對做好新時代高校檔案信息化管理工作的思考

文/蔡 楊

加強高校檔案信息化建設，是提升高校工作管理水平的重要抓手。高校檔案管理者應提高認識，加強檔案管理人才隊伍建設,加強檔案管理信息化基礎投入,充分利用計算機網絡技術，把紙質檔案進行數字化處理，實現信息化和精細化管理，更加方便存儲和查閱，提高檔案管理水平和高校管理工作效率

隨著第四次工業革命的到來，互聯網、信息化高速發展，獲取信息的渠道更加廣泛，內容更加全面，更加方便、快捷，全面地影響著每個人的工作、學習和生活，這一變化對高校的管理和教學提出了更高的要求。檔案管理作為高校的一項基礎性工作，如何加快信息化建設速度，提高工作效率，提升管理水平，已經時不我待。本文對當前高校檔案管理信息化的發展狀況、困難和需要解決的問題進行了調查分析,結合實際對提升高校檔案管理信息化水平，提出政策、理念和方法建議。

一、高校檔案管理現狀分析

（一）思想理念滯后

部分高校的管理層決策仍然停留在以往工作經驗的層面，沒有利用互聯網和數字化提供的大數據分析，應用于科學決策和管理。簡單地認為互聯網和數字化高速發展，只是各類信息的大爆炸，只是更加容易獲取信息，對工作的指導性不強，不能將信息化技術融入到政策評估中，導致對檔案管理工作不夠重視，查閱也僅停留在紙質層面。有的甚至認為檔案管理工作是高校整體工作的“冰山一角”，用幾個兼職人員就能夠干好。

(二)檔案管理方法落后

檔案管理仍停留在造表填表，分冊保存，調閱時費時費力查找。隨著檔案的持續增加，不但不能及時地查閱，而且對保管的場地、維護、安全都提出了更高的要求，這些落后的檔案管理方法，不能滿足師生日益增長的多樣化管理和教學需求，嚴重制約了高校穩步、可持續發展。

（三）檔案管理人才匱乏

一方面，部分高校檔案管理人員嚴重不足，人員老化現象嚴重，部分人員都是從其他專業轉入工作，不清楚檔案管理如何發展，如何提升效率。另一方面，部分高校在招聘人員時也未將檔案管理人才作為招錄對象，導致具有檔案管理新理念、新知識的人才參與不到檔案管理工作中來，各項工作仍然按照多年前的工作模式繼續運行。

（四）資金投入不足

計算機、存儲器、網絡等硬件設備和檔案信息處理系統、檔案信息數據庫等軟件設備嚴重老化。部分高校仍然使用多年前的設備和系統，經常出現卡頓和“罷工”，維護和維修頻發，沒有及時進行更換和更新。與傳統的教學、科研等工作相比,高校檔案管理投入存在前期投入多，后期效果顯現慢，投入和產出不成正比，導致檔案管理工作更加不受重視,檔案管理建設速度緩慢，管理能力嚴重滯后。

（五）相關制度與法律不健全

國家層面的檔案信息化建設相關制度與法律不健全，目前雖已出臺了《計算機病毒防治的辦法》《電子文件歸檔及管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規,但是僅停留在各類規范約束性層面，未能上升到制度層面，同時關于電子檔案真實性界定的法律等仍然不完善，這些都制約著高校檔案信息化建設。

二、檔案信息化管理的幾點建議

（一）增強提升高校檔案信息化管理水平的意識

通過請進來、送出去的方式，將高校檔案管理融入校園文化，不斷增強提升檔案管理信息化水平的意識。邀請業務能力強、知識水平高的其他高校相關人員進行檔案管理專項講座，講清楚檔案信息化建設的重要性和緊迫性，檔案管理發展的最新進展，做好這項工作對高校管理水平的重要意義和作用，如何提升高校檔案信息化水平，在實際工作中具有可操作性的方法，從管理者到教師，從教師到學生，牢固樹立高效使用檔案的意識，不斷提升管理、教學和學習效率。

（二）加強檔案管理人才隊伍建設

1.針對高校檔案管理人員年齡偏大和結構不合理的現狀,對現有人才送出去進行專業化的檔案管理知識培訓，學習其他高校的先進管理經驗，充分考慮學校實際情況，有針對性地采取方法和措施。同時，將招聘檔案管理相關人才納入需要的招錄人才計劃，不僅限于招聘檔案專業畢業生,也要招聘計算機、信息工程和管理方面的人才，多層次、多角度地健全和發展檔案管理人才隊伍體系。

2.采取多種形式的培訓，如座談會、沙龍、專家輔導、專家講座等，鼓勵檔案人員強化自主學習，熟悉檔案管理工作的最新發展，熟練掌握操作流程和方法。在日常工作中,通過開展知識競賽、技能競賽等活動營造良好學習和提升能力氛圍。定期組織學習相關法律知識、新技術、安全防護措施，特別是計算機云技術、云計算、數據大平臺和優化網絡等，使高校檔案管理水平滿足快速發展的需要。

（三）加強檔案管理信息化的基礎投入

1.加強硬件和網絡平臺的建設。將提升信息化建設納入高校的發展議程，制定工作規劃，明確工作任務，加大投入力度，確定專人負責，強力推動建設工作。其中：硬件建設包括購置計算機、掃描儀、刻錄機、打印、縮微設備等設備，并進行定期運行維護。積極建立高校網絡平臺，提升網絡速度，健全網絡一體化管理。

2.加強軟件投入力度。因地制宜，聯系專業性強的網絡公司，采取開發和推廣適應本單位需要的檔案信息管理軟件，或者直接購買已經成熟的軟件系統，創新開展工作，提高效率。配置高標準的磁介質檔案存儲設備，采取電子密鑰和移動鎖等軟件，提高檔案信息的安全性，及時準確地將電子文件進行歸檔和存儲，方便后續的科學管理,形成完整、準確的信息化檔案資源，實現信息共享。

3.在信息化建設過程中，著重提升信息安全和防護等級，杜絕出現信息外泄情況。隨著大數據、云平臺、移動網絡、人工智能等技術的發展和普及，特別是在數字化信息的輸入、傳輸、存儲和應用等方面，存在著信息干擾、失控、木馬病毒侵入、盜竊信息和人為破壞等隱患。高校在檔案管理信息化建設中，首先，要嚴格執行國家確定的各項信息安全建設標準和規范，從源頭上提升安全等級。其次，要采取身份鎖定、提升文件加密層級、健全病毒防護庫、嚴格權限設置、多級備份等技術和方法，確保檔案信息資源的準確性、安全性和時效性。再次，在充分調研論證的基礎上，科學合理地確定建設規范方案，嚴格執行建設標準，確定監理方，保障建設質量。最后，對已建成的檔案數字化系統，要充分挖掘現有的成熟經驗，不斷創新工作，提升效率，樹立以人為本的理念，不斷提升經濟效益和社會效益。