收集教職工家庭檔案 豐富高校檔案資源

文/王 芳

近年來，人們很關注家教、家風研究?！白⒅丶彝?、注重家教、注重家風”，是時代的需求?！凹医獭薄凹绎L”是袓輩留下的優良傳統文化，承載這些優良傳統文化的載體就是寶貴的“家庭檔案”。在高校，許多教職工具有良好的“家教”“家風”，承載他們良好“家教”“家風”的，就是他們獨特的“家庭檔案”。高校檔案工作者適當地收集整理教職工的“家庭檔案”，有助于豐富完善高校檔案資源。

一、教職工家庭檔案對高校檔案資源建設具有重要意義

1.教職工家庭檔案是高校檔案的重要資源

家庭檔案包羅萬象，內容豐富。一張張老照片是家庭檔案，一封封舊家書是家庭檔案，一張張老票據也是家庭檔案。這些家庭檔案不僅反映了不同時期社會各個層面的家庭生活狀況、經濟狀況，也是社會變遷的有力見證和真實縮影。一些知名家族的家庭檔案甚至是一個地區、一個城市、一個國家的歷史縮影。著名的孔府檔案就是一部完整的家庭檔案，家譜、族譜及其有關歷史檔案，就是山東曲阜這座城市發展的歷史縮影，甚至也可堪稱中國儒學發展史的縮影。

高校許多教職工保存著家庭檔案，這些家庭檔案內容豐富，數量大，價值高，實用性強，真實反映著一個家庭、一個高校、一個地區的歷史變遷和政治、經濟、文化等發展狀況。這些教職工的家庭檔案與教職工所屬的高校發展有千絲萬縷的聯系，因此這些家庭檔案是充實高校檔案資源的重要組成部分，有些甚至可以彌補高校檔案館館藏所需重要檔案的空白。

2.教職工家庭檔案是相互印證個人記憶與學校記憶的重要載體

檔案的一個重要功能就是印證歷史。近幾年，國家檔案局為吸引更多普通人關注檔案、走近檔案、幫助社會公眾認識檔案價值、增強檔案意識，要求各級檔案部門要集中組織開展系列宣傳活動，并將每年6月9日“國際檔案日”的主題分別定為“檔案在你身邊”“檔案與民生”“檔案——我們共同記憶”，通過社會、家庭、個人的共同記憶，喚起情感共鳴，凝聚社會力量，更好地促進國家發展、社會進步、人民幸福。因此在高校宣傳家庭檔案的重要性，提倡家庭檔案建設，總結家庭檔案的歸檔整理辦法是非常必要的。家庭檔案有利于從微觀層面豐富高校檔案資源。當前，許多高校檔案館的館藏主要以文書檔案為主，這些檔案多為反映學校管理、教學工作方面的內容，缺少記錄廣大師生真實生活、學習的原始材料。一位法國檔案學家指出：“歷史是不能只根據官方文件來寫的，因為這些文件常常是語言枯燥，甚至有可能失去客觀真實性，因此，必須用個人收藏的檔案或私人檔案來補充?！奔彝n案可以生動地反映學校發展的歷史變遷，達到個人記憶與學校記憶的相互印證，是學校制訂發展規劃和編寫校史時難得的生動素材。家庭檔案能夠發揮學校文書檔案無法涵蓋領域的作用，填補高校檔案在某些領域的空白，有利于高校檔案資源多元化建設。

3.收集教職工家庭檔案有利于提高廣大師生及校友的檔案意識

家庭檔案就是收集不同家庭和個人的相關資料，按檔案建制建立起來的檔案。對一個家庭、一個人而言，一楨楨老照片、一封封舊家書、一張張老票據，只是能溝起舊時記憶的零散實物。但是通過有組織、系統化地收集、整理這些老照片、舊家書、老票據，就能建起家庭檔案。家庭檔案有助于教職工提高對檔案的認識，增強收集整理檔案的意識，當然也為學校檔案工作的發展奠定了群眾基礎。

4.收集教職工家庭檔案有利于促進校園精神文明建設

在收集教職工家庭檔案的過程中，會使教職工有參與學校建設的榮譽感。收集教職工家庭檔案的過程，一方面是豐富教職工家庭的精神生活的過程，另一方面也是提升教職工家庭的文化品位的過程，同時也是傳承高校校園文化精神的過程。在收集、建設家庭檔案過程中，教職工和檔案工作人員在潛移默化中提升自身素質。這些家庭檔案也會成為廣大師生及校友開展愛黨、愛國、愛校等教育的豐富生動的素材。

5.教職工家庭檔案有利于推動高校檔案事業的發展

收集、整理教職工家庭檔案，能夠使很多珍貴的歷史檔案妥善地進入學校檔案館，這是推動高校檔案事業的發展的重要方法。這有利于高校檔案工作者樹立“大資源觀”，建立科學合理的館藏資源體系，促進高校檔案資源建設體系各個層面的協調發展，也豐富了館藏檔案的門類，使館藏檔案的結構比例合理化，與館藏檔案互補互生，具有較強的趣味性和可讀性，為提高和改善檔案利用服務奠定了基礎。教職工的家庭檔案是寶貴的原始材料，這些原始材料是學校編寫史志的難得素材，還可充實校史館的展出內容，這也是檔案工作向不同層面縱深發展的重要途徑。

二、教職工家庭檔案的收集和整理措施

1.完善檔案接收制度，擴大檔案歸檔范圍

將教職工家庭檔案歸檔正式列入學校歸檔范圍，并將歸檔要求和整理辦法列入學校各類檔案歸檔要求中，確保收集及時、整理規范。

2.進行廣泛宣傳，增強教職工檔案意識

通過學校檔案館網頁，利用館藏資源進行宣傳，讓教職工的家庭檔案成為宣傳材料中最生動、珍貴并有吸引力的一部分內容。我校在每年“世界檔案日”宣傳期間，定期舉辦全校師生家庭檔案評比活動，鼓勵廣大師生積極參加，學校檔案館在征得作者同意后對獲獎作品進行收藏，并頒發收藏證書，給予相應獎勵。去年我校在檔案日期間制作了題為“檔案，我們共同的記憶”的微信，編發了我校從建校起很多重要的歷史瞬間、校園變遷以及有歷史意義的實物檔案，在檔案日當天成為學校官微的熱點內容，點擊率達到1700多人，受到廣大師生和校友的好評。

3.普及檔案知識，完善家庭檔案的管理辦法

在征集教職工家庭檔案過程中，檔案部門可以根據家庭檔案的特點，結合高校檔案管理辦法，制定科學規范的教職工家庭檔案收集、分類、整理及保管方法，并總結推廣。例如，為了方便查閱利用，可以在教職工家庭檔案目錄中設置檔案形成時間、順序號、檔案名稱，存放地點、保管期限等欄目，教職工家庭檔案的分類可以根據以下幾種方法：按記錄的載體分為紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、其他實物檔案等；按反映的內容分為家族歷史、愛情婚姻、子女養育、工作履歷、親朋聚會、工作成果、榮譽證書、健康保健、理財憑證、家電使用維護、旅游紀念、物品珍藏等；按類別的名稱分為文稿類、證書類、書信類、作品類、合同類、賬目類、票據類、照片類、病歷類等。整理各類家庭檔案時，可以根據以上類別分別整理，并給每類檔案編號造冊登記。教職工家庭檔案保管存放視家庭條件而定，可根據家庭檔案的內容分為永久和長期兩種保管期限。出生證、結婚證、房產證、專業技術證書、協議書等重要材料可定為永久保存，設備維修說明、購物憑證可定為定期保存。

4.創新接收模式，實現檔案資源共享

我們采取代為保管、接受捐贈、征收購買、暫借復制、專題展覽等多種靈活多樣的方式收集有保存價值的教職工家庭檔案。對主動捐贈檔案的各類組織和個人，由學校檔案館頒發榮譽證書，并給予適當獎勵。對于比較珍貴的檔案資料，檔案館可以與檔案所有者真誠協商，簽訂合同，由學校檔案館提供寄存或者代管服務，其檔案所有權不變。對于確實具有較大社會保存價值但屬個人所有的檔案資料，所有者愿意出售的，視具體檔案資料的價值，經過雙方協商定價，進行有償征購。對于特別珍貴的檔案資料孤本，所有者不愿意捐贈、出售、寄存的，可采取對原件仿真復制的方式進行征集。

5.重點走訪，收集整理珍貴的檔案

我們對學校有重大貢獻和突出成績的人員進行重點訪問，收集個人傳記、重要信函、照片、證書等有價值的文件史料。同時通過對有收藏愛好、對學校歷史材料保存完整、在本校工作時間較長教職工進行走訪，收集反映本校發展變遷的實物、聲像、文件材料等，通過走訪收集建校以來的各種?；铡⒐ぷ髯C、學生證、優秀教案、重要照片等各種有價值的檔案。

6.開展口述歷史工作，采集、開發新型的家庭檔案資源

許多高校都已經有數十年的歷史了，許多教職工一輩子對學校做貢獻，參與了學校的創建、經歷了學校各個發展時期。對這些老教師、老職工進行口述歷史的采集，文字材料的整理，可以讓學校發展史顯得更全面、更豐富、更接近具體的歷史事件真相。開展口述歷史工作，采集、開發新型的家庭檔案是高校檔案工作的重要補充，是高校檔案工作的新途徑，對學校凝聚力起到十分積極的作用。

總之，高校檔案館將散存在教職工個人手中有保存價值的家庭檔案收集到檔案館，能夠讓家庭檔案發揮更多的作用。教職工家庭檔案的收集能夠使高校檔案館藏更豐富、更真實，更好地記錄學校歷史，傳承校園文明，更好地為學校發展服務，為廣大師生、校友服務。高校檔案工作者要不斷研究、不斷學習，以便更好地收集、整理、開發教職工家庭檔案。