國有企事業單位電子檔案存在的風險及對策

文/雷曉婷

電子檔案存在的風險來自社會因素、內部因素和自然因素，檔案管理部門應建立健全電子檔案管理制度、技術保障體系和救災應急預案，加強檔案人員業務培訓，正確有效地管理電子檔案

隨著互聯網+、云數據時代的到來，在我國一些國有企事業單位，電子檔案將逐步替代紙質載體而成為當今時代最主要的記錄工具，為公眾提供方便快捷的同時也帶來新的安全隱患，檔案管理者必須意識到電子檔案存在的風險，及時制訂出對策，避免不必要的損失。

一、電子檔案風險形成的主要因素

目前，大多數國有企事業單位電子檔案僅僅停留在只會“用”而不知如何去“管理”，加上檔案管理設施不全、管理人員的層次不高等等，很多風險還處于潛伏狀態，如何查清存在的風險、有效遏制風險的產生是當前亟待解決的關鍵問題。筆者通過在工作中不斷地總結經驗，并查閱參考國內外資料，認為電子檔案風險的主要因素分為社會因素、檔案部門內部因素和自然因素三大類。

1.社會因素

一是檔案主管部門體制設置不科學。有些業務多頭管理，往往導致權責不清，推諉扯皮現象均有發生。檔案管理往往不能符合檔案管理的科學流程，乃至發生重重的矛盾，更談不上文檔一體化。

二是檔案主管部門不作為。由于種種原因檔案主管部門對于電子文檔的重視不夠，沒有指定或者履行相應的政策和相關的標準，導致電子檔案缺失，部分年久的電子檔案沒有及時備份，電子檔案信息遺失等等。

2.檔案部門內部因素

一是檔案管理業務因素。業務因素主要有檔案管理的流程和方法，流程的先后順序直接影響檔案管理的標準與好壞。電子檔案的保存不能簡單的復制，不光要在硬盤或者服務器中備份，更要有光盤等外部介質的備份。例如某單位服務器發生病毒后，還可以通過光盤恢復電子檔案。

二是檔案管理制度因素。在電子檔案管理初期，用紙質文件的管理方法管理電子檔案是很多單位的做法，電子檔案尤其特殊性，簡單搬用紙質檔案的保存方法往往會造成檔案的提取失敗。例如在地質檔案匯交過程中要求紙電必須匯交，這樣的規定并不適用于所有的電子文件，像多媒體文件、數據庫文件就無法打印成紙質，所以在2017年下發的文件中，明確指出部分文件可以只匯交電子版。

三是信息基礎設施因素。電子檔案是信息系統的產物，必然受到信息系統的缺陷的制約，比如物理因素，軟件漏洞和硬件差異。物理設備可能發生的物理連接錯誤、自然老化等問題；軟件自身漏洞的存在影響到系統穩定性，并讓病毒等黑客工具、惡意程序有機可乘，硬件差異更新換代較快，使用壽命短，如果不及時更新將會帶來更大風險。如某事業單位檔案部門在對館藏電子檔案進行備份的過程中發現一些光盤信息遺失及部分硬盤打不開，造成檔案信息缺失，反復查找原因，發現光盤和硬盤基本無品牌，屬劣質產品，存儲介質的好壞直接決定了電子檔案是否可以長期保存。

四是人員因素。檔案管理部門的人員是否科班出身，認識水平淺顯，觀念淡薄，技能缺乏等嚴重威脅電子檔案管理的安全與否。2017年對某廳局檔案館8名檔案人員進行統計分析：從學歷層次上看，在職研究生1人，大學本科4人，專科2人，高中1人；從專業角度上分析，地質專業1人，計算機專業1人，檔案專業1人，其他專業5人。檔案管理人員少任務多，難以完成日益增長的紙質檔案管理任務，更不用說電子檔案的管理。

五是資金因素。信息系統開發、運行、維護需要大量的資金保障。檔案的信息化和電子化更需要軟硬件的支持，大部分單位資金審批困難、撥款難上加難，沒有資金的保障，電子檔案的管理也是空談。

3.自然因素

一是館藏場所因素。包括建筑物位置、光線、電磁場、濕度等。保存電子檔案的媒體介質，極易受到高溫、高濕等周圍環境的影響從而會縮短信息載體的壽命會導致電子檔案的質量缺損。

二是天災或人為因素。天災是不可抵抗的自然環境災難，而人為是不可預測的，如水災、地震、火災等等，必然會對信息系統造成破壞，損壞電子檔案。如人為的抽煙、電子信號的干擾等，也會對信息系統造成破壞，損壞電子檔案。

二、電子檔案風險的對策

1.建立健全電子檔案管理制度，規范管理流程

要徹底排除電子檔案存在的風險，必須在遵守制度、規范流程上下功夫。首先，制定網絡、機房、服務器管理規范，嚴格按照規章制度辦事；其次，制定電子檔案信息的安全保密制度，檔案信息的發布必須經過嚴格的審核，防止失泄密事件的發生。

2.建立技術保障體系，增強網絡防護安全

有些風險因素已經出現，但還沒有造成損失。應對風險我認為：一是加強基礎設施建設，實行物理隔離，所有網絡和計算機設備必須保障無故障運行，保證合法用戶的正常和規范使用；二是使用正規存儲設備，實行加密、容災備份、紙電雙套制、異地備份等措施，保證檔案數據的安全與完整。三是建立網絡病毒防護體系，及時更新病毒庫，增強對風險的抵抗能力。

3.建立救災應急預案，防止風險事故的發生

在檔案管理的過程中，有些風險是事先可以預知的，但有的風險卻是無法預測的，如火災、洪水等災害，可以采取一定的預防措施來避免電子檔案遭到破壞。比如在電子文件保管場所盡量保持穩定的溫度和濕度，同時配置一定的避雷設備、消防設備等，保證災害發生時存儲設備的完好，存儲介質的穩定。

4.建立人員培訓機制，適應新時期電子檔案管理的要求

檔案管理人員要經常參加網絡、計算機、檔案相關知識的培訓，才能保證電子檔案信息的完整與齊全，做好檔案的“收、管、用”工作，正確有效地管理電子檔案。

數字檔案時代的飛速發展，電子檔案的數量也會與日俱增，檔案工作者只有正確地應對風險，才能有效地管理電子檔案，避免國家和人民財產遭受損失，實現檔案工作的真正價值。