企業重組過程中檔案處置的問題與對策研究

文/周 靜

企業重組過程中企業資產與產權發生了變動，檔案處置工作缺乏有效控制和規范管理，很容易進一步損壞或者流失具有利用價值的檔案信息。企業檔案部門應深入分析周圍形勢變化，進一步認清自身的價值和不足，完善檔案管理制度，加強檔案隊伍建設，明確合并重組企業檔案歸屬與流向，根據重組企業檔案移交方案，切實做好檔案資料的清理工作，確保重組企業檔案資產安全

全面深化國有企業改革，加快轉型升級是企業“十三五”時期一項十分緊迫的重要任務。開展企業清理整合工作是全面深化改革的迫切需要，加快結構調整和資源整合，推進提升增效戰略，通過清理整合全面推動企業體制創新和機制轉換，減少層級管理，縮短管理鏈條，提高管控能力，實現企業又好又快的發展。筆者所在的企業為央企二級公司，自2010年開始重組整合下屬三級公司近20家，企業資產與產權發生了頻繁變動。如何妥善做好檔案處置工作，確保檔案完整安全，維護企業利益是我們值得思考的問題。本文就企業重組過程中檔案處置工作面臨的困難進行分析，并提出在企業重組期加強檔案工作的策略。

企業重組，是指對企業的資金、資產、勞動力、技術、管理等要素進行重新配置，構建新的生產經營模式，使企業在變化中保持競爭優勢的過程。企業重組貫穿于企業發展的每一個階段。企業重組是針對企業產權關系和其他債務、資產、管理結構所展開的企業的改組、整頓與整合的過程，以此從整體上和戰略上改善企業經營管理狀況，強化企業在市場上的競爭能力，推進企業創新。

一、企業重組類型及檔案管理現狀

企業重組涉及企業經營管理活動的方方面面，既包括企業的人員、產權、債務、資產、管理、機構等，也包括作為企業資產重要組成部分的企業檔案。筆者所在的企業涉及重組的三級公司，根據資產與產權變動方式不同，主要分為以下三種類型。

第一種類型為：企業內部三級公司合并。此類企業合并的原則是，注重發揮管理先進企業對落后、困難企業的融合及帶動作用，注重經營盈利與虧損企業的適度平衡，將落后一方整體并入先進一方。

第二種類型為：三級公司脫離本企業重組到外部其他企業。此類重組企業的特點是，在上級單位的統籌安排下，本企業三級公司的資產、人員和業務整體從原企業分離，轉移到新的企業進行管理。

第三種類型為：外部企業三級公司重組到本企業。此類重組企業的特點是，在上級單位的統籌安排下，將外部某公司的三級企業分離整體劃入到本企業。

以上各類合并重組企業普遍存在檔案門類多、檔案管理水平參差不齊、各門類檔案分散管理等現象。特別是第二、三種類型涉及外企業，在重組過程中科技檔案移交普遍存有歧義和糾紛。主要原因是筆者所在的企業為施工企業，在投標攬活中需要提供大量工程業績原件，業績原件對提升市場競爭力具有重要意義，因此移交雙方都希望擁有施工業績，在移交過程中就會出現在建項目、完工項目的竣工資料如何移交，施工業績檔案如何移交等問題。

二、企業在重組過程中檔案處置工作面臨的困難和問題

(一)企業重組期的檔案工作缺乏控制性

被重組企業大多是營業收入未達到企業總部要求，近三年來收入利潤率指標低于企業下屬同級公司平均水平，這就導致了這一類企業由于經營業績不好，基礎管理不規范，因此被重組。企業整體管理水平不佳，也導致了檔案基礎工作薄弱，其中多數企業檔案管理責任未有效落實，未對歷年來形成的檔案集中統一保管，大部分檔案散存在各業務部門；加之企業面臨重組合并，人心渙散，原檔案人員調離或自謀出路，留守人員對檔案工作不熟悉，造成重組企業檔案移交處置過程中難以控制，企業檔案存在缺失風險。

（二）重組企業雙方缺乏對檔案資產的有效管理

第一，缺乏在重組工作開展前期對被重組企業檔案資產進行價值評估的意識。進入實體操作階段的企業重組工作必然會引發人心浮動，導致檔案監管工作走入空白區，因此參與并購行為的主體對被重組企業檔案價值未給予足夠的重視，倉促地在重組過程中接受檔案材料，會在一定程度上造成被重組企業檔案資產流失。第二，缺乏對重組期檔案資產處置預案的制定。在企業通過會議決策重組企業后，由于思想上缺乏指定人員參與到工作小組的意識，進而無法制定科學合理的檔案資產處置預案，所以檔案移交工作缺乏規范化管理，主要表現在被重組企業需要移交資料范圍界定模糊、移交程序混亂無規章、檔案信息的質量和價值被大打折扣，進而容易讓重組企業后期檔案管理工作陷入缺損、混亂的局面。第三，企業重組后期缺乏對接收檔案的鑒定和保管工作。實施重組的企業在接管被重組企業后將更多的精力放在人力、財力和物力方面的理順工作中，致力于解決恢復生產經營相關的權責分配類問題，沒有及時對接手的檔案資產管理投入精力進行整頓、清理和規范管理，甚至連檔案基本的存放需求都難以滿足。對于正處于搬遷調整、崗位變動和新舊檔案人員分流等問題頻繁出現的企業重組期，很容易進一步損壞或者流失具有利用價值的檔案信息。

三、企業并購重組期檔案工作對策

（一）明確檔案工作目標，開展更具針對性的管理工作

企業發展模式和方向的變化必然會影響檔案工作的開展，因此要根據新局面制定符合當下發展的工作目標，一方面企業應組織召開重組單位資產與產權變動檔案處置工作專題會議，明確合并重組企業檔案歸屬與流向，制訂檔案移交工作方案，明確檔案移交主責部門，提前解決好雙方的分歧。另一方面確定重組單位檔案交接時間與檔案交接責任人，責任落實到人，使重組企業工作人員更有針對性地開展工作。確立好工作目標不僅能有效消除偏離目標的因素，還能充分發揮局部優化工作的效用促進總體目標的順利實現。

（二）強化人員檔案意識，實行規范化檔案管理

做好檔案工作的基本前提，是從思想上樹立牢固的檔案意識。只有在充分意識的支撐下，才能開啟檔案規范化管理的第一步。移交雙方要樹立大局觀念，根據重組企業檔案移交方案，做好檔案資料的清理工作，由移交單位對各類檔案進行編目登記，企業總部檔案部門對重組企業檔案進行指導和監督，確保重組企業檔案資產安全。

（三）堅持依法治檔，建立并完善檔案管理制度

要讓重組企業檔案工作朝著規范化、科學化的方向發展，日常就必須建立合理的檔案管理制度，并在實施過程中堅持對其進行完善。一方面通過發揮制度的作用來規范檔案工作，比如實施分工責任制或者針對不同部門建立檔案管理工作責任制，制定《人事檔案管理規范》《文書檔案管理規范》《聲像檔案管理規范》和《會計檔案管理實施細則》等，用來指導檔案業務工作的開展；另一方面發揮制度的作用來保障檔案工作，比如建立《檔案資源管理績效考核細則》一類的配套管理制度，對檔案管理工作進行考核、監督，為檔案工作順利開展提供有力的制度保障。

（四）加強檔案工作隊伍建設，提高檔案人員綜合素質

當檔案管理工作陷入重組、交接、整改的困境期時，擺脫困境最好的辦法就是建設并擁有一支業務精良、結構合理的檔案工作隊伍。建設好檔案隊伍的第一步，是保證專職檔案人員的數量，同時在專業能力、業務水平、個人素養和年齡結構等方面要保證合理性，以便后期發揮出檔案團隊的整體效應；第二步是從整體角度出發，致力于檔案人員網絡建設，讓各部門檔案工作銜接人員的作用得到充分發揮，而這需要建立科學合理的檔案工作網絡體系，并將定性與定量相結合的考核方法加以輔佐，充分發揮激勵措施的作用，提高各層級檔案人員的工作積極性。

總而言之，重組對企業而言是一次改變和重生的機會，對檔案工作而言不僅是一次挑戰，更是一個機遇。企業檔案部門在重組過程中應深入分析周圍形勢的變化，進一步認清自身的價值和不足，從而堅定信心和方向，以此為契機提升檔案管理工作水平。