化提出了較高要求。

業務標準化：可采用ERP系統加報賬模式作為支撐。納入共享的業務，通過分類設置一系列表單，定義收集數據的規則和條件，并在信息系統中予以固化。通常，響應式業務在報賬系統中進行處理，非響應式業務在ERP系統中進行處理。

制度標準化：一般采用統一，而不是唯一的方式。各成員單位可以根據自身特點制定相應的制度，但需要總部統一規范和發布，并盡量將制度中的規則嵌入信息系統，減少財務人員的審核控制點，從而大幅度提升財務處理效率。

流程標準化：需要在集團層面搭建一套BPM工具。無論是整個流程規則的制定，還是相關審批節點設置都是統一的，不需要在各個系統中單獨管理自己的流程。

圖1 2.0時代的財務管理新體系

數據標準化：是財務共享服務的基礎。搭建一套統一的主數據管理平臺，明確各類主數據的持有者，由持有者對主數據的標準和準入準出的流程以及相應的信息系統進行統一管理。主數據的定義由每類數據業務的歸口管理部門負責。每類主數據持有者一旦給了定義，這個組織就要對這一類主數據的標準和信息系統提出統一的要求。

財務工作集中化

不管企業是建立了一個FSSC，還是建立了多個FSSC，都需要把在報賬系統和ERP系統中生成的任務對接到FSSC運營平臺進行統一任務分派或提取、工作量統計以及績效管理，實時將FSSC員工的工作量和處理效率展現在績效看板上，不僅便于FSSC內部管理，也能對員工起到激勵作用，形成有序合理競爭。

影像系統支撐：電子影像系統主要是將實物單據影像化，這不僅會縮短業務審核時間，同時也降低了丟單風險和郵寄成本。另外，對于原始憑證有嚴格限制的地區和國家，電子影像系統突破了離岸業務的限制，可以將全球的業務納入到FSSC進行統一處理。同時，考慮到影像文件占用存儲和對網絡帶寬的消耗都比較大，對于網絡傳輸以及服務器的存儲壓力和安防需要，用友網絡采用壓縮、斷點續傳、傳輸加密和影像防偽等一系列技術，來確保影像傳遞的高效和安全。

電子檔案支持：關于檔案的集中管理，建議通過電子檔案系統進行支撐。電子檔案系統需要與ERP系統和電子影像系統打通，將ERP系統生成的會計檔案跟影像系統掃描的文件自動匹配，形成一份與實物檔案相同的電子文件，甚至可以將郵包號、會計憑證號、紙質檔案號和電子檔案號在系統間關聯，便于快速查閱，同時記錄實物檔案的一系列操作。通過電子檔案系統的建立，企業檔案管理更加高效、便捷、低碳、環保，從而確保會計檔案的安全性。

電子發票推行：電子影像系統解決方案能夠自動提取增值稅專用發票上的關鍵信息，與第三方稅務系統進行對接，實現專票的自動認證。用友網絡的電子發票管理系統已與FSSC集成一體，一旦電子發票全面推行，在傳統報賬模式下的填單、貼票、掃描、郵寄、記賬和歸檔等全部步驟都將取消，企業財務工作效率將得到大幅提升。

資金管理與銀企互聯助力：財務共享服務除核算共享之外，還有資金管理的共享。借助統一集中的資金管理系統，實現資金信息的透明化，通盤掌握資金的動向，對資金的形態、存量、結構、成本、收益、風險、流量、流向以及信用、計劃等信息實時動態地了解和查詢。通過高效、便捷的銀企互聯系統來實現企業資金的集中收付管理。統籌調度集團的資金使用，挖掘沉淀資金、調劑平衡資金需求，做到集團內部結算基本不需要資金流動，批量支付、聯動支付、對外結算高效及時。通過嚴格的計劃、限額以及授權、審批和控制訪問來實現資金的有序運行，防止資金體外循環，并通過資金結構、流動性期限、成本收益及風險管理來確保資金流動過程中安全與高效的平衡，防范資金風險。

財務工作自動化

企業信息化就是將企業管理的三件事（管人、管事和管物）交給計算機處理，由信息系統來逐步實現財務工作的自動化。其中，制度管人，流程管事，賬簿和表單管物。通過管理制度化、制度流程化和流程表單化，將數據收集傳輸的規則、交易處理規則、審批權限規則、資金收支計劃、合同約束條件和預算控制點等內嵌于計算機信息系統，由信息系統實現自動控制，從而實現企業管理的自動化，這是企業管理實現信息化和自動化的基本做法。FSSC的建設同樣需要對相關制度、流程和表單重新梳理和定義，在提高制度、流程和表單標準化水平的基礎上，進一步提升FSSC的信息化和自動化水平。

一般來說，財務共享服務平臺的記賬憑證都是根據業務規則自動生成，同時將以往需要會計稽核的控制點全部遷移到業務端進行自動化控制，以確保流入到財務處理的任務合規有效。通過流程整合、系統集成技術的應用，采購系統、銷售系統、生產系統、費用報銷系統、人力資源系統等形成的業務單據，經系統自動執行費用預算、資金計劃、合約審核控制，完成業務審批后自動送達FSSC，執行財務審核、財務復核、資金結算、自動關聯核算系統、自動記賬、自動編制會計報表、信息回寫業務系統，實現業務端到端，全流程貫通，管、算、核一體化聯動。自動化程度高的FSSC，服務更高效和優質，交易成本和人力成本更低，人為錯誤更少。

財務工作自助化

財務共享服務平臺是基于互聯網商業應用基礎平臺構建的，是企業整體運營管理平臺的一部分，是實現業務自助化（員工報賬、商旅和行政采購自助化等）的基礎和前提。財務共享服務平臺主要由報賬人門戶、審批人門戶、作業人員門戶、作業組長門戶和FSSC運營管理等共享服務門戶構成。隨著FSSC運營管理的不斷成熟，企業商旅、人力資源、IT運維和集中采購等都將納入財務共享服務平臺進行集中管理，共享一套服務體系和人力資源，逐漸建成以財務共享為基礎的企業整體運營管理平臺。

針對財務處理中占比大、重復性高的業務提出相應解決方案，規范業務前端流程，降低財務處理成本。通過報賬系統可以管理費用，將員工的事前申請、事中使用、事后報銷、領導審批、預算管控放在線上管理。從費用報銷往業務前端延伸，用友網絡研發了企業商旅管理和辦公采購系統，即友報賬和友云采系統。通過內外互聯互通的系統建設，可以把發票量大的業務處理自助化，并通過統一服務代理商的方式進行管理。

財務工作智能化

隨著信息技術的發展與深入應用，財務系統與業務系統實現全面對接，人工智能和移動互聯等新技術在財務共享服務的應用也更加廣泛，加快了財務工作的智能化。

基于內置AI技術的用友網絡智能財務產品友報賬已與財務共享服務平臺無縫集成，在數據的產生、收集、加工、傳遞、匹配、校驗等全過程無須任何人工操作，已全面實現無人值守自助報賬、自動化票據采集、數據錄入、憑證賬簿生成等，極大節約人力成本，提高工作效率。同時，依托財務信息系統，由業務信息系統自動傳送的財務單據，經FSSC完成審核、復核、支付動作后，財務核算系統自動生成記賬憑證，登記會計賬簿，編制會計報表，實現總賬及會計報表的自動化。

另一方面，用友智能財務還采用了圖像識別、語音識別、智能分析和自我學習等人工智能技術。財務報表分析智能化，對企業經營和財務狀況進行全面分析診斷，自動生成實時性、可視化報告。基于內置AI的友報賬智能財務就是人工智能在財務領域應用的一個縮影，與基于外掛的RPA財務機器人有異曲同工之妙。共享服務模式下，信息技術正驅動財務工作向智能化方向發展，財務標準化、流程化的工作將不可避免地逐漸被智能機器取代。