新時期檔案管理的規范化和制度化創新分析

文/鄢虹英

檔案管理的規范化和制度化優化創新管理，能夠保證改變傳統的檔案管理模式，對往常的檔案管理制度不一致、檔案管理系統不規范致使檔案信息數據應用不全面等現實問題進行改善，通過導入互聯網+的技術支持，以全網通的理念引導，向著檔案管理制度從封閉型轉向開放型的轉變，最終實現檔案管理的規范化和制度化的創新發展

在大數據時代背景下，數據的有效管理直接影響到各行業是否能夠直接利用到相關信息，從而制定長遠的發展計劃。檔案管理主要涉及信息數據的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用，這些工作內容直接影響到一個行業發展過程中所需要的大多數的數據資料。但是受傳統思維的影響，當前檔案管理的規范化和制度化發展面臨一定的阻礙，傳統的檔案管理行業不再適用于當前的社會發展，檔案實際使用的價值不高。隨著時代的變遷發展，企業經營管理從紙質歸檔到電子檔案，其中涉及到對全部檔案的重新規劃，對檔案的存儲、使用以及提高檔案使用程序等制度的重新設定，但是對于企業經營管理而言，卻忽視對檔案管理這一環節的重視，使檔案管理逐步演變成企業可持續發展中的薄弱環節。

一、新時期檔案管理的規范化和制度化現狀

（一）新時期檔案管理的制度體系較為完善，具體操作執行規范不足

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，我國各行業檔案管理根據《檔案法》結合本行業基本情況，制定了符合實際的檔案管理制度，從檔案立卷歸檔制度，其中包括綜合管理、設計材料、設計文件、可行性研究等環節，重點歸檔工作在于企業各個項目開展階段形成的不同載體和形式的文件材料，如對于圖書館而言，歸檔重點是圖書館書籍總體的管理數據。在現階段，面對收集歸檔這一現實問題，檔案管理人員能夠依據《檔案法》制定符合實際情況的檔案管理制度或規則，對歸檔內容、歸檔重點做出了詳細說明。但是對歸檔的程序、歸檔的時間、歸檔的基本要求等尚未作出明確規定，導致檔案收集管理出現繁亂現象，對日后檔案的提取使用造成一定的阻礙。

（二）新時期檔案保管條件逐漸完善，檔案管理數據庫和庫房有機結合不足

在新技術手段的影響下，檔案管理的信息化、電子化已經是大勢所趨，經過對電子檔案的查詢可知，當前各個單位所采用的電子檔案管理系統主要分為庫房館藏、調閱查找、整理分類和綜合辦公四大版塊，同時實現分開管理。而現實情況在于，庫房館藏這一模塊存在于虛擬的管理系統中，即一些材料的原件經過掃描存儲在這一模塊，同時管理系統設計了完整的防火墻，防止原始檔案材料的丟失，而原件直接通過檔案袋封存，存儲在各個直接負責的辦公室，即隨便一個辦公室都是檔案的“實際庫房”，或是有的企業將一些基礎設施不足的空房當做檔案庫房，不考慮電子檔案存儲和紙質原件之間的一致性，當需要原件提供支持時，難以找到原始文件，只能找到電子版的，缺少說服力。

（三）新時期檔案管理人員的學歷有所提升，管理的先進性不足

目前，我國各大高校已經普遍開設了檔案管理相關專業，使得各個行業的檔案管理工作人員的學歷80%達到本科學歷及以上，這同檔案管理的規范化和制度化的趨勢相符合。但是時代的變化，一些系統技術或是管理理念的不同，要求檔案管理人員的專業素質更加綜合化發展，因此當前檔案管理的規范化和制度化相關工作開展過程中存在積極性不足和專職人員不足的現象，已經嚴重影響到檔案管理制度和各個環節整體優化工作的進一步開展。

（四）新時期檔案管理工作的相關指導和監督部門互動性不足，檔案管理缺少整體規范

目前檔案管理部門一直按照“邊收集邊整理”的方式收集材料，對于遺漏的材料不能及時找相關部門補齊，相關材料立卷時出現雜亂、無序的現象，又因檔案管理人員主要由各個部門自行組成，缺少專職檔案專業人員對各個歸檔工作進行監察，對歸檔材料是否齊全進行全面審查。另一方面是檔案管理的行政部門與各個項目的執行者溝通較少，項目執行中的隱蔽材料信息需要檔案行政部門進行協商，相關部門需要及時介入進行檔案收集歸檔的完整性以及檔案信息的準確性的監督。

二、新時期檔案管理的規范化和制度化現狀的原因分析

（一）新時期檔案管理制度執行度和后續保證不足，規范化管理流于表面

《檔案法》已經實施多年，各個行業的檔案管理制度都是按照這一法律法規來進行規則的細化。隨著行業在各個階段中戰略轉型發展，檔案管理制度也需要進行重新優化更新，而實際上，不論是企業還是高校，在檔案管理制度的實施細則的設定下，都是按照原先的細則進行進一步的改善，真正能夠統籌行業發展特點、現代技術發展特點進行實施細則更新的企業少之又少。或是即便按照自身特點以及社會需求制定的檔案管理制度，卻在執行過程中缺少基本的保障。如檔案管理系統的升級需要經費保障，對于檔案管理人員而言，要求其能夠實事求是、與時俱進，必須對外進行檔案管理的相關技術和理念的交流學習，同樣需要后續保障支持。

（二）檔案管理缺少與時俱進的檔案管理人員

目前，檔案管理的規范化和制度化發展進程要求檔案收集、歸檔等工作能夠在行業發展后期發揮主要的作用，這決定了檔案管理所發揮的效能是長期的，即一些檔案管理人員可能不能看到其收集歸檔的信息發揮作用。而當前各行業的檔案管理工作中，由于檔案信息的時效性原因，致使很多單位都忽視檔案管理人員，或是聘請兼職的檔案管理人員對檔案進行管理。在此階段，檔案整體性的收集和收集工程、收集內容的復雜性容易被檔案管理人員所忽視，而且檔案管理人員不能夠正確對待各種檔案資料的價值，在歸檔工作中有所偏頗，造成檔案管理制度化和規范化程度受到影響。

（三）檔案管理的信息化程度難以同傳統檔案管理方式相結合

檔案管理的信息化是大勢所趨，但是大多數行業中的檔案管理仍存在傳統的管理方式，如庫房管理、檔案室管理等等。在新時期的推動下，很多行業在制定戰略計劃時，都要求檔案管理工作實現信息規范化管理，卻忽視與傳統的檔案管理方式相結合，主要表現為一味執行電子檔案管理，庫房中存在的舊的檔案資料未能及時錄入電子檔案系統中，同時傳統的庫房檔案未能進行進一步更新，即出現檔案管理的分級發展，由此造成庫房管理的不足等問題。

三、新時期檔案管理的規范化和制度化創新的渠道

（一）全行業內提高檔案管理專業知識及管理能力

全行業內提高對檔案管理工作的認知，不僅可以改善檔案管理工作中執行力不足的問題，還可以全面提高檔案管理工作的規范性，保證檔案資料收集和歸檔的專業性。第一，明確檔案管理規范化和制度化的相關理念，即改變傳統中對于檔案管理規范化和制度化屬于檔案管理部門的片面理念，要求企業或是高校等能夠全面投入到檔案管理活動中，如在企業營銷部門要為檔案行政部門及時提供有效且有用的資料，并且對行政部門的檔案收集情況進行監督，達到查漏補缺的目的；第二，要求能夠在檔案管理的規范化和制度化的創新工作中提供支持，如經費支持，保證檔案管理系統能夠得到更新，提高檔案管理人員的專業技能。

（二）增強檔案服務意識，轉變檔案管理職能

在檔案管理的規范化和制度化過程中，檔案管理人員往往把檔案管理工作當做是行業發展的資料收集，在檔案資料收集管理中，往往代入主觀意識，對檔案管理的內容和重點進行無意識的側重，這大大偏離檔案管理的規范化原則，因而要求增強檔案管理的服務意識，即本著檔案資料的服務性質，按照規章制度辦事，對各項檔案資料進行客觀的歸檔和存儲，同時要求能夠導入主動服務意識，做好檔案的指導、監管和協調工作。

（三）提升檔案管理人員的素質

檔案是一種稀缺的信息資源，是由各行業在發展過程中積累下來的信息財富。要求檔案管理人員能夠對檔案信息進行收集、歸納并且能夠保證這筆信息財富在后續發展過程中及時出現為發展提供幫助。這就要求檔案的完整性、安全性和使用性。在新時期，要求對檔案管理人員進行再培訓，迎合“互聯網+”的檔案管理趨勢，適應信息化、數字化以及檔案信息共享的發展。