公路管理過程中檔案的規范管理途徑

文/趙 媛

檔案管理工作是一項既復雜又艱難的工作，要想把企業檔案管理工作推向現代化、規范化，就需要摸清和掌握檔案管理工作的環節與步驟，從案卷組合與計算機著錄著手，圍繞著以計算機管理為核心，抓好檔案管理隊伍建設和素質的提高，腳踏實地卓有成效地搞好基礎工作的規范化和標準化

科學技術發展到今天，檔案管理要想利用計算機這種現代的、科學的工具，就需要加強檔案管理的規范化，標準化是不可缺少的前提性途徑，只有腳踏實地走好這一段路，才能夯實公路管理檔案管理工作的基礎。

一、公路企業檔案管理過程中需要解決問題的主要方法和手段

對于檔案管理工作中存在的問題應采取以下方法，通過普查案卷，去廢取精是實現檔案管理基礎工作規范化、標準化的第一步，也是重要的一步。

1.重新組合案卷，使檔案組卷規范而標準統一。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在聯系的文件組合在一起，還要對那些無頁碼，無卷內目錄，無案卷標題或標題不清的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。這樣既可以優化館藏，科學保管，而且亦可以提高實行計算機管理檔案的利用效率。

2.結合實際規范著錄。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本的依據。

3.為了能夠最大限度地滿足這種需要，公路企業檔案管理需要制訂出一定的實施細則，做到分類既規范標準，又精確統一。為了能夠保證案卷查準率，在著錄時一定要有統一規范的題名。強化檔案管理現代化的前提性途徑，只有腳踏實地走好這段路才能為實施計算機管理奠定良好的基礎。

二、強化檔案館數字化工作成效為檔案工作轉型發展提供有力支撐

1.公路企業在檔案數字化建設方面，應強化檔案館數字化工作成效，讓檔案館數字檔案資源比例大幅提高，推進檔案數字化全文識別取得重要進展。

2.運用和管理好這套系統，使它能夠真正發揮其效能，就必須有一個組織嚴密、結構合理、素質優良的管理隊伍作保證。公路企業要逐步實現檔案部門與其他部門之間的互聯互通，逐步實現由政務信息的互通到業務數據的互通再到檔案數據的互通，最終實現對包括政務信息、業務數據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態。

3.公路企業還要把檔案科研作為推動檔案工作轉型發展作為主攻方向，加強規劃，整合資源，集中攻關，形成一批優秀的創新型、實用型科技成果，加速成果轉化，創新推廣方式，為檔案工作轉型發展提供有力支撐。

三、提高公路企業檔案管理人員綜合素質是提升檔案管理工作的重要環節

1.社會在發展，科學技術不斷進步，檔案館的工作環境、服務對象、管理方式都發生了變化，特別是現代技術廣泛應用，這些無疑需要人去操作，去管理。

2.要加強政治思想教育，做好服務方向的政治定位，檔案工作具有鮮明的政治性，履行服務職能要有堅定正確的政治方向。1958年全國第二次檔案工作會議上提出過一個方針：“以多快好省地開展對檔案資料利用工作為綱，充分發揮檔案資料在社會主義建設中的積極作用，來為本單位的各項工作和生產建設服務，為政治戰線、經濟戰線和思想戰線的社會主義服務，為農業生產大躍進服務，為技術和文化革命服務，為科學研究服務”。（建議引用最新要求）

3.公路企業在檔案管理過程中，檔案管理人員要深入學習貫徹黨的十九大精神，統籌謀劃和協調推進檔案事業發展，尤其是堅持問題導向和改革精神，突出抓重點、補短板、強弱項，在開創檔案事業新局面上持續用力。

4.著力抓好均衡發展。這些年來，公路企業檔案事業發展取得了顯著成績，檔案工作基礎得到了很大加強，軟硬件環境有了很大改善，但發展不平衡的問題仍比較突出。從縱向看，檔案工作越往基層越薄弱，檔案工作仍面臨很多困難和問題。公路企業檔案部門要按照設定基本標準、逐步縮小差距的思路，推動檔案事業在總體上實現均衡發展。

四、推動檔案事業在總體上實現均衡發展是公路企業檔案管理的主攻方向

1.公路企業檔案管理者要政治思想堅定，精神面貌好，服務意識和具有奉獻精神，公路企業要強化繼續教育，提高職業技能。職工隊伍素質的提高，很重要的一項就是職業技能的提高，而職業技能的提高主要從兩個方面著手：一方面現有的檔管人員的繼續教育問題。要有計劃地、有目的地、有針對性地組織他們完成各種知識層面的再教育，使他們達到一專多能，知識面寬，視野開闊，在工作實踐中更具適應性，與其他檔案人員的工作結合更具親和力，工作更具效力。在開展繼續教育的同時，領導和組織應當特別注意為他們創造有力的條件，解除后顧之憂，充分調動他們的內在積極性。另一方面就是不斷地充實新鮮血液，把那些學有專長，熱愛檔管工作年輕的畢業生和在職的檔案管理人員或專業技術人員調入單位，這些人員的調入可以將一些新的有利檔管工作水平提高的知識帶進來，將有力地推動檔管工作現代化進程。

2.公路企業要有效地使每個檔案管理人員提高職業技能，使檔案管理隊伍整體素質也得到提高，從而使整個檔案工作效率得到提高。所以說這是穩定檔案管理隊伍的重要措施和手段。因此，提高檔案管理干部隊伍的素質，是實現企業檔案管理現代化關鍵性途徑。

3.公路企業的檔案部門要適應日益增長的查檔用檔需求，切實加快各類檔案的整理著錄、鑒定開放、數字化及聯網共享等工作進度；適應建設社會主義文化強國的需要，切實加大優秀檔案文化產品制作力度，利用檔案弘揚中華優秀傳統文化、革命文化和社會主義先進文化，引導人們樹立正確的歷史觀、民族觀、國家觀、文化觀，堅定中國特色社會主義文化自信；適應精準扶貧、社會信用體系建設、食品安全監管等領域建檔立卡的需要，切實加強工作對接和業務指導，推動建立檔案工作制度，發揮檔案工作的支撐作用。

要想抓好基礎工作的規范化和標準化，要想實現計算機系統的管理關鍵是人員的素質，一個低素質的檔案管理隊伍，想完成這樣的工作是不可能的，故提高檔案干部隊伍的綜合素質，完成檔案隊伍知識的合理結構，才是檔案管理工作的關鍵途徑。所以，無論高級檔案管理部門還是各層次檔案館（室），都必須圍繞著以計算機管理為核心，著力抓好隊伍建設和素質的提高，有效地穩定職工隊伍，腳踏實地卓有成效地搞好基礎工作的規范化和標準化，才是企業檔案管理工作實現現代化管理的必由途徑。