企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法

文/齊 琳

企業檔案的規范化管理應從做好公文制發著手，推行按件整理，健全管理制度，開展信息化建設。文書檔案要嚴格按照新《規則》進行歸檔整理，工程技術檔案要擬定合理的分類計劃，明確分工與要求，確保工程技術檔案齊全、完整與準確

企業檔案是企業生產經營管理和科技創新研發的歷史記載，主要包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程技術檔案等。在這些檔案中，工程技術檔案與文書檔案所占比重較大，但是二者之間又存在很多不同之處。本文基于筆者多年從事企業檔案管理的實踐，對現階段企業檔案管理存在的問題與如何規范管理，以及文書檔案和工程檔案管理新方法進行探討，供業界參考。

一、企業檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作的重視偏低

檔案管理工作與企事業單位其它類型的工作相比，是一項默默無聞的工作，相當一部分管理人員包括高層領導干部對檔案工作的重要性認識不足，對檔案管理認知還停留在抄抄寫寫、裝裝訂訂、應付查閱等簡單的事務性工作。但實際上，人事檔案反映的是企業職工的工作經歷、業務能力等方面的原始記錄；會計檔案反映企業的財務運行狀況；文書檔案反映企業的歷史發展等。另一方面，檔案為監督部門的監督檢查工作提供原始依據，這就使得檔案管理工作具有重要作用。目前絕大數企業已經建立了檔案管理系統，但分類不詳、管理不規范等現象仍存在，嚴重影響檔案管理水平。

2.檔案管理工作人員素質有待提高

隨著信息化建設的發展，檔案管理工作人員的自身素質在很大程度上影響著一個企業的檔案管理工作以及信息化建設，這就要重視檔案管理信息化人才培養。從檔案管理工作者的專業素養和綜合素養的現狀來看，檔案管理人員的現代化專業能力較弱，大部分管理人員沒有經過專業知識培訓，這種情況下，即使引進先進的管理設備，也很難得到充分的利用與發揮。

3.檔案管理工作基礎薄弱

各個歷史時期對檔案管理的要求不同，規格不統一，造成了檔案基礎較差的局面。很多單位的擬稿紙仍為16開的辦公用紙，而印制成的文件卻大都使用A4紙，這就降低了裝訂成冊后的視覺效果，也不便于文件編號及查閱，嚴重制約了檔案管理的規范化。

4.檔案管理工作的硬件設施配備不足

企業越發展，檔案數量越多，管理的難度也就越大，但有的企業卻對檔案管理的投入不多，缺乏硬件設施。有的檔案室狹小潮濕，“六防”設備不配套，甚至缺少必備的專用工具，個別單位沒有專用檔案室，這與檔案管理的規范化是格格不入的。在這方面，大企業比小企業好，老企業比新企業好，國有企業比民營企業好。

二、企業檔案的規范管理

1.做好公文制發，是檔案規范管理的首要條件

檔案是由承辦完畢的文件直接轉化來的，公文制發得怎樣，不僅決定公文本身的質量，而且影響日后檔案的質量。因此，規范檔案管理要首先從公文制發做起：用紙的質量要好，幅面尺寸符合規定；橫排橫寫，左側裝訂；簽發手續齊全，審批權限正確；字跡牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文種合理，格式規范；落款明確，日期無誤，等等。在這一系列過程中，檔案管理工作者雖不直接參與公文制作，但負有監督、查驗、建議的權利，及時發現公文制作中的質量問題，為文書檔案管理規范化奠定堅實的基礎。

2.實行按件歸檔，是檔案規范管理的必由之路

傳統的檔案管理方式是按卷整理，即將年度內同類型文檔全部裝訂成冊，按文件編目錄，按順序編號，裝訂為一卷。這種做法，日后借閱、復印某一文件時，難以拆單取出，查閱不便且容易造成文件紙張損傷。按件歸檔勢在必行，歸檔時每件編號，同年同類同事由文件序號連續，錄入電子目錄，查、借閱時，檢索文件號、文件題名關鍵字或者發文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不會造成文件損傷。

3.建立健全制度，是檔案規范管理的根本保證

檔案管理工作者要認真學習《中華人民共和國檔案法》，領會其精神實質，制定本單位的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、鑒定歸檔制度、保管保密制度、借閱查閱制度等。有條件的單位還應該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其他檔案的閱覽室分設，以達到保密要求。

4.開展信息化建設，是檔案規范管理的必然趨勢

早在2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位做好電子檔案的管理工作。作為檔案管理工作者，必須與時俱進，認真學習計算機和信息化管理知識，掌握檔案管理軟件系統，健全文書檔案和其他檔案數據庫，加強檔案的開發和利用，從而更好地服務于領導決策，服務于企業發展。

三、企業文書檔案與工程檔案歸檔整理新方法

工程檔案與文書檔案都屬于檔案的范疇，二者的共同點是基本屬性相同。在一個企業發展進程中，工程檔案與文書檔案都是對企業經營管理活動的真實反映，具有很大的保存利用價值。不過，二者的區別在于其產生的活動領域各不相同，再加上形成載體有所不同，因此，文書檔案與工程檔案的歸檔整理方法也不盡一樣。

（一）文書檔案歸檔整理方法

1.收集檔案資料

上呈下傳形成的企業文件資料往往會在各部門之間傳閱，在傳閱過程中，如果沒有對文件資料進行有效監管保存，往往會導致文件遺失或出現不合理的流動，對企業的文書檔案收集整理產生不良影響。因此前提條件就是確保檔案的完整性，保證有完好的檔案才可以進行有序的分類保存，為今后的運用和查閱提供保證。特別是企業會議記錄以及人事變化和相關統計報表等，更是企業需要重點歸檔整理的檔案材料。對于一些領導和業務部門仍在使用的文件，可以使用復印件而將原件妥善保存。通過使用復印件，能夠有效防止文件丟失或者發生損壞現象。

2.文件分類、排列

企業在不斷發展進程中，形成的文件資料越來越多，而且呈多樣化發展。很多企業在對文件資料的整理上堅持“誰形成、誰整理”的原則，文件資料在哪個部門形成則需要由哪個部門進行整理，而且對每個部門的歸檔責任也有明確規定。在新《規則》中，則要求通過三級分類的方法進行分類。而在歸檔文件排列過程中，則應該根據新《規則》中“按時間結合事由排列”的要求，在對文檔進行整理時不再以文檔重要性原則作為衡量的標準。

3.檔號編制

檔案編號是以字符形式來標識檔案，是檔案的代碼，其作用是對檔案材料的排列順序進行規范，能夠標明該檔案在全宗中的位置。在原《規則》當中沒有對檔案編號進行明確規定，所以各企業往往會結合自身的狀況來制定檔案編號規則，而這種情況容易導致檔案編制的混亂。新《規則》對檔案編制原則以及檔號結構進行了統一的規定，做好檔案編號編制工作，不僅為企業文件資料的查詢提供方便，而且有利于企業檔案進行統一格式管理。

4.文件裝訂

歸檔文件整理,是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。《陜西省歸檔文件整理實施細則》明確了歸檔文件的具體整理方法：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；正文與附件為一件（附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）；文件附件處理單、擬辦單或領導批示的簽批條，應與文件同為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件；來文與復文可作為一件。在文件歸檔過程中，應嚴格按照該細則進行歸檔整理。

（二）工程檔案歸檔整理方法

1.工程檔案收集

在對工程檔案進行歸檔整理時，需要首先做好工程檔案的收集工作。工程檔案收集通常是在工程項目研發完成以后，對分散在各個單位的原始資料進行全面收集，然后進行歸納整理。在實際工作過程中，這些工程檔案往往比較分散，各個單位的不同工作人員手中都有可能存有相應的工程資料，人員變動導致找尋困難，科技資料的完整收集就比較繁瑣，需要耗費時間精力和耐心進行仔細收集。

2.工程檔案分類整理

工程檔案的歸檔整理，就是把搜集好的原始資料，根據其內容以及類別進行分類。首先需要擬定合理的分類計劃，然后按規定進行整理，在擬定分類計劃時，要嚴格依照上級規定以及企業的實際情況，確保分類計劃的合理性和可操作性。工程檔案歸檔整理包括四項內容：一是工程文件資料的歸檔工作要由形成工程文件材料的業務部門或業務人員承擔；二是應明確相關業務部門或有關業務人員做好工程文件資料的日常管理，工程項目結束或告一段落后，將需要歸檔的工程文件資料收集齊全并校對準確，經主管領導審批后向檔案室移交；三是歸檔的工程文件資料要做到線條、字跡清楚，圖像清晰，載體質地優良，簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆或復寫紙書寫；四是歸檔的工程文件資料，必須進行規范整理，并編制歸檔目錄一式兩份。