陜西省公路局檔案電子化建設(shè)的幾點(diǎn)做法

文/翟超群

本文從有效利用辦公自動(dòng)化信息、建立數(shù)字檔案庫、推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、加強(qiáng)信息安全管理、提高公文處理規(guī)范化水平五個(gè)方面,總結(jié)了陜西省公路局檔案電子化建設(shè)的有益做法，對(duì)實(shí)際工作具有一定的指導(dǎo)作用。

近年來，隨著無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成了大量的具有保存價(jià)值的電子檔案，如何加強(qiáng)各類電子檔案的管理，成為檔案部門面臨的重要任務(wù)。與此同時(shí)，如何加快檔案處理和檔案利用服務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，發(fā)揮檔案的有效價(jià)值，為公路養(yǎng)護(hù)、建設(shè)、管理提供高效服務(wù)，也成為檔案工作必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。本文談?wù)勈」肪謾n案電子化建設(shè)的幾點(diǎn)做法，期望對(duì)指導(dǎo)實(shí)際工作有所裨益。

一、電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)鏈接，充分有效利用辦公自動(dòng)化信息

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件辦理過程無紙化，電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)鏈接后，能夠有效利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大量信息，避免信息的重復(fù)錄入，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件（處理完畢后的發(fā)文起草稿、發(fā)文審核記錄表、正式印文；收文原文圖像、收文處理記錄表；會(huì)議紀(jì)要審核記錄表、會(huì)議紀(jì)要印文的電子文件數(shù)據(jù)），通過系統(tǒng)接口進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等檔案整理過程，完成電子檔案歸存。還可從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行在線查閱。

二、建立數(shù)字檔案庫

完成電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)鏈接，實(shí)現(xiàn)電子文件的整理歸存，這樣就建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫，并隨每年的檔案歸存工作逐年累積。逐步對(duì)以前年度的重要文件分批數(shù)字化加工，完善電子檔案庫存，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建一個(gè)檔案管理平臺(tái)，培養(yǎng)一支檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。不僅實(shí)現(xiàn)依據(jù)查詢權(quán)限對(duì)電子檔案進(jìn)行在線查閱功能，大大提高檔案利用效率，也對(duì)紙質(zhì)檔案原件有很大的保護(hù)作用，并且為今后檔案數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

三、推進(jìn)行業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

指導(dǎo)并推進(jìn)下級(jí)單位做好檔案電子化建設(shè)，將省公路局檔案管理系統(tǒng)與上級(jí)單位（省交通運(yùn)輸廳）、下級(jí)單位（各公路管理局）檔案管理系統(tǒng)鏈接，建成省公路局與上、下級(jí)單位相聯(lián)互接的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建成后的檔案管理網(wǎng)絡(luò)對(duì)上、下級(jí)單位的文件進(jìn)行在線查詢，減少上、下級(jí)單位文件重復(fù)歸存，節(jié)約存儲(chǔ)空間，并可在線對(duì)下級(jí)單位的檔案管理進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)檢查，同時(shí)也進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案管理效率，提高電子檔案信息利用，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)能力。

四、實(shí)行電子檔案、紙質(zhì)檔案雙套制歸存，加強(qiáng)信息安全管理

省公路局屬于行政事業(yè)機(jī)關(guān)，按照國家檔案局、省檔案局檔案管理要求，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保管的“雙套制”，在做好電子文件檔案歸檔工作的同時(shí)，將同版本紙質(zhì)文件一并歸檔。加強(qiáng)信息管理，保證歸檔電子文件的真實(shí)完整。局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，嚴(yán)格管理權(quán)限，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理。設(shè)有密級(jí)的電子文件信息一律不上辦公自動(dòng)化和提供查詢。建立嚴(yán)格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴(yán)防檔案數(shù)字化加工過程中失、泄密事件的發(fā)生。建立檔案信息安全制度，實(shí)施可靠安全的數(shù)據(jù)備份和快速恢復(fù)，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數(shù)據(jù)庫采用光盤等方式同步備份。采取數(shù)據(jù)備份策略和異地存放管理措施，建立災(zāi)備及存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

五、提高公文處理規(guī)范化水平

采用電子文件歸檔后，將以每個(gè)自然文件為單位歸存，不再對(duì)同一事由文件進(jìn)行合并歸存。這樣做的優(yōu)點(diǎn)是符合計(jì)算機(jī)管理快速檢索功能，可查找到每個(gè)自然文件，減少了因文件合并后只能查找結(jié)果性文件，不易直接查找上報(bào)或過程性文件；只能查找省公路局轉(zhuǎn)發(fā)后的文件，而不易直接查找省交通運(yùn)輸廳或上級(jí)引文的情況。但其缺點(diǎn)是無法顯示同一事由相關(guān)文件的聯(lián)系，這種就需要進(jìn)一步提高公文處理規(guī)范化水平，在收、發(fā)文件辦理時(shí)，對(duì)發(fā)文的引用、依據(jù)性文件應(yīng)在發(fā)文中明確說明文件名稱和文件字號(hào)，對(duì)收文辦理結(jié)束后，將辦理結(jié)果明確填入收文處理記錄表中，對(duì)以上報(bào)或下發(fā)文件回復(fù)的文件名稱和文件字號(hào)也應(yīng)清楚填寫收入處理表中。并加強(qiáng)用印和審核責(zé)任管理。