國有企業(yè)文書檔案管理存在的問題及對策

文/張秀國

國有企業(yè)文書檔案，是指國有企業(yè)在生產、經營過程中形成的文字、音像、實物以及各種形式的歷史資料記錄，對企業(yè)乃至社會有保存利用價值。企業(yè)在生產、經營活動中形成的各種載體的文書檔案，是維護企業(yè)各個歷史階段的真實面貌和工作查考利用必不可少的依據(jù)，是國有企業(yè)管理不可忽視的組成部分，對企業(yè)的穩(wěn)定、長遠發(fā)展起到直接性的影響。然而，當前不少國有企業(yè)存在著輕管理重生產、輕長遠重眼前等情況，導致企業(yè)文書檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，如檔案資料收集不全、制度不健全等等。本文在分析國有企業(yè)文書檔案管理工作所存在問題的基礎上，提出相應的解決對策。

一、國有企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

1.領導重視程度不足

現(xiàn)如今，幾乎每一個國有企業(yè)都在自身經營管理制度方面進行了不斷創(chuàng)新，重點關注業(yè)務工作，對于檔案管理工作認識卻有誤區(qū)，投入精力較少。在部分國有企業(yè)領導者看來，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展、經濟效益的增長無多大利用價值，在人力、財力、物力等方面投入不夠，認為檔案工作可有可無，很容易做，“就是將文件按一定順序整理，然后建立臺賬嘛!”檔案工作在企業(yè)職能分配上得不到重視，職業(yè)發(fā)展沒有上升空間，一定程度上影響檔案管理人員的工作積極性，從而影響了檔案工作的良性發(fā)展。

2.文書工作與檔案工作銜接上存在較多問題

部分國有企業(yè)文書和檔案工作銜接不夠規(guī)范，致使這兩項工作脫節(jié)。文書工作質量的高低直接決定了文書檔案歸檔質量的高低。文書與檔案管理無論在觀念意識還是在工作內容上都存在一定的脫節(jié)現(xiàn)象。文書人員只關心完成自己的文書處理工作，不關心工作中形成的文件轉為檔案會存在什么問題，比如文件紙張不符合規(guī)定，用筆不規(guī)范，裝訂不符合檔案歸檔整理要求，文件底稿不齊全等；而檔案管理員在立卷歸檔時指導不及時，就會造成文書檔案歸檔不規(guī)范、不完整。因此，這兩部分工作，雖有著構成同一管理體系互相配合協(xié)調的一面，但所實行的管理制度又存在區(qū)別，此種情況下，若文書人員與檔案人員協(xié)調、溝通不足，則較易出現(xiàn)兩者之間的銜接脫節(jié)。

3.各部門對文書檔案工作配合不夠

各個部門在業(yè)務工作中都會形成各種形式的文書檔案資料，為使企業(yè)文書檔案歸檔完整齊全，需要從各個部門收集文書檔案資料。雖然檔案管理部門根據(jù)國家檔案局10號令要求，指定了企業(yè)管理類文件歸檔范圍及保管期限，但是一些部門為了自己工作的便利，再加上部門管理者對文書檔案管理有異議，認為自己保管方便工作，不愿意將一些對于企業(yè)很重要的、需要歸檔的文件資料移交企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一保管。一些有責任心的檔案人員由于得不到有關職能部門的配合支持，文書檔案收集工作常常遇到瓶頸，不同程度打擊檔案人員工作的積極性。久而久之，由于人員調動，一些重要的檔案資料因留存在部門或個人手中，沒有進行系統(tǒng)的統(tǒng)一管理而丟失，但追究責任也為時已晚，給企業(yè)帶來不必要的損失，企業(yè)檔案資源潛在風險較大。

4.文書檔案管理方式滯后

目前很多企業(yè)仍采用手工操作的傳統(tǒng)文書檔案管理方式，每次借閱必須到檔案庫房查找原件，費時費力，一件檔案只能提供一人借閱，利用率低。傳統(tǒng)的文書檔案以紙質檔案為主，對于年代久遠的檔案，紙張薄且脆，在借閱和管理過程中，不可避免的經常查閱，這樣很容易對檔案原件造成破壞。有些企業(yè)雖然已經在著手建設信息化檔案管理，但卻沒有形成完整的檔案信息化建設體系，僅僅由電子文檔的形式替換到紙質檔案，檔案的調用、分析等工作，仍是進展緩慢。企業(yè)文書檔案管理方式滯后，不僅給檔案管理工作的效率提升帶來很大影響，還不利于調動檔案管理工作人員的工作積極性，從而對文書檔案管理的整體發(fā)展形成制約，更是導致檔案管理從業(yè)者的職業(yè)能力發(fā)展緩慢。

二、相應解決對策

1.進一步完善文書檔案管理制度

文書檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上由檔案制度的完善程度所決定，檔案管理制度的進一步健全，是國有企業(yè)文書檔案管理工作開展的準則以及保障。因此，不僅要結合當前形勢發(fā)展的需要，在原有制度的基礎上進行修訂使之更加規(guī)范，還必須加快新的檔案管理制度的制定，有效補充以往制度中所欠缺的部分。現(xiàn)在大部分企業(yè)都已經有自己的公文處理辦公平臺，文書檔案管理可以借助平臺設置統(tǒng)一的公文流程，從公文擬稿開始規(guī)范公文格式、審核附件是否齊全，簽字手續(xù)是否完善。這樣有了統(tǒng)一的流程，在文書檔案形成的過程就避免了很多不必要的問題，大大提高了文書檔案質量。同時將文書檔案歸檔考核機制，納入到企業(yè)日常管理之中，對管理人員的工作態(tài)度、能力、績效進行定期評價，進而參照評價的結果，實行獎懲制度。對于工作績效突出、表現(xiàn)優(yōu)異的人員，給予精神上或是適當?shù)奈镔|獎勵。而針對應付工作的人員，則視情況進行懲罰。

2.理順文書工作與文書檔案管理工作的協(xié)調銜接

文書工作的良好展開是做好檔案管理工作的基礎。為此，文書工作人員一定要具備良好的檔案意識，對于檔案管理的監(jiān)督與指導要積極配合、虛心接受，不僅要對相關的法律法規(guī)嚴格遵守，還要在工作實際中努力按文書檔案歸檔要求保證文件收集的及時性、準確性以及完整性。同時，檔案管理部門應對文件資料的收集與整理及時給予指導，嚴格按歸檔要求認真核對移交的文書檔案資料，不符合標準的一律要求返回進行整改，并參照檔案保管期限表來鑒定檔案的價值。

3.加強與企業(yè)各部門的溝通配合

企業(yè)文書檔案范圍廣、載體形式多樣，除各部門下發(fā)的正式紅頭文件外，在業(yè)務工作中會產生很多內部文件材料。在很多人看來，文書檔案收集歸檔只與公司辦公室、黨委辦公室、工會、團委有關，其實不然。國家檔案局10號令，對企業(yè)管理類文件歸檔范圍做出了明確規(guī)定。因此，文書檔案的收集歸檔范圍應覆蓋企業(yè)各個部門。企業(yè)應根據(jù)企業(yè)部門職責，制定本企業(yè)的管理類文件歸檔范圍表，各部門設立兼職檔案管理人員，收集移交本部門文書檔案。企業(yè)檔案管理部門應在每年一季度之前召開有關文書檔案移交會議，對各部門檔案移交工作給予指導，確保企業(yè)文書檔案歸檔工作在制度規(guī)定時間內高質量完成。

4.繼續(xù)開展檔案信息化管理建設

企業(yè)檔案管理工作的信息化建設緩慢，是當前國有企業(yè)文書檔案管理方法滯后的根本原因。要想全面實現(xiàn)檔案管理信息化，加大檔案管理資金投入就是首要一步，如購置掃描儀、電腦、打印機等常用辦公設備，竭力完成檔案管理信息化所需軟、硬件等設施的購置經費。同時，購置設備應注意不能只考慮先進性而忽略其在企業(yè)中的實用性。

分步實施文書檔案信息化建設。首先,將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公平臺對接。借助辦公平臺,從文件起草、核稿、審批、登記編號等工作開始,做好文書檔案前期歸檔工作。將辦公平臺上流轉的文件，實現(xiàn)網上流轉結束后自動歸入檔案管理系統(tǒng)。在管理過程中，采取紙質載體和電子文件的雙規(guī)歸檔模式，確保檔案安全完整。其次,開發(fā)適合企業(yè)的檔案管理軟件。由系統(tǒng)自動根據(jù)保管期限、職能部門進行快速分類,從而有效提高文書檔案歸檔效率。第三，對庫存文書檔案進行數(shù)字化加工。在數(shù)字化加工時對文件圖像處理要嚴格把關，保持數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)和原件一致，并做好數(shù)據(jù)備份。

在文書檔案信息化建設中，最重要的問題就是數(shù)據(jù)、系統(tǒng)管理安全問題。首先，可實行檔案保管的“雙規(guī)制”，即同一份檔案采取紙質檔案和電子載體檔案同時保存。把紙質檔案和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢都能得以突顯，既能保護紙質檔案原件，又能快速檢索提高查閱速度。還可以將數(shù)據(jù)“異地備份”存儲，避免一些人為災難和物理災難帶來的風險。其次，進一步加大網絡安全防護力度。為避免遭受不法分子的惡意入侵，完善檔案信息系統(tǒng)內外網之間的隔離措施，使檔案信息的安全性得以充分保障。完善防火墻的設置，實時監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)，禁止惡意操作破壞檔案數(shù)據(jù)。對所有用戶的訪問記錄進行有效監(jiān)控，當有惡意入侵時，及時發(fā)出警報。

總而言之，衡量企業(yè)管理水平高低的重要標準之一，就是文書檔案管理工作水平的高低。為了實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就一定要認真對當前文書檔案管理存在的問題進行認真分析，從而找出應對策略，如此才能夠更好地為企業(yè)管理奠定良好基礎，更好地彰顯企業(yè)良好的管理水平。