企業人事檔案管理探討

文/喬軍玲

一、企業人事檔案管理基本現狀

我公司現行人事檔案管理模式是由集團公司檔案處統一管理，人力資源管理部門具體操作執行制度。既解決企業人事檔案管理的專業性問題，又保證人事部門發揮人事管理權力，檔案業務職能處室為人事管理部門提供專業的檔案業務指導。

企業人事檔案維護企業職工合法權益，是企業對員工個人做出公正評價的重要憑證，企業依此給予員工相應待遇。其中包含各項基本薪金、職工享受增量補貼、特殊津貼、企業改制領取安置補償金、職工辦理社會保險、職工退休辦理退休金等等。

人事檔案記錄著員工學習和工作中形成的反映個人德、能、勤、績的原始信息，是國家以及企事業單位錄用人才的憑據。針對國有企業人事檔案管理中存在的人檔分離和斷檔、缺檔問題，應從人事檔案的收集、整理、鑒定、轉遞、銷毀等各個方面加強規范管理，確保企業人事檔案的真實準確和齊全完整

現代企業人事檔案，打破了傳統檔案管理方式，即干部身份與職工身份的完全區別對待。我集團公司實行統一人事檔案管理方式，采取按姓氏筆畫排序，分為在職、離退休、辭職、死亡人員檔案。人事檔案在形成及使用過程中隨著記載信息和角色的變換而變換，管理部門也隨著人員變動而變動，但始終堅持檔隨人走基本原則。檔案隨員工管理單位而變動。例如，學生畢業分配或入伍后轉業參加工作時，分配至某單位，人事檔案隨之轉入工作單位，如勞資部門，人力資源管理部門，組織部門等，離退休后，歸單位離退休部門接管，其檔案也隨之轉入離退休部門，如果員工在工作中隨著職級的轉變，例如轉干，職位提拔、技術工人技術待遇提升等，達到一定級別，根據規章要求，則轉入上一級人事部門管理；如果職級變化為降低，則做調整轉入其相對應人事部門管理。例如，地市級以上國家干部劃歸地方檔案部門管理，人員在本單位，檔案歸上一級人事部門檔案管理部門。本著管人的人事部門管理其檔案的原則，人事檔案隨人員變動而變動，隨級別提升管理部門也移交上一級檔案管理部門。人事檔案資料隨人移交，不得產生脫節。

二、存在的問題及原因

1.對企業人事檔案重要性認識不夠。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對人事檔案工作部門的財力、物力和人力支持不夠。

2.企業人事檔案存在嚴重的人檔分離和斷檔現象。國有企業人事檔案存在檔案斷檔缺檔現象：一是人才流動，檔案并沒有隨之流動，存在斷檔現象；二是企業招聘結束后，未查看錄用員工的檔案；三是大多數用人單位對檔案的要求低，甚至沒有。

3.人員配備不足，兼職人員過多，導致了人事檔案人員工作量過大，嚴重影響企業人事檔案管理水平。

4.信息化程度不高。電子化程度在人事檔案管理中尚未成熟，基本屬于紙質檔案階段，不但影響企業人事檔案管理水平，而且造成一定的財力、物力和人力資源浪費。

三、解決問題的對策

首先應提高全員及社會對人事檔案重要性的認識，多與企業領導溝通，通過協調與宣傳，提高對人事檔案工作重要性的認識。其次是在具體工作中應從以下方面著手改進企業人事檔案存在的嚴重人檔分離和斷檔、缺檔現象。

1.企業人事檔案的收集

為了使企業人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案材料必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備，具有保存價值。

2.企業人事檔案的整理

企業人事檔案管理人員結合本單位實際情況進行分類整理，并按在職職工、離退休人員、辭職人員及其它需要進行分類、整理、編號、入柜。對員工檔案應建立登記和統計制度，建立索引目錄。定期檢查核對，做到賬物相符，檔案條理清晰，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤，銷毀無用過期檔案填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關領導審查批準，派專人監銷。

3.企業人事檔案的轉遞移交

企業人事管理部門收到《人事檔案轉移檔案通知單》，確認部門、集團領導審批同意后，由集團人事部門提取檔案。若外單位派專人提取，須按對方人事或組織部門出具的《提取（查閱）職工檔案介紹信》及本人的工作證或介紹信給予辦理。嚴禁任何人私自保管本人及他人的人事檔案材料。企業人事檔案轉遞后，不再接收此人的任何人事檔案材料。職工因辭職、退職、自動離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等，在未收到《人事檔案轉移檔案通知單》前，檔案仍由人事檔案管理部門保管或轉交所在地職業介紹中心。

4.企業人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司對檔案材料的鑒定銷毀做如下規定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料，按規定需要銷毀檔案材料時，須經單位主管檔案工作的領導批準。失蹤及死亡人員檔案，檔案部門保管期限滿15年后，可報集團領導審核同意予以銷毀。企業對國家、省和市以上級別模范人物及有特殊貢獻人員，死亡后其檔案無特殊原因仍由檔案部門永久保管。檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響檔案管理效率。

5.提升企業檔案管理人員素質

隨著技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，現代信息技術水平也在不斷提高，人事檔案數字化管理趨勢已成必然，是社會發展的需要。提高檔案管理人員素質，還要選擇可靠、黨性強、責任心重的黨員從事人事檔案工作。企業選拔優秀人事檔案工作者，從政治及業務技術等多方面著手，定期組織業務知識培訓，掌握新業務知識和先進的檔案技術，使人事檔案管理者開闊眼界、拓展思路，適應新時代發展需要。

企業人事檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，是國家以及企事業單位錄用人才的憑據，是個人生平工作經歷的全面記載，涵蓋幾乎人生的整個階段，承載著真實反映一個人生平的重任，責任重大。僅以此文與人事檔案管理者共同探討，為企業用人、選拔人才提供真實可靠信息，體現人事檔案重要社會價值，發揮人事檔案在企業生產生活以及各職能部門選人用人過程中的重要作用。