淺談當今經濟環境下機關檔案規范化管理存在的問題及對策

（黑龍江省齊齊哈爾市訥河市黨員干部現代遠程教育中心）

1.檔案工作規范化管理存在的問題

在知識經濟環境下，檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史原貌的一項重要工作。檔案規范化管理是實現檔案管理現代化、標準化、正規化的重要環節。通過近年來開展的檔案規范化管理工作來看，各機關單位還存在著諸多問題。主要有以下幾個方面。

1.1 缺乏領導的重視重度。一些機關單位領導對檔案工作的重要性和必要性認識不清，分管檔案工作的職責不清。檔案工作還停留在簡單的檔案保管階段，存在看門守攤思想，對檔案規范化管理認識不足，重視不夠。

1.2 缺乏專職檔案人才隊伍。由于受機構編制等制約，有的單位檔案工作隊伍人數不足，大部分由老同志和臨時聘用人員擔任。既熟悉檔案工作，又懂計算機及網絡軟件運行維護的復合型人才奇缺，檔案信息化建設的技術力量薄弱。有的單位專職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊伍不能保持相對穩定。大部分檔案工作人員缺乏相應的專業知識培訓，對待檔案工作存在得過且過的思想，履行職責的能力弱。由于人才缺乏相應的穩定性，使得查檔服務工作質量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對檔案的利用效果認識不清，使得檔案在利用過程中難以產生社會和經濟價值。

1.3 缺乏相應的檔案管理規章制度。一些單位檔案管理規章制度不健全，不能夠認真學習檔案法，對檔案法的理解和貫徹落實不到位。一是借閱手續不健全。在查閱或借閱檔案時問題比較突出，較少履行審批手續，檔案隨意查閱、借出，造成檔案損毀，甚至丟失。二是缺乏應急預案。相當一部分單位缺乏室藏檔案的應急預案，對于突發緊急情況難已應對。三是歸檔分類不清，查閱困難。一些單位檔案編目不科學，不規范，不按照檔案行政管理部分審批的分類方案進行分類，從而造成日后查閱檔案出現很多不良反應。

1.4 缺乏相應的檔案保管辦公室、柜。一是檔案室混用嚴重。有的單位檔案庫房沒有按照檔案法要求的標準執行，與辦公室混用，有的單位還將雜物放于檔案室，檔案室鑰匙隨意分配，一旦出現檔案遺失問題，難免職責不清。二是沒有必要的防護設備。有的單位檔案室“八防”措施落實不到位，沒有必備的防火、防光、防塵等防護設備，安全隱患較多；三是有的單位檔案管理缺乏相應的檔案室，檔案柜陳舊破損，部分單位檔案柜數量少，不能滿足5-30年的存放需求，有的單位甚至檔案柜也沒有配齊，致使檔案亂堆亂放嚴重。有的單位不按規定使用無酸紙檔案盒，更多的單位沒有使用防磁柜，使得介質載體檔案無法存放。四是重文書檔案，輕會計檔案。有的單位只重視收集文書檔案，對會計檔案沒有進行歸檔，多年來，會計檔案一直存儲與財會室，由于會計人員頻繁的更換，而會計檔案沒有認真履行交接手續，使得后來者查找會計資料較為困難。

1.5 缺乏檔案信息化建設的認識。有的單位對檔案信息化建設認識不足，檔案管理僅限于傳統的紙質檔案方法，對檔案信息化所需的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件沒有配備齊全，大多數單位甚至根本不配備專門管理檔案的軟件，從而不能實現檔案管理軟件與單位局域網聯通；檔案信息化建設工作滯后，許多機關單位檔案數字化工作進展緩慢。

2.抓好機關單位檔案規范化管理的相應對策

2.1 強化領導責任，不斷提高思想認識。一是提高思想認識，把做好機關單位檔案規范化管理工作擺上重要日程。要按照機關單位檔案規范化管理工作要求，逐條對照，逐條分析，認真執行檔案規范化管理要求。二是加強組織領導。各單位工強化領導責任，主要領導負總責，分管領導具體抓，主要負責同志要將機關單位檔案規范化管理工作作為一項重點工作，拿出時間和精力，確保機關單位檔案規范化管理工作順利進行。三是加強宣傳力度。在召開檔案工作會議時，多請分管領導、主管負責人參加，通過會議提高領導的思想認識。同時隨時宣傳檔案法精神，增強各級領導重視和支持檔案工作的責任感，進一步明確職責，強化措施，確保機關單位檔案規范化管理工作工作中取得好成績。

2.2 加強對檔案人員的管理與培訓。一是要做好檔案交接工作。對于更換檔案工作頻繁的單位，在人員更換時一定要做好傳幫帶工作，防止出現工作脫節，給檔案管理工作帶來不便；二是強化培訓，因材施教。根據崗位職能，年齡結構，采取不同的培訓學習方法，對于老同志來說要學習基礎知識，對于年輕同志來說要學習檔案信息化建設知識，通過學習和培訓，提高檔案管理人員的整體素質。三是抓理論學習，認真學習檔案法等檔案專業知識，還要做好思想教育工作，學習黨的方針政策，不斷提高檔案人員的政治理論水平和素養。

2.3 強化檔案執法監督檢查。充分利用檔案行政執法檢查的工作要求，加大對監督檢查力度，對檔案管理工作存在問題的單位，對檔案管理存在安全隱患的單位，對檔案歸檔不規范的單位，對信息化建設速度慢的單位,要求限期整改。對單位領導思想認識不足的單位要給予批評，對問題嚴重的單位，要進行行政處罰。

2.4 加大經費投入力度。要積極爭取資金，加大對檔案工作軟硬件的投入力度。一是要引進人才，對于專業人才，提高待遇，要實行聘用制，與其簽訂工作合同，保證專業人才隊伍的穩定性。二是要加大硬件設備的投入，如標準化的檔案室，標準化的檔案柜，使得檔案室達到“八防”措施的要求。三是加大檔案管理軟件的投入力度。配備相應的檔案管理軟件和檔案數字化處理設備配備，加快檔案信息化工作進程。

總之，通過以上對策的實施，相信機關單位檔案規范化管理水平將會上一個新的臺階，機關單位的檔案能夠人民的生產生活提供有力的幫助，能夠發揮其最大的社會與經濟效應。